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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite ein dynamisches Team in der Verwaltung der Universitätsbibliothek Wien und gestalte Prozesse aktiv mit.
- Arbeitgeber: Die Universität Wien ist eine der ältesten und größten Universitäten Österreichs mit über 10.000 Mitarbeitenden.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Remote-Arbeit und ein umfangreiches internes Weiterbildungsangebot warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Bibliotheksverwaltung und arbeite in einem inspirierenden, vielfältigen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossenes Hochschulstudium und mehrjährige Berufserfahrung sind erforderlich; Führungskompetenz von Vorteil.
- Andere Informationen: Wir fördern Chancengleichheit und ermutigen insbesondere Frauen zur Bewerbung.
An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Forschung und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation.
Besetzung ab: 01.09.2025
Stundenausmaß: 40.00
Einstufung KV: §54 VwGr. IVa
Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren, kommunizieren und strukturieren und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
Die Dienstleistungseinrichtung (DLE) Bibliotheks- und Archivwesen der Universität Wien umfasst die Universitätsbibliothek mit der Hauptbibliothek und 34 Fachbibliotheken sowie das Archiv der Universität Wien. Als größte wissenschaftliche Bibliothek Österreichs versorgt die UB Wien Universitätsangehörige sowie die interessierte Öffentlichkeit mit für Forschung, Lehre und Studium relevanten Medien und stellt eine Vielzahl weiterer Services vor Ort und im Digitalen zur Verfügung. Das Team Administration unterstützt die Bibliotheksleitung umfassend in allen Verwaltungsbereichen, insbesondere bei allen Belangen der Budgetadministration, des Personalmanagements sowie bei Bau- und Einrichtungsagenden. Das Team zählt 13 Mitarbeitende und untergliedert sich in die Bereiche Haushalt, Verrechnung, Personal, Bau und Ausstattung, Transportdienst und Reinigung.
Das machen Sie konkret:
- Leitung des Teams Administration, inklusive Management, Organisation, Qualitätssicherung und kontinuierliche strategische Weiterentwicklung
- Administrative und fachliche Führung aller Mitarbeiter*innen des Teams Administration sowie strategische Personalentwicklung
- Management und Controlling zentraler Ressourcen
- Auswertung und Aufbereitung bereitgestellter Daten zur Budget- und Personalplanung für Entscheidungen der Bibliotheksleitung
- Budgetadministration und -controlling inklusive Rechnungsprüfung
- Monitoring der Personalstrukturplanung und Koordination des Personalmanagements
- Organisatorische Mitwirkung bei Bau- und Einrichtungsagenden der DLE
- Bedarfsorientierte Weiterentwicklung, Management sowie Bündelung und Strukturierung von Geschäftsprozessen des Teams und der DLE
- Enge Zusammenarbeit mit der Bibliotheksleitung
- Laufende Kommunikation und serviceorientierte Zusammenarbeit mit den internen Abteilungen und Fachbibliotheken bezüglich Ressourcenplanung und Budgetcontrolling
- Laufende Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen der Universität Wien insbesondere den DLEs Finanzwesen und Controlling, Personalwesen und Frauenförderung sowie Raum- und Ressourcenmanagement
Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:
- Abgeschlossenes einschlägiges (Fach-)Hochschulstudium (mindestens B.A.)
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
- Fähigkeit zur Führung von Mitarbeiter*innen; Personalführungserfahrung von Vorteil
- Profunde Kenntnisse im Bereich Budgeterstellung und -controlling
- Profunde Kenntnisse im Bereich Personalmanagement
- Gute Kenntnisse von universitären Strukturen und Prozessen von Vorteil
- Kenntnisse von bibliothekarischen Prozessen von Vorteil
- Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgezeichnete EDV-Anwender*innenkenntnisse; SAP-Kenntnisse von Vorteil
- Ausgeprägte Kommunikations-, Moderations- und Verhandlungskompetenz sowie sicheres Auftreten
- Sehr gutes Leistungsverhalten (Belastbarkeit, Engagement, wirtschaftliches Handeln, Organisationsfähigkeit, Selbständigkeit, Entscheidungsfähigkeit, Innovationsverhalten, Lernbereitschaft und -fähigkeit)
Das bieten wir Ihnen:
- Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.
- Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.
- Gute Öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit Öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
- Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.
- Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.390,30 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
So einfach bewerben Sie sich:
- Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
- Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
- Weitere Unterlagen, wo notwendig
Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: Hadi Mohammadi
Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
Bewerbungsfrist: 04.07.2025
Leiter*in des Teams Administration der Universitätsbibliothek Wien (w/m/d) Arbeitgeber: Universität Innsbruck
Kontaktperson:
Universität Innsbruck HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Leiter*in des Teams Administration der Universitätsbibliothek Wien (w/m/d)
✨Netzwerken ist der Schlüssel
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden der Universitätsbibliothek Wien in Kontakt zu treten. Ein persönlicher Austausch kann dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Position geben.
✨Informiere dich über aktuelle Projekte
Recherchiere aktuelle Projekte und Entwicklungen der Universitätsbibliothek Wien. Zeige in Gesprächen, dass du über die neuesten Trends im Bibliotheks- und Archivwesen informiert bist und bringe eigene Ideen ein, wie du zur Weiterentwicklung beitragen kannst.
✨Bereite dich auf Fragen zur Führung vor
Da die Position eine Führungsrolle beinhaltet, solltest du dir Gedanken darüber machen, wie du dein Team motivieren und leiten würdest. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Führungsqualitäten unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Rolle ist eine starke Kommunikationsfähigkeit entscheidend. Übe, wie du komplexe Informationen klar und präzise vermitteln kannst. Dies wird dir helfen, sowohl im Vorstellungsgespräch als auch in der täglichen Arbeit erfolgreich zu sein.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Leiter*in des Teams Administration der Universitätsbibliothek Wien (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Recherchiere die Universität Wien: Informiere dich über die Universität Wien und ihre Bibliothek. Verstehe die Struktur, die angebotenen Dienstleistungen und die spezifischen Anforderungen der Position, um deine Bewerbung gezielt zu gestalten.
Erstelle ein überzeugendes Motivationsschreiben: Betone in deinem Motivationsschreiben deine Erfahrungen in der Teamleitung, im Budgetmanagement und im Personalwesen. Zeige auf, wie deine Fähigkeiten zur strategischen Weiterentwicklung des Teams beitragen können.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Qualifikationen hervorhebt, die für die Position als Leiter*in des Teams Administration wichtig sind. Achte darauf, alle geforderten Kenntnisse und Fähigkeiten klar darzustellen.
Dokumente sorgfältig prüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf, das Motivationsschreiben und alle anderen Unterlagen gut formatiert und fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Innsbruck vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Informiere dich gründlich über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Leiters*in des Teams Administration. Zeige im Interview, dass du die Struktur und die Herausforderungen der Universitätsbibliothek Wien verstehst und wie du zur Verbesserung beitragen kannst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du erfolgreich ein Team geleitet oder ein Projekt organisiert hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten in Führung, Budgetverwaltung und Personalmanagement zu demonstrieren.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen erfordert, ist es wichtig, deine Kommunikations- und Verhandlungskompetenzen zu betonen. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Stelle Fragen zur Unternehmenskultur und den Werten der Universität Wien. Dies zeigt dein Interesse an der Organisation und hilft dir zu verstehen, ob die Werte mit deinen eigenen übereinstimmen.