Mitarbeiter*in im Bereich des Sekretariats

42.500 Studierende, 8.000 Beschäftigte in Lehre, Forschung und Verwaltung, die gemeinsam Zukunftsperspektiven gestalten – das ist die Universität Münster. Eingebettet in die Atmosphäre der Stadt Münster mit ihrer hohen Lebensqualität zieht sie mit ihrem vielfältigen Forschungsprofil und attraktiven Lehrangeboten Studierende und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus dem In- und Ausland an.

Am Institut für Biologie und Biotechnologie der Pflanzen an der Universität Münster ist zum 1. Juni 2025 eine Stelle als Mitarbeiter*in im Bereich des Sekretariats zu besetzen. Angeboten wird eine unbefristete Stelle mit 75% der regulären Arbeitszeit (entspricht 29,87 Stunden). Eine Eingruppierung ist bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L möglich.

Ihre Aufgaben:

• Selbstständige Erledigung der allgemeinen Sekretariatsaufgaben mit folgenden Schwerpunkten: Postbearbeitung, Aktenführung, Terminkoordination sowie in- und externe Korrespondenz
• Bearbeitung von Bestellungen sowie Rechnungs- und Mahnwesen
• Unterstützung bei der Organisation von Lehre und Veranstaltungen
• Eigenständige Verwaltung und Bewirtschaftung der universitären Haushaltsmittel
• Operative Projektadministration von Drittmittelprojekten inklusive interner Mittelbewirtschaftung: Korrespondenz mit den Mittelgebern und der Verwaltung der Universität
• Planung und Überwachung von Mittelflüssen sowie die Erstellung von Budgetlisten, Verwendungsnachweisen und Projektabrechnungen
• Unterstützung der Projektleitung bei der Mittel- und Personalplanung
• Personalverwaltung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen und der studentischen Hilfskräfte
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen der Mitarbeiter*innen
• Betreuung internationaler Gäste und neuer Mitarbeiter*innen
• Koordinierte Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen der anderen Sekretariate des Instituts

Unsere Erwartungen:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. Erfahrung in den oben genannten Aufgaben
• Berufserfahrung im Hochschulbereich sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich, gute Sprachkenntnisse in Englisch sind erwünscht
• Sehr sicherer Umgang mit allen gängigen MSOffice Produkten, insbesondere Excel
• Wünschenswert sind Kenntnisse im Umgang mit SAP oder die Bereitschaft, sich kurzfristig intensiv einzuarbeiten
• Selbständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Zuverlässigkeit

Ihr Gewinn:

Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt – das sind Werte, die uns wichtig sind. Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten – auch von Zuhause aus. Ob Pflege oder Kinderbetreuung - unser Servicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen. Ihre individuelle, passgenaue Fort- und Weiterbildung ist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit. Von Aikido bis Zumba - unsere Sport- und Gesundheitsangebote von A - Z sorgen für Ihre Work-Life-Balance. Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.

Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung bis zum 10.03.2025. Bitte senden Sie Ihre Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) per E-Mail in einer pdf-Datei als Anhang an: Universität Münster Institut für Biologie und Biotechnologie der Pflanzen AG Prof. Jörg Kudla Schlossplatz 7 48149 Münster Ausschreibungskennziffer: 25 13 014