Office Manager*in / Fremdsprachensekretär*in

Wissen schaffen. Sinnvolles tun. Zukunft mitgestalten. Dafür steht die Universität Münster – eine der forschungsstärksten Hochschulen Deutschlands und eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Über 7.000 Beschäftigte engagieren sich täglich für internationale Spitzenforschung und exzellente Lehre. Was uns verbindet ist mehr als ein Arbeitsplatz: Es ist der Anspruch, gemeinsam etwas zu bewirken – regional und international. Vielfalt, Offenheit und Freiraum für eigene Ideen prägen unseren Alltag.

Am Lehrstuhl für Internationales Öffentliches Recht und Internationalen Menschenrechtsschutz (Prof. Dr. Nora Markard) der Universität Münster ist ab dem die Stelle als Office Manager*in / Fremdsprachensekretär*in zu besetzen. Angeboten wird eine unbefristete Teilzeitstelle mit 50 % der tariflich vereinbarten Arbeitszeit (entspricht zzt. 19 Stunden 55 Minuten wöchentlich). Die Eingruppierung ist bis zur Entgeltgruppe 7 TV‑L möglich.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben sowie selbstständige Wahrnehmung von organisatorischen Tätigkeiten (Korrespondenz, Telefonate, E‑Mail, Aktenablage, usw.) in deutscher und englischer Sprache
• Eigenständige Abwicklung des gesamten Bestell- und Rechnungsprozesses
• Administrative Verwaltung der Haushalts- und Drittmittel sowie Sicherstellung der Einhaltung von entsprechenden Bewilligungsbestimmungen
• Personalverwaltung des Lehrstuhls
• Mitarbeit in der Prüfungs‑ und Lehrorganisation, insbesondere Koordination der Aufsichten und Korrekturkräfte der Abschlussarbeiten
• Eigenständige internationale Korrespondenz in Zusammenhang mit Veranstaltungs- und Reiseorganisation
• Betreuung von internationalen Studierenden und Doktoranden sowie internationalen Gästen
• Reiseorganisation
• Veranstaltungsorganisation
• Korrekturlesen von deutschen und englischen Texten

Unsere Erwartungen:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs‑ bzw. Bürobereich und eine Weiterbildung als Fremdsprachensekretär*in (Englisch) oder gleichwertige Qualifikation (mind. B2 des GER)
• einschlägige Berufserfahrung im Hochschulbereich
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse im Umgang mit SAP
• sicherer Umgang mit Microsoft Office Produkten
• Hohe Eigenmotivation, Selbstständigkeit, gute Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, zeitliche Flexibilität

Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt – das sind Werte, die uns wichtig sind. Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten – auch von Zuhause aus. Ob Pflege oder Kinderbetreuung – unser Servicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen. Ihre individuelle, passgenaue Fort‑ und Weiterbildung ist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit. Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.

Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung, zusammengefasst als eine PDF-Datei.