Kauffrau*mann für Bürokommunikation - Institut für Deutsche Philologie 24/B19

Vollständige Stellenbeschreibung

Die im Jahre 1456 gegründete Universität Greifswald gehört zu den ältesten Universitäten im Ostseeraum. Über die Jahrhunderte hinweg hat sie ihren Ruf als Stätte international wirksamer Forschung und hochwertiger Lehre erworben, bewahrt und ausgebaut.

An der Universität Greifswald ist am Institut für Deutsche Philologie vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen eine Stelle zu besetzen.

Kauffrau*mann für Bürokommunikation – Institut für Deutsche Philologie 24/B19

zum 01.10.2024 Vollzeit unbefristet Entgeltgruppe 6

Ihre Aufgaben:
Als Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation unterstützen Sie die Institutsleitung sowie die Professor*innen bei Lehr-, Forschungs- und Verwaltungstätigkeiten. Dazu arbeiten Sie eng mit dem wissenschaftlichen Personal am Institut für Deutsche Philologie, aber auch mit den zentralen Einrichtungen der Universität zusammen. Sie sind die organisatorische, koordinierende und kommunikative Schnittstelle des Instituts.

• Büroleitung und allgemeine Sekretariatsaufgaben (u. a. Korrespondenz des Instituts mit Institutsangehörigen, Studierenden, Universitätsverwaltung und Externen, Protokollführung bei Beratungen, Terminkoordination)
• Haushaltsführung (insbesondere Bearbeitung von Abrechnungen und Beschaffungsanträgen, Mittelverwaltung von Haushalts- und Drittmitteln, Budgetplanung, Reisekosten)
• Vorbereitung und Bearbeitung von Personalvorgängen
• Unterstützung bei Lehr- und Prüfungsplanung sowie Verwaltung von Prüfungsergebnissen
• redaktionelle Endkontrolle von Texten und Präsentationen
• Lehr-, Raum- und Prüfungsplanung für das Institut, inkl. Bearbeitung von Lehraufträgen
• redaktionelle Bearbeitung des (digitalen) Vorlesungsverzeichnisses
• Mithilfe bei der Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen und internen Meetings
• Kontakt mit und Anlaufstelle für Studierende (z. B. bei der Abgabe von Dokumenten oder Einholung von Unterschriften)
• Empfang von (internationalen) Gästen
• organisatorische und administrative Unterstützung der Institutsleitung

Ihr Profil:

• eine abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen Büro- oder Verwaltungsberuf oder gleichwertige Kenntnisse und Fähigkeiten und/oder Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit
• sehr gute Kenntnisse gängiger Office-Anwendungen (E-Mail, Word, Excel, PowerPoint) und Erfahrung in der Arbeit mit digitalen Tools und digitalen Arbeitsweisen
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1 Niveau)

Weitere Kenntnisse und Fähigkeiten, die bei der Auswahlentscheidung maßgeblich berücksichtigt werden, sind:

• Arbeitserfahrung im universitären Bereich oder Kenntnisse über den universitären Betrieb
• ausgewiesene Kenntnisse in Haushaltsplanung und -führung sowie Verwaltungsfachwesen, Verwaltungsvorschriften und Regelwerken des Aufgabenbereichs
• Erfahrung auf dem Gebiet der Assistenztätigkeit
• Grundkenntnisse der englischen Sprache (vergleichbar B1 Niveau)
• hohes Maß an Eigeninitiative und gute Selbstorganisation
• eine vertrauenswürdige Persönlichkeit mit einem hohen Maß an kommunikativen Kompetenzen
• strukturierte, planvolle und transparente Arbeitsweise
• Offenheit für ein breites Themenspektrum und Flexibilität

Unser Angebot:

• Vergütung bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 6 der Entgeltordnung zum TV-L Wissenschaft
• eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe
• gründliche Einarbeitung in den Tätigkeitsbereich und ein kollegiales Arbeitsklima
• die Unterstützung Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung durch Weiterbildung
• flexible Arbeitszeiten
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Angebote zur Gesundheitsförderung im Rahmen der "Gesunden Universität"
• Möglichkeit der mobilen Arbeit

Ihre Bewerbung:
Wir schätzen Vielfalt an der Universität Greifswald und begrüßen daher alle Bewerbungen unabhängig von Alter, Herkunft, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung oder Weltanschauung.

Schwerbehinderte Bewerber*innen und ihnen Gleichgestellte berücksichtigen wir bei gleicher Eignung bevorzugt. Wir empfehlen Ihnen daher, auf eine Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung bereits im Anschreiben hinzuweisen.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 28.08.2024 über den unten stehenden Button "Online-Bewerbung".

Bewerbungs- und Vorstellungskosten können leider nicht erstattet werden. Unsere Datenschutzhinweise finden Sie .

Nähere Auskünfte erteilt Frau Prof. Dr. Konstanze Marx, Tel.: 03834 420 3417,