Persönliche*r Referent*in (w/m/d) der Prorektorin für Studium und Lehre

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 32.200 Studierenden und 9.540 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

In der Geschäftsstelle des Rektorats der Universität Heidelberg ist ab folgende Stelle in Vollzeit (39,5 Wochenstunden) befristet bis 3 zu besetzen: Persönliche*r Referent*in (w/m/d) der Prorektorin für Studium und Lehre.

Als Referent*in und Teammitglied in der Geschäftsstelle des Rektorats unterstützen Sie die Prorektorin für Studium und Lehre bei der Wahrnehmung ihrer Führungs- und Hochschulmanagementaufgaben.

Ihre Aufgaben:

• Sie sichten, verdichten und bereiten Informationen zum Themenfeld Studium und Lehre (u.a. Lehrentwicklung, Studienangebote, Qualitätssicherung in der Lehre, Digital Teaching and Learning, Preise und Förderausschreibungen) für die Prorektorin auf und stellen diese als Grundlage für Entscheidungen auch schriftlich bereit, u.a. in Abstimmung mit Dezernat 2 (Studium und Lehre) und weiteren fachlich zuständigen Stellen.
• Sie koordinieren und bereiten Termine der Prorektorin vor, begleiten sie, sichern Ergebnisse und initiieren Folgearbeiten.
• Sie unterstützen bei der Erarbeitung von Beschlussvorlagen und Gremienunterlagen (z.B. für Rektoratsbesprechungen oder den Senat), Executive Summaries sowie von Dokumenten im Rahmen von Ausschreibungen (u.a. Preise und Projektanträge).
• Sie verfassen und redigieren Texte, Analysen, Berichte sowie Präsentationen und Reden auf Deutsch und Englisch.
• Sie beteiligen sich am Termin- und Reisemanagement der Prorektorin und sind in die Bearbeitung der Korrespondenz (inkl. Korrespondenz mit den Ministerien) eingebunden.
• Sie begleiten die Prorektorin in Gremien, auch auf überregionaler und internationaler Ebene.

Ihr Profil:

• Sie haben ein wissenschaftliches Universitätsstudium (Master, Diplom) erfolgreich abgeschlossen, eine Promotion ist vorteilhaft.
• Sie zeichnen sich durch eine schnelle Auffassungsgabe, Organisationsfähigkeit, diplomatisches Geschick, Loyalität und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit aus.
• Kenntnisse des deutschen und internationalen Wissenschaftssystems sowie der Struktur der Universität Heidelberg sind wünschenswert, insbesondere zum Themenfeld Studium und Lehre.
• Sie verfügen über analytische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise sowie eine ausgeprägte Kommunikationsstärke und Stilsicherheit im mündlichen und schriftlichen Ausdruck, auch in der grafischen Visualisierung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (weitere Sprachen von Vorteil).
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Produkten, Datenbanken und idealerweise Projektmanagement-Tools.

Wir bieten:

• Ein anspruchsvolles und vielseitiges Aufgabengebiet in einem spannenden Wissenschaftsumfeld.
• Die Chance, die dynamische Entwicklung einer Exzellenzuniversität zu begleiten und mitzugestalten.
• Ein gut vernetztes Arbeitsumfeld, das spannende Einblicke in viele Bereiche einer Forschungsuniversität ermöglicht.
• Die Einbindung in ein engagiertes Team.
• Strukturierte Weiterbildung im Bereich Wissenschaftsmanagement.
• Ein vielfältiges Angebot an universitärer Infrastruktur und Mitarbeiter*innen-Programmen, bezuschusstes Deutschlandticket, Job-Rad.
• Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 13 TV-L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 7. September 2026 unter dem Stichwort „Referent*in – Studium und Lehre“ an Herrn Joost Punstein, Leiter der Geschäftsstelle des Rektorats, in einer PDF-Datei per E-Mail senden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.