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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Kanzler bei strategischen Projekten und digitalen Transformationen.
- Arbeitgeber: Universität Heidelberg, eine international angesehene Forschungsuniversität.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Universität und arbeite in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium, Organisationstalent und Teamgeist.
- Andere Informationen: Zentrale Lage in Heidelberg mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.
Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.300 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.
In der Universitätsverwaltung ist ab sofort folgende Stelle in Vollzeit unbefristet zu besetzen: Das Büro des Kanzlers koordiniert zentrale strategische und administrative Prozesse und ist Ansprechpartner für die Hochschulleitung, die Fakultäten und zentralen Einrichtungen. Zur Unterstützung unserer Arbeit suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Organisationsgeschick, strategisches Denken und Affinität für digitale Themen mitbringt.
Ihre Aufgaben:
- Begleitung und Steuerung zentraler Verwaltungsprojekte: Sie unterstützen den Kanzler unmittelbar bei der Organisation, Koordination und Umsetzung von Projekten mit übergreifender Bedeutung für die Universität.
- Mitgestaltung im Projektmanagement und Controlling: Sie entwickeln projektbezogene Strukturen mit, behalten Fristen und Ziele im Blick und unterstützen bei der Qualitätssicherung. In diesem Kontext sind Sie für das neu gegründete Dezernat Digitale Transformation zentrale*r Ansprechpartner*in im Büro des Kanzlers.
- Unterstützung des Büros im Tagesgeschäft: Sie tragen zur reibungslosen Abwicklung administrativer und organisatorischer Abläufe bei.
- Mitwirkung an strategischen Themenstellungen.
- Enge Zusammenarbeit mit der persönlichen Referentin des Kanzlers: Sie arbeiten in einem kleinen, hochmotivierten Team eng mit der Persönlichen Referentin zusammen – mit flachen Hierarchien, klaren Zuständigkeiten und Raum für eigenverantwortliches Handeln.
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossenes Studium, vorzugsweise mit dem Hintergrund Wirtschafts- oder Rechtswissenschaften.
- Erste Berufserfahrung im Projekt- oder Verwaltungsmanagement von Vorteil.
- Eine strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise.
- Kommunikationsstärke, Organisationsgeschick und Freude an Teamarbeit.
- Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware und Affinität zu digitalen Arbeitsprozessen.
Wir bieten:
- Eine verantwortungsvolle, vielseitige Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum.
- Ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld im unmittelbaren Umfeld der Hochschulleitung.
- Flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeiten zur mobilen Arbeit im Rahmen der geltenden Regelungen.
- Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Ein vielfältiges universitäres Angebot (z. B. subventioniertes Deutschlandticket, Hochschulsport u. a.).
- Zentrale Lage im Herzen von Heidelberg mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.
- Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.
- Die Vergütung erfolgt in Entgeltgruppe 13 TV-L.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 11. Januar 2026 in einer PDF-Datei per E-Mail an Herrn Jens Andreas Meinen, bewerbungen.kanzler@uni-heidelberg.de senden. Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Lisa Langbein unter der Telefonnummer 06221 54-12003.
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Wir bitten qualifizierte Frauen nachdrücklich um ihre Bewerbung. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.
Referent*in im Büro des Kanzlers (w/m/d) Arbeitgeber: Universität Heidelberg
Kontaktperson:
Universität Heidelberg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Referent*in im Büro des Kanzlers (w/m/d)
✨Tipp Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits an der Universität Heidelberg arbeiten oder dort studiert haben. Oft erfährt man so Insider-Infos über die Stelle und kann sich besser auf das Gespräch vorbereiten.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über aktuelle Projekte und Themen, die das Büro des Kanzlers betreffen. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen kennst, sondern auch eigene Ideen einbringen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Sei authentisch! Zeige deine Persönlichkeit und wie du ins Team passen würdest. Die Chemie im Team ist wichtig, also sei du selbst und bringe deine Stärken ein.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert ankommt. Außerdem hast du die Möglichkeit, dich über weitere Stellenangebote zu informieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Referent*in im Büro des Kanzlers (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deinen Lebenslauf einzigartig!: Dein Lebenslauf ist dein Aushängeschild. Achte darauf, dass er klar strukturiert und übersichtlich ist. Hebe relevante Erfahrungen hervor, die zu der Stelle als Referent*in im Büro des Kanzlers passen.
Anschreiben mit Persönlichkeit: In deinem Anschreiben solltest du nicht nur deine Qualifikationen auflisten, sondern auch zeigen, warum du genau zu uns passt. Erzähl uns von deiner Motivation und wie du das Team unterstützen kannst!
Zeugnisse nicht vergessen!: Vergiss nicht, alle relevanten Zeugnisse beizufügen. Das zeigt uns, dass du gut vorbereitet bist und deine bisherigen Leistungen wertschätzt. Achte darauf, dass alles in einer PDF-Datei zusammengefasst ist.
Bewerbung über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und du keine wichtigen Informationen verpasst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Heidelberg vorbereitest
✨Informiere dich über die Universität
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Universität Heidelberg und ihre aktuellen Projekte verschaffen. Schau dir die Webseite an, lies aktuelle Nachrichten und informiere dich über die strategischen Ziele der Hochschule. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Projektmanagement und in der Organisation unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele im Gespräch zu erläutern und zu zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Zeige deine digitale Affinität
Da die Stelle eine Affinität für digitale Themen erfordert, solltest du dich mit den gängigen Bürosoftware-Tools und digitalen Arbeitsprozessen vertraut machen. Bereite dich darauf vor, darüber zu sprechen, wie du digitale Lösungen in deinen bisherigen Positionen eingesetzt hast.
✨Frage nach dem Team und der Zusammenarbeit
Nutze die Gelegenheit, um mehr über das Team und die Zusammenarbeit im Büro des Kanzlers zu erfahren. Frage nach den Erwartungen an die Rolle und wie die Kommunikation innerhalb des Teams abläuft. Das zeigt, dass du an einer guten Teamdynamik interessiert bist.
