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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Prüfungen und berate Studierende in administrativen Angelegenheiten.
- Arbeitgeber: Die Universität Hildesheim bietet ein dynamisches und interdisziplinäres Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, regelmäßige Fortbildungen und eine Jahressonderzahlung warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und gestalte die Zukunft der Studierenden mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
- Andere Informationen: Wir fördern aktiv Gender- und Diversitykompetenz und begrüßen Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Im Dezernat für Studienangelegenheiten ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Sachbearbeiter*in im Prüfungsamt (m/w/d) (TV-L E 9a, 75 %) für zunächst zwei Jahre zu besetzen. Im Anschluss wird eine unbefristete Weiterbeschäftigung im Umfang von 100 % angestrebt. Die Befristung des Arbeitsverhältnisses erfolgt nach § 14 Abs. 2 des Gesetzes über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG).
Aufgaben:
- Prüfungsverwaltung (mit der Software HIS-POS) für Bachelor- und Masterstudiengänge der Universität Hildesheim mit einem Schwerpunkt auf den Studiengängen des Fachbereichs Kulturwissenschaften und Ästhetische Kommunikation
- Beratung von Studierenden und Prüfenden in administrativen Angelegenheiten des Prüfungswesens
- Erstellung von Abschlussdokumenten und Leistungsübersichten
- Anerkennung von Studien- und Prüfungsleistungen
- Bearbeitung von Anträgen auf Nachteilsausgleich
- Umbuchung von Studien- und Prüfungsleistungen bei Fach- oder Studienordnungswechseln
- Zusammenarbeit mit den Prüfungskommissionen des Fachbereichs
- Abstimmungen mit dem BAföG-Amt des Studierendenwerks OstNiedersachsen
- Mitwirkung an der Optimierung und Digitalisierung der Serviceprozesse im Prüfungsamt
Voraussetzungen:
- Erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r, des Verwaltungslehrgangs I bzw. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen
- Deutschkenntnisse Niveau C2
- Beratungs- und Sozialkompetenz sowie Kommunikationstalent
- Eigeninitiative und selbstständiges Arbeiten sowie ausgeprägte Teamfähigkeit
- Ausgeprägte Serviceorientierung und die Bereitschaft, Ratsuchende bedarfsgerecht zu beraten
- Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in hektischen Arbeitssituationen und bei Termindruck den Überblick zu behalten und effektiv zu agieren.
Wünschenswert:
- Berufserfahrung im Verwaltungsbetrieb einer Hochschule sowie in der Arbeit in einem Prüfungsamt oder Studierendensekretariat
- Erfahrung mit den Campusmanagement-System HIS-POS und den Modulen von HISinOne
- Interesse an Rechtsvorschriften und deren Anwendung
Als familiengerechte Hochschule bieten wir ein abwechslungsreiches, interdisziplinäres Aufgabenspektrum, flexible Arbeitszeiten, regelmäßige Fort- und Weiterbildungen und eine Jahressonderzahlung im Rahmen des TV-L. Es erwartet Sie ein dynamisches, engagiertes und aufgeschlossenes Team.
Die Universität Hildesheim legt Wert auf Gender- und Diversitykompetenz. Die Universität Hildesheim will die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern besonders fördern. Daher strebt sie eine Erhöhung des im jeweiligen Bereich unterrepräsentierten Geschlechts an. Bewerbungen von Bewerber*innen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Sachbearbeiter*in im Prüfungsamt (m/w/d) Arbeitgeber: Universität Hildesheim
Kontaktperson:
Universität Hildesheim HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter*in im Prüfungsamt (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben im Prüfungsamt. Verstehe die Software HIS-POS und wie sie in der Prüfungsverwaltung eingesetzt wird, um im Vorstellungsgespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Prüfungsamtes oder der Universität Hildesheim. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Position im Prüfungsamt gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Beratungs- und Sozialkompetenz unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Eigeninitiative, indem du Vorschläge zur Optimierung und Digitalisierung von Prozessen im Prüfungsamt machst. Dies kann dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben und dein Interesse an der Stelle zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter*in im Prüfungsamt (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle als Sachbearbeiter*in im Prüfungsamt relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone insbesondere deine Kenntnisse im Verwaltungsbereich und den Umgang mit MS Office.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du darlegst, warum du dich für diese Position interessierst und welche spezifischen Fähigkeiten du mitbringst. Gehe auf deine Beratungs- und Sozialkompetenz sowie deine Teamfähigkeit ein.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch oder lass es von jemand anderem gegenlesen. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und die Klarheit deiner Aussagen, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Hildesheim vorbereitest
✨Bereite dich auf spezifische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung im Verwaltungsbereich und speziell im Prüfungsamt. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit, die deine Fähigkeiten in der Prüfungsverwaltung und im Umgang mit Studierenden zeigen.
✨Kenntnisse über HIS-POS demonstrieren
Da die Stelle Kenntnisse im Umgang mit der Software HIS-POS erfordert, solltest du dich darauf vorbereiten, deine Erfahrungen oder dein Wissen über diese Software zu erläutern. Wenn du keine direkte Erfahrung hast, informiere dich über die Funktionen und wie sie in der Prüfungsverwaltung eingesetzt werden.
✨Teamfähigkeit betonen
Die Zusammenarbeit im Team ist wichtig für diese Position. Bereite Beispiele vor, die deine Teamfähigkeit und deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen zeigen, insbesondere in stressigen Situationen.
✨Serviceorientierung hervorheben
Da die Stelle eine ausgeprägte Serviceorientierung erfordert, solltest du konkrete Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit Ratsuchenden geholfen hast. Zeige, dass du die Bedürfnisse der Studierenden verstehst und bereit bist, ihnen bestmöglich zu helfen.
