Auf einen Blick
- Aufgaben: Bearbeite Gebührenfragen und unterstütze Studierende bei Immatrikulationsprozessen.
- Unternehmen: Universität Hildesheim - eine familiengerechte Hochschule mit einem dynamischen Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, Fortbildungsmöglichkeiten und Sportprogramme für Mitarbeiter*innen.
- Weitere Informationen: Teilzeit geeignet, mit der Möglichkeit zur Übernahme nach Mutterschutzvertretung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Studienerfahrung von Studierenden aktiv mit und arbeite in einem interdisziplinären Umfeld.
- Qualifikationen: Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Ausbildung, MS Office-Kenntnisse und Kommunikationsstärke.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Im Dezernat für Studienangelegenheiten ist zum 01.08.2026 eine Stelle als Sachbearbeiter*in im Immatrikulationsamt (m/w/d)(TV-L E 9a, 100 %) im Rahmen einer Mutterschutzvertretung und einer sich voraussichtlich anschließenden Elternzeit von zwei Jahren zu besetzen.
- Bearbeitung aller Angelegenheiten im Zusammenhang mit Gebühren und Entgelten
- Beratung und Information von Studierenden in allen Gebührenfragen im Rahmen von Sprechstunden, per E-Mail und Telefon
- Entscheidung über Anträge auf Befreiung von der Zahlung der Langzeitstudiengebühr
- Berechnung der Studienguthaben
- Durchführung von Mahnverfahren
- Administrative Organisation der Eignungsprüfungen für die Bachelorstudiengänge Kulturwissenschaften und künstlerische Praxis, Literarisches Schreiben und Kulturjournalismus sowie Szenische Künste
- Durchführung der Bewerbungs-, Zulassungs- und Einschreibverfahren für die o. g. Studiengänge
- Prüfung der Voraussetzungen für die Priorisierung bei der Anmeldung für Lehrveranstaltungen (u. a. für Studierende mit Kindern, Pflegeverpflichtungen oder einer Schwerbehinderung)
- Beratung und Information von Studierenden bei allen Anliegen im Zusammenhang mit Fach- und Schwerpunktwechseln innerhalb aller Studiengänge
- Mitwirkung an der Optimierung und Digitalisierung der Serviceprozesse im Immatrikulationsamt, insbesondere mit Blick auf das Campusmanagement-Portal "PLuS" (Portal für Lehre und Studium)
Voraussetzungen:
- Erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r, des Verwaltungslehrgangs I bzw. als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Berufsausbildung
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen
- Deutschkenntnisse auf C2-Niveau
- Beratungs- und Sozialkompetenz sowie Kommunikationstalent
- Eigeninitiative und selbstständiges Arbeiten sowie ausgeprägte Teamfähigkeit
- Ausgeprägte Serviceorientierung und die Bereitschaft, Ratsuchende bedarfsgerecht zu beraten
Wünschenswert:
- Berufserfahrung im Verwaltungsbetrieb einer Hochschule sowie in der Arbeit in einem Immatrikulationsamt bzw. Studierendensekretariat
- Erfahrungen mit dem Campusmanagement-System HISinOne (Module STU und APP)
- Gute Englischkenntnisse
Als familiengerechte Hochschule bieten wir ein abwechslungsreiches, interdisziplinäres Aufgabenspektrum, flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit mobilen Arbeitens, regelmäßige Fort- und Weiterbildungen, flexible Kinderbetreuung ("Flexi"), ein Sportprogramm für Mitarbeiter*innen ("Healthy Campus"), die Möglichkeit an bestimmten Angeboten des Sportinstituts teilzunehmen und eine Jahressonderzahlung im Rahmen des TV-L. Es erwartet Sie ein dynamisches, engagiertes und aufgeschlossenes Team. Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet, ist aber vollständig zu besetzen.
Die Universität Hildesheim legt Wert auf Gender- und Diversitykompetenz. Die Universität Hildesheim will die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern besonders fördern. Daher strebt sie eine Erhöhung des im jeweiligen Bereich unterrepräsentierten Geschlechts an. Bewerbungen von Bewerber*innen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Für im Ausland erworbene Hochschulabschlüsse wird vor der Einstellung eine Zeugnisbewertung durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) als Nachweis über die Gleichwertigkeit benötigt. Bitte beantragen Sie diese ggf. rechtzeitig. Nähere Informationen finden Sie unter.
Für Fragen steht Ihnen Herr Markus Flohr (Sachgebietsleiter für Immatrikulations- und Prüfungsangelegenheiten) telefonisch oder per E-Mail gern zur Verfügung.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Karriereportal bis zum 27.03.2026. Bitte laden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen gebündelt in einer PDF-Datei hoch.
Sachbearbeiter Büroorganisation mit Übernahmeoption (m/w/d) Arbeitgeber: Universität Hildesheim
Die Universität Hildesheim ist ein hervorragender Arbeitgeber, der ein dynamisches und engagiertes Team bietet, das sich für die berufliche Gleichstellung und Diversity einsetzt. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit zur mobilen Arbeit und einem breiten Spektrum an Fort- und Weiterbildungsangeboten fördert die Hochschule die persönliche und berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter*innen. Zudem profitieren Sie von familienfreundlichen Maßnahmen wie flexibler Kinderbetreuung und einem Sportprogramm, das zu einem gesunden Arbeitsumfeld beiträgt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiter Büroorganisation mit Übernahmeoption (m/w/d) erhalten könnten
✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen. Ob auf Messen, in sozialen Medien oder bei Veranstaltungen – wir sollten uns vernetzen und Kontakte knüpfen, die uns helfen können, die richtige Stelle zu finden.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen zu dir kommen. Gehe aktiv auf Unternehmen zu, die dich interessieren, und frage nach möglichen offenen Positionen. Wir können auch Initiativbewerbungen schicken, um unser Interesse zu zeigen!
✨Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor!
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifische Stelle, für die du dich bewirbst. Übe häufige Interviewfragen und überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst. Wir wollen schließlich einen bleibenden Eindruck hinterlassen!
✨Bewirb dich über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt über unser Karriereportal zu bewerben! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem zeigen wir so, dass wir an einer schnellen und unkomplizierten Kommunikation interessiert sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter Büroorganisation mit Übernahmeoption (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau für diese Stelle brennst. Das macht deine Bewerbung einzigartig und hebt dich von anderen ab.
Sei präzise und strukturiert:Halte deine Unterlagen klar und übersichtlich. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, dass du die Anforderungen erfüllst und gut organisiert bist.
Betone deine Erfahrungen:Wenn du bereits Erfahrung im Verwaltungsbereich oder mit ähnlichen Aufgaben hast, dann lass uns das wissen! Zeige konkret auf, wie deine bisherigen Tätigkeiten dich auf die Herausforderungen dieser Position vorbereiten.
Online-Bewerbung ist der Weg!:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser Karriereportal einzureichen. Das macht es für uns einfacher, alles zu verwalten und sicherzustellen, dass deine Unterlagen nicht verloren gehen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Hildesheim vorbereitet
✨Informiere dich über die Hochschule
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Universität Hildesheim und ihre Studiengänge verschaffen. Informiere dich über aktuelle Entwicklungen im Immatrikulationsamt und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Beratungs- und Sozialkompetenz sowie deine Teamfähigkeit unter Beweis stellen. Sei bereit, diese in Bezug auf die Aufgaben des Sachbearbeiters zu erläutern.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, den Herausforderungen im Immatrikulationsamt oder zur Digitalisierung der Serviceprozesse sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist.
✨Präsentiere deine Serviceorientierung
Da die Stelle eine ausgeprägte Serviceorientierung erfordert, solltest du im Interview betonen, wie wichtig dir die Zufriedenheit der Studierenden ist. Teile Erfahrungen, in denen du erfolgreich auf die Bedürfnisse von Ratsuchenden eingegangen bist.
