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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte spannende Projekte und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Universität Graz – ein Ort für innovative Lösungen und interdisziplinäre Zusammenarbeit.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Zugang zu Sportkursen und interne Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft mit sinnstiftender Arbeit in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Erfahrung im Projektmanagement.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 38628 - 38628 € pro Jahr.
An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. Werden Sie Teil davon!
Institut für Moraltheologie
Bewerbungsfrist:
Verwendungsgruppe: IIIa
Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): € 38.628,79
Dienstbeginn: Ehestmöglich
Wochenstunden: 20 h/W
Anstellungsdauer: Vorerst befristet mit Option auf Dauerstelle
Befristung: 1 Jahr
- Administration und Controlling von lokalen, nationalen und internationalen Drittmittelprojekten (Stundennachweise, administrative und finanzielle Teile der Berichtslegung, Rechnungslegung, Ablage und Verwaltung von Projektunterlagen digital und analog, u.Ä.)
- Administrative Unterstützung bei Projektanträgen (Budgeterstellung, Meldungen, u.Ä.)
- Unterstützung des Projektmanagements in Kooperation mit dem Controlling der Universität Graz (Fristen, finanzielles Controlling, Protokollführung, Kommunikation mit Controlling der Universität Graz u.Ä.)
- Selbstständige Büroorganisation und Verwaltungstätigkeiten (Terminkoordination, Schriftverkehr, Postabwicklung, Ablage, Bestellungen, Korrespondenz)
- Selbständige und eigenverantwortliche Budgetverwaltung sowie Abwicklung in SAP (Budgetplanung, Angebotseinholung, Bestellungen, Rechnungsabwicklungen, Reporting, Projektcontrolling, Abrechnungen, ...)
- Lehradministration, administrative Betreuung von Studierenden, technische Unterstützung in der Lehre
- Betreuung der Homepage (Typo 3)
- Veranstaltungsorganisation
Höhere kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK-Matura) oder gleichwertige Erfahrung
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Kenntnisse der Universitätsstruktur (wünschenswert)
Sehr gute Kenntnisse der einschlägigen MS Office Programme
Sehr gute Erfahrungen im Bereich des Projektmanagements und Buchhaltung
Erfahrung in der Koordination von Projekten und Projektanträgen
Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. TYPO3) u. Social Media (wünschenswert)
Teamfähigkeit
Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
Zuverlässigkeit
Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.
Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.
Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.
Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 38.628,79. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.
Office Manager:in mit Schwerpunkt Projektmanagement (m/w/d) Arbeitgeber: Universität Graz
Kontaktperson:
Universität Graz HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager:in mit Schwerpunkt Projektmanagement (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze dein Netzwerk und sprich mit Leuten, die in der Universität Graz oder im Projektmanagement tätig sind. Oft erfährt man so von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über die Universität und ihre Projekte informierst. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen verstehst, sondern auch, wie du zur Mission der Universität beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Dort findest du alle Informationen und kannst dich direkt bewerben. Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst.
✨Tipp Nummer 4
Sei flexibel und offen für verschiedene Aufgaben im Projektmanagement. Die Universität schätzt Teamarbeit und Vielseitigkeit, also zeige, dass du bereit bist, verschiedene Rollen zu übernehmen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager:in mit Schwerpunkt Projektmanagement (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende deine eigene Stimme und Persönlichkeit in deinem Anschreiben, damit wir einen Eindruck von dir bekommen.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass deine Unterlagen am besten von jemand anderem gegenlesen!
Beziehe dich auf die Stellenanzeige!: Schau dir die Anforderungen genau an und erkläre, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. Das zeigt uns, dass du die Stelle ernst nimmst und dich mit den Aufgaben auseinandergesetzt hast.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnell bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Graz vorbereitest
✨Informiere dich über die Universität Graz
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Universität Graz und ihre Projekte verschaffen. Schau dir an, welche aktuellen Herausforderungen sie angehen und wie dein zukünftiger Job als Office Manager:in dazu beitragen kann. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Projektmanagement und in der Büroorganisation unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele im Interview zu erläutern und zu zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Kommunikation erfordert, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und präzise sprichst. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und Fragen direkt zu beantworten. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews kannst du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch die Möglichkeit, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.