Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte spannende Projekte und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Universität Graz - ein Ort für innovative Lösungen und interdisziplinäre Zusammenarbeit.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Zugang zu Sportkursen und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft mit sinnstiftender Arbeit und einem vielfältigen Arbeitsumfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Erfahrung im Projektmanagement.
- Andere Informationen: Befristete Anstellung mit Option auf Dauerstelle und hervorragenden Karrierechancen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 38628 - 40000 € pro Jahr.
An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. Werden Sie Teil davon!
Bewerbungsfrist: 11.05.2026
Verwendungsgruppe: IIIa
Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): € 38.628,79
Dienstbeginn: Ehestmöglich
Wochenstunden: 20 h/W
Anstellungsdauer: Vorerst befristet mit Option auf Dauerstelle
Befristung: 1 Jahr
- Administration und Controlling von lokalen, nationalen und internationalen Drittmittelprojekten (Stundennachweise, administrative und finanzielle Teile der Berichtslegung, Rechnungslegung, Ablage und Verwaltung von Projektunterlagen digital und analog, u.Ä.)
- Administrative Unterstützung bei Projektanträgen (Budgeterstellung, Meldungen, u.Ä.)
- Unterstützung des Projektmanagements in Kooperation mit dem Controlling der Universität Graz (Fristen, finanzielles Controlling, Protokollführung, Kommunikation mit Controlling der Universität Graz u.Ä.)
- Selbstständige Büroorganisation und Verwaltungstätigkeiten (Terminkoordination, Schriftverkehr, Postabwicklung, Ablage, Bestellungen, Korrespondenz)
- Selbständige und eigenverantwortliche Budgetverwaltung sowie Abwicklung in SAP (Budgetplanung, Angebotseinholung, Bestellungen, Rechnungsabwicklungen, Reporting, Projektcontrolling, Abrechnungen, ...)
- Lehradministration, administrative Betreuung von Studierenden, technische Unterstützung in der Lehre
- Betreuung der Homepage (Typo 3)
- Veranstaltungsorganisation
Voraussetzungen:
- Höhere kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK-Matura) oder gleichwertige Erfahrung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Kenntnisse der Universitätsstruktur (wünschenswert)
- Sehr gute Kenntnisse der einschlägigen MS Office Programme
- Sehr gute Erfahrungen im Bereich des Projektmanagements und Buchhaltung
- Erfahrung in der Koordination von Projekten und Projektanträgen
- Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. TYPO3) u. Social Media (wünschenswert)
- Teamfähigkeit
- Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
- Zuverlässigkeit
Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen. Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.
Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.
Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 38.628,79. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.
Office Manager:in mit Schwerpunkt Projektmanagement (m/w/d) Arbeitgeber: Universität Graz
Kontaktperson:
Universität Graz HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager:in mit Schwerpunkt Projektmanagement (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit Leuten aus der Universität Graz in Kontakt zu treten. Frag nach ihren Erfahrungen und Tipps – das zeigt dein Interesse und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, als wäre es ein Projekt. Recherchiere die Universität und ihre Projekte, damit du gezielt Fragen stellen kannst. Zeig, dass du nicht nur die Anforderungen kennst, sondern auch, wie du zur Vision der Universität beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, an Veranstaltungen oder Workshops der Universität teilzunehmen, mach das. So kannst du direkt mit den Entscheidungsträgern ins Gespräch kommen und deinen Enthusiasmus zeigen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du die Initiative ergreifst und dich mit unserer Kultur identifizierst. Außerdem hast du so die besten Chancen, deine Bewerbung im richtigen Licht zu präsentieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager:in mit Schwerpunkt Projektmanagement (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende deine eigene Stimme und Persönlichkeit in deinem Anschreiben, damit wir einen Eindruck von dir bekommen.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, bevor du es abschickst!
Beziehe dich auf die Stellenanzeige!: Schau dir die Anforderungen genau an und erkläre, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. Das zeigt uns, dass du die Stelle ernst nimmst und dich mit dem Job auseinandergesetzt hast.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung ankommt, ist, sie direkt über unsere Website einzureichen. So kannst du sicher sein, dass alles richtig läuft und wir deine Unterlagen schnell bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Graz vorbereitest
✨Verstehe die Anforderungen
Mach dir ein genaues Bild von den Aufgaben und Anforderungen der Stelle. Lies die Stellenbeschreibung gründlich durch und überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. So kannst du gezielt auf Fragen eingehen und deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Projektmanagement und in der Büroorganisation zeigen. Nutze die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result), um deine Antworten strukturiert und überzeugend zu präsentieren.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen, und achte darauf, aktiv zuzuhören. Das zeigt, dass du teamfähig bist und gut mit anderen zusammenarbeiten kannst.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Universität. Frage zum Beispiel nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder nach den Möglichkeiten zur Weiterbildung innerhalb der Institution.