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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze bei administrativen Aufgaben und organisiere spannende Events an der Universität.
- Arbeitgeber: Werde Teil der Universität Graz, die an Lösungen für die Zukunft arbeitet.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Zugang zu Sportkursen und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft mit und arbeite in einem dynamischen, inklusiven Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und gute EDV-Kenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Interdisziplinäre Zusammenarbeit und ein freundliches Team warten auf dich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36681 - 36681 € pro Jahr.
An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. Werden Sie Teil davon!
Institut für Wirtschafts-, Sozial- und Unternehmensgeschichte
Bewerbungsfrist: 11.05.2026
Verwendungsgruppe: IIb
Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): € 36.681,40
Dienstbeginn: Ehestmöglich
Wochenstunden: 20 h/W
Anstellungsdauer: Vorerst befristet mit Option auf Dauerstelle
Befristung: 1 Jahr
- allgemeine Sekretariatstätigkeiten, wie Korrespondenz, Terminkoordination, Abwicklung sämtlicher administrativer Angelegenheiten
- Parteienverkehr: Auskünfte an Studierende über Prüfungstermine, Lehrveranstaltungen etc.
- Administration von Prüfungen und Lehrveranstaltungen
- Unterstützung des Wissenschaftlichen Personals in administrativen Angelegenheiten
- Budgetverwaltung
- Unterstützung des Wissenschaftlichen Personals in der Planung und Umsetzung universitärer Events (akademische Tagungen, Transferveranstaltungen)
- Mitwirkung an Initiativen und Plattformen zur Kommunikation mit Studierenden, Absolvent:innen, Praktikant:innen und anderen relevanten Zielgruppen auf digitalen und nicht-digitalen Kanälen
Voraussetzungen:
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- umfassende EDV-Kenntnisse (MS-Office, Outlook)
- Deutschkenntnisse in Wort und Schrift - Niveau C1
- Englischkenntnisse in Wort und Schrift - Niveau C1
- Fähigkeit zur Kommunikation und Korrespondenz mit internationalen Partnern und Lehrinstituten
- Teamfähigkeit
- Belastbarkeit
- Flexibilität und Serviceorientierung
- Zuverlässigkeit
- Professionalität und freundliches Auftreten
Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen. Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.
Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.
Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 36.681,40. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.
Office Manager:in (m/w/d) Arbeitgeber: Universität Graz
Kontaktperson:
Universität Graz HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager:in (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Oft erfährt man von offenen Stellen durch persönliche Empfehlungen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten klar und präzise formulierst. Zeige, dass du die Werte und Ziele der Universität Graz verstehst und teilst.
✨Tip Nummer 3
Nutze unsere Website für die Bewerbung! Dort findest du nicht nur aktuelle Stellenangebote, sondern auch hilfreiche Tipps und Ressourcen, die dir bei deiner Jobsuche helfen können.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Teamfähigkeit in Gesprächen. Arbeitgeber suchen nach Menschen, die sich gut ins Team einfügen und bereit sind, verschiedene Aufgaben zu übernehmen – das passt perfekt zu den Anforderungen der Stelle!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager:in (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende deine eigene Stimme und schreibe in einem Stil, der zu dir passt. Das macht deine Bewerbung authentisch und hebt dich von anderen ab.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreib- und Grammatikfehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen oder nutze Tools, um sicherzustellen, dass alles tip-top ist!
Mach es persönlich!: Beziehe dich in deinem Anschreiben direkt auf die Stelle und das Unternehmen. Erkläre, warum du genau bei uns arbeiten möchtest und was du mitbringst. Das zeigt, dass du dich mit uns und unserer Mission auseinandergesetzt hast.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt und du alle notwendigen Informationen bereitstellst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Graz vorbereitest
✨Informiere dich über die Universität Graz
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Universität Graz und ihre Werte verschaffen. Informiere dich über aktuelle Projekte und Herausforderungen, die die Universität angeht. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Position.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Administration, Teamarbeit und Kommunikation unter Beweis stellen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Rolle als Office Manager:in klar zu demonstrieren.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, zu den Herausforderungen der Position oder zu den Weiterbildungsangeboten sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Stelle interessiert bist und mehr über die Arbeitsumgebung erfahren möchtest.
✨Präsentiere dich professionell
Achte darauf, dass du dich angemessen kleidest und ein freundliches Auftreten hast. Deine Körpersprache sollte offen und positiv sein. Ein professionelles Auftreten hinterlässt einen guten ersten Eindruck und zeigt, dass du die Position ernst nimmst.