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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte spannende Projekte und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Universität Graz - ein Ort für sinnstiftende Arbeit und interdisziplinäre Zusammenarbeit.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und Zugang zu Sportkursen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft mit und arbeite an bedeutenden gesellschaftlichen Herausforderungen.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, gute Englisch- und Deutschkenntnisse sowie Erfahrung im Projektmanagement.
- Andere Informationen: Dynamisches Umfeld mit Fokus auf Diversität und Inklusion.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 38628 - 40000 € pro Jahr.
An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. Werden Sie Teil davon!
Institut für Moraltheologie
- Bewerbungsfrist: 11.05.2026
- Verwendungsgruppe: IIIa
- Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): € 38.628,79
- Dienstbeginn: Ehestmöglich
- Wochenstunden: 20 h/W
- Anstellungsdauer: Vorerst befristet mit Option auf Dauerstelle
- Befristung: 1 Jahr
Aufgaben
- Administration und Controlling von lokalen, nationalen und internationalen Drittmittelprojekten (Stundennachweise, administrative und finanzielle Teile der Berichtslegung, Rechnungslegung, Ablage und Verwaltung von Projektunterlagen digital und analog, u.Ä.)
- Administrative Unterstützung bei Projektanträgen (Budgeterstellung, Meldungen, u.Ä.)
- Unterstützung des Projektmanagements in Kooperation mit dem Controlling der Universität Graz (Fristen, finanzielles Controlling, Protokollführung, Kommunikation mit Controlling der Universität Graz u.Ä.)
- Selbstständige Büroorganisation und Verwaltungstätigkeiten (Terminkoordination, Schriftverkehr, Postabwicklung, Ablage, Bestellungen, Korrespondenz)
- Selbständige und eigenverantwortliche Budgetverwaltung sowie Abwicklung in SAP (Budgetplanung, Angebotseinholung, Bestellungen, Rechnungsabwicklungen, Reporting, Projektcontrolling, Abrechnungen, ...)
- Lehradministration, administrative Betreuung von Studierenden, technische Unterstützung in der Lehre
- Betreuung der Homepage (Typo 3)
- Veranstaltungsorganisation
Profil
- Höhere kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK-Matura) oder gleichwertige Erfahrung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Kenntnisse der Universitätsstruktur (wünschenswert)
- Sehr gute Kenntnisse der einschlägigen MS Office Programme
- Sehr gute Erfahrungen im Bereich des Projektmanagements und Buchhaltung
- Erfahrung in der Koordination von Projekten und Projektanträgen
- Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. TYPO3) u. Social Media (wünschenswert)
- Teamfähigkeit
- Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
- Zuverlässigkeit
Wir bieten
- Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.
- Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
- Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
- Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.
- Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.
- Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 38.628,79. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.
Office Manager:in mit Schwerpunkt Projektmanagement (m/w/d) Arbeitgeber: Universität Graz
Kontaktperson:
Universität Graz HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager:in mit Schwerpunkt Projektmanagement (m/w/d)
✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen. Ob auf Messen, in sozialen Medien oder bei Veranstaltungen – wir sollten uns vernetzen und Kontakte knüpfen, die uns helfen können, den Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen aufploppen. Gehe aktiv auf Unternehmen zu, die dich interessieren. Wir können Initiativbewerbungen schicken und unser Interesse zeigen – oft gibt es ungenutzte Möglichkeiten!
✨Bereite dich auf Gespräche vor!
Informiere dich über die Universität Graz und ihre Projekte. Wenn wir im Vorstellungsgespräch zeigen, dass wir uns mit der Institution identifizieren und ihre Ziele verstehen, hebt uns das von anderen Bewerber:innen ab.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Das ist der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt. Wir sollten die Möglichkeit nutzen, uns direkt über die offizielle Seite zu bewerben – so haben wir die besten Chancen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager:in mit Schwerpunkt Projektmanagement (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn wir deine Bewerbung lesen, wollen wir dich kennenlernen! Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen und sei authentisch.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles sorgfältig zu überprüfen!
Mach es konkret!: Erzähle uns von deinen Erfahrungen im Projektmanagement und wie du diese in der Praxis angewendet hast. Konkrete Beispiele helfen uns, deine Fähigkeiten besser zu verstehen und zu sehen, wie du ins Team passt.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnell bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Graz vorbereitest
✨Verstehe die Anforderungen
Mach dir ein genaues Bild von den Aufgaben und Anforderungen der Stelle. Lies die Stellenbeschreibung gründlich durch und überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. So kannst du gezielt auf die Erwartungen des Unternehmens eingehen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Projektmanagement und in der Büroorganisation zeigen. Nutze die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result), um deine Antworten strukturiert und überzeugend zu präsentieren.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Teamdynamik zu erfahren. Fragen zur Zusammenarbeit im Team oder zu aktuellen Projekten sind immer gut!
✨Präsentiere dich professionell
Achte auf dein äußeres Erscheinungsbild und kleide dich angemessen für das Interview. Ein gepflegtes Auftreten hinterlässt einen positiven ersten Eindruck. Sei pünktlich und bringe alle notwendigen Unterlagen mit, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.