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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Dezernatsleitung bei Office-Management, Terminplanung und Projektorganisation.
- Arbeitgeber: Universität Heidelberg - eine weltweit angesehene Institution mit internationalem Flair.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein bezuschusstes Deutschlandticket.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Bildung in einem dynamischen und kollegialen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich und Erfahrung in der Verwaltung.
- Andere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein freundliches Team warten auf dich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.300 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.
Bei der Universitätsverwaltung im Dezernat Studium und Lehre ist folgende unbefristete Stelle in Vollzeit (39,5 Std./Woche) zu besetzen:
Ihre Aufgaben:
- Assistenz der Dezernentin
- Office-Management: Sekretariatsaufgaben, professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Terminmanagement: Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Finanzwesen: E-Rechnungswesen, Beschaffungsangelegenheiten
- Personalmanagement: Unterstützung bei Stellenbesetzungsverfahren, Verwaltung der Krankmeldungen etc.
- Planungsaufgaben: Unterstützung bei der Organisation von Tagungen und Sitzungen sowie Dienstreisen
- Themenspezifische Unterstützung: Protokollführung in Besprechungen, Recherchetätigkeiten und Aufbereitung der Ergebnisse, Unterstützung bei Projekten
Ihr Profil:
- Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte*r für Bürokommunikation, Verwaltungswirt*in oder einer vergleichbaren Ausbildung
- Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Tätigkeit
- Erfahrung in einer öffentlichen Verwaltung, wünschenswert sind Kenntnisse der Hochschulstrukturen
- Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
- Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS Office-Programme
- Organisations- und Planungsstärke
- Zuverlässigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
- Repräsentatives und freundliches Auftreten
Wir bieten:
- Einen vielseitigen Arbeitsplatz in einem kollegialen und motivierten Umfeld
- Eine fundierte Einarbeitung
- Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes
- Ein vielfältiges universitäres Angebot wie ein bezuschusstes Deutschlandticket, Veranstaltungen, Hochschulsport und interne Weiterbildung
- Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TV-L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis 19.01.2026 in einer PDF-Datei (alle Unterlagen in einer Datei) per E-Mail senden an: dezernat2@zuv.uni-heidelberg.de
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihnen keine Eingangsbestätigung zusenden und die Auswertung der eingegangenen Bewerbungen etwas Zeit in Anspruch nimmt. Gerne können Sie sich für Rückfragen an die o. g. E-Mail-Adresse wenden.
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.
Assistenz der Dezernatsleitung (w/m/d) Arbeitgeber: Universität Heidelberg
Kontaktperson:
Universität Heidelberg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Dezernatsleitung (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um Kontakte zu knüpfen. Oft erfährt man durch persönliche Gespräche von offenen Stellen, die nicht ausgeschrieben sind.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über die Universität Heidelberg und ihre Strukturen. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch ein echtes Interesse an der Institution hast.
✨Tip Nummer 3
Präsentiere deine Soft Skills! In der Assistenz ist es wichtig, dass du kommunikativ und organisiert bist. Teile Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und du hast die Möglichkeit, alle Informationen und Anforderungen auf einen Blick zu sehen. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt gehen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Dezernatsleitung (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich: Zeig uns, warum du genau die richtige Person für die Assistenz der Dezernatsleitung bist. Erzähl uns von deinen Erfahrungen und wie sie zu den Aufgaben passen, die wir suchen. Ein bisschen Persönlichkeit schadet nie!
Lebenslauf auf Vordermann bringen: Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und übersichtlich ist. Hebe relevante Erfahrungen hervor, die zu den Anforderungen der Stelle passen. Wir lieben es, wenn du deine Fähigkeiten in MS Office und deine Organisationstalente deutlich machst!
Zeugnisse nicht vergessen: Stell sicher, dass du alle relevanten Zeugnisse in deiner Bewerbung beifügst. Das gibt uns einen besseren Überblick über deine Qualifikationen und Erfahrungen. Und denk daran, alles in einer PDF-Datei zu bündeln!
Bewerbung über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt. Und vergiss nicht, die Frist bis zum 19.01.2026 einzuhalten!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Heidelberg vorbereitest
✨Informiere dich über die Universität
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Universität Heidelberg verschaffen. Informiere dich über ihre Forschungsprojekte, die Struktur der Hochschule und aktuelle Entwicklungen. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse an der Institution.
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir im Voraus, welche Fragen dir im Interview gestellt werden könnten. Dazu gehören Fragen zu deiner Berufserfahrung, deinen Fähigkeiten im Office-Management und wie du mit Stress umgehst. Übe deine Antworten laut, damit du sicherer auftrittst.
✨Präsentiere deine Soft Skills
In der Rolle als Assistenz der Dezernatsleitung sind Soft Skills wie Organisationstalent, Flexibilität und ein freundliches Auftreten entscheidend. Bereite Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die diese Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du nicht vergessen, nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess zu fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.
