Finanzcontrolling und Drittmittelsachbearbeitung

„CUI: Advanced Imaging of Matter“ widmet sich den Fragen, wie mit zunehmender Komplexität und Größe eines Systems neue Funktionalitäten entstehen und wie dynamisch neue Funktionalitäten erzeugt werden können. Dazu kooperieren Forscher:innen aus den Bereichen der Physik, Chemie und Molekularbiologie der Universität Hamburg mit Teams des Deutschen Elektronen-Synchrotrons (DESY), des Max-Planck-Instituts für Struktur und Dynamik der Materie (MPSD) und der European XFEL GmbH (XFEL).

Aufgabengebiet

• In dieser Position führen Sie als Teil der Geschäftsstelle die finanztechnische Betreuung und das Finanzcontrolling des drittmittelgeförderten Clusters „CUI: Advanced Imaging of Matter“ in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und den Sprecher:innen durch.
• Das Projekt finanziell und berichtstechnisch in Zusammenarbeit mit internen und externen Einrichtungen abwickeln und betreuen, insbesondere als Schnittstelle zur Drittmittelabteilung der Universität.
• Beteiligte Wissenschaftler:innen in allen Phasen des Projekts hinsichtlich Kostenplanung, der finanziellen und berichtstechnischen Abwicklung nach den Verwendungsrichtlinien der Drittmittelgeber:in umfassend betreuen sowie alle projektrelevanten Fragen klären.
• Drittmittelanträge formell und finanziell prüfen.
• Finanz- und Budgetplanung in Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Vorstand erstellen, insbesondere durch vorbereitende Kostenkalkulation hinsichtlich der Personal- und Sachmittel einschließlich Personalhochrechnung.
• Projektablauf auf Einhaltung der von den Drittmittelgeber:innen festgelegten Mittelbewilligungen administrativ kontrollieren, interne Buchführung, Daten in Excel pflegen, PSP-Elemente bewirtschaften.
• Plan-/Ist-Werte hinsichtlich der Personal-, Sach- und Investitionsmittel überwachen.
• Prüffähige Unterlagen für externe Prüfer:innen zusammenstellen.
• Datenerhebung und Qualitätssicherung der Stammdaten sowie PSP-Elemente in SAP anlegen, ändern und sperren.
• Unterlagen und Vorgänge zu Reiseanträgen, Beschaffungen, Gäst:innenvereinbarungen, Rechnungen etc. erstellen, erfassen, prüfen und aufarbeiten.

Einstellungsvoraussetzung

• Hochschulabschluss (Bachelor oder gleichwertig) in der Fachrichtung Betriebswirtschaftslehre oder gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

• Umfassende Kenntnisse im Bereich Finanzen und Projektcontrolling, idealerweise an einer Hochschule bzw. Wissenschaftseinrichtung oder in einem vergleichbaren Bereich.
• Ausgeprägte Kenntnisse in den MS Office-Anwendungen, insbesondere MS Excel sowie SAP-Kenntnisse in den Modulen PS, CO und FI.
• Grundkenntnisse in Personal-, Vertrags- und Steuerrecht.
• Erfahrung in Projekt-, Prozessmanagement und in der Drittmittelsachbearbeitung.
• Gute Englischkenntnisse.
• Sehr eigenverantwortliche und selbständige sowie problemlösungsorientierte Arbeitsweise.
• Strukturiertes und analytisches Denk- und Urteilsvermögen.
• Freude und Interesse an Kennzahlen und am Einsatz und der Weiterentwicklung von Steuerungs- und Analyseinstrumenten.
• Fähigkeit zur verständlichen und strukturierten Darstellung von komplexen Sachverhalten.
• Freude an der fachübergreifenden Zusammenarbeit, ausgeprägtes Serviceverständnis und hohe Kommunikations- und Beratungskompetenz.
• Belastbarkeit, Flexibilität, Teamfähigkeit und hohe Eigeninitiative.
• Fähigkeit zu priorisieren, sich gut zu organisieren und ergebnisorientiert und vorausschauend zu arbeiten.

Wir bieten Ihnen

• Sichere Vergütung nach Tarif.
• Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Betriebliche Altersvorsorge.
• Attraktive Lage.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
• Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass.
• Beschäftigten-Laptop.
• Mobiles Arbeiten.
• Bildungsurlaub.
• 30 Tage Urlaub/Jahr.

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future in a Digital Age“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.

Hinweis zur Bewerbung

Kontakt: Anika Ostermaier-Grabow anika.ostermaier-grabow@uni-hamburg.de +49 40 2395-23632 Dr. Hans Behringer hans.behringer@uni-hamburg.de +49 40 2395-23630

Kennziffer 600/3 Standort Luruper Chaussee 149 22761 Hamburg. Bewerbungsschluss 03.06.2026. Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung mit folgenden Unterlagen ausschließlich über das Online-Bewerbungsformular: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse. Bei technischen Problemen können Sie sich an folgende Adresse wenden: bewerbungen@uni-hamburg.de.