Sekretär*in des Präsidiums (m/w/d)

Sekretär*in des Präsidiums (m/w/d)

Oldenburg (Oldenburg)

Das Präsidium leitet die Universität Oldenburg, es gestaltet die zentralen universitären Entwicklungen – in enger Zusammen wirkung mit den Fakultäten und den weiteren Organisations einheiten und im Austausch mit Kooperations partner*innen aus Gesellschaft, Wirtschaft und Kultur.

In der Geschäftsstelle des Präsidiums ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

*Sekretärin des Präsidiums (m/w/d)**

(E 6 TV-L)

als Beschäftigte*r im Verwaltungs dienst im Umfang von 100 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (zurzeit 39,8 Wochen stunden) als Vertretung zunächst bis zum 22.02.2025 für die Dauer des Mutter schutzes sowie der sich voraussichtlich anschließenden Elternzeit (geplant 12 Monate) zu besetzen.

In dieser Position unterstützen Sie administrativ die Mitglieder des Präsidiums. Mit Ihren Kolleg*innen stimmen Sie sich eng ab und vertreten sich gegenseitig.

Zu Ihren Aufgaben gehören folgende Tätigkeiten:

• Termine für die Präsidiums mitglieder abstimmen, koordinieren und vereinbaren
  Anfragen universitäts interner und -externer Ansprech partnerinnen mündlich und schriftlich beantworten und weitervermitteln, auch in englischer Sprache
• Sitzungen und Besprechungen betreuen, vor- und nachbereiten, entsprechende Unterlagen zusammenstellen
• Gäste empfangen
• Dienstreisen für das Präsidium organisieren, vorbereiten und abrechnen (In- und Ausland)
• Büromaterial bestellen
• Internetseiten des Präsidiums pflegen mit Content-Management-System TYPO3

Einstellungsvoraussetzungen sind:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Bürobereich nach BBiG oder eine abgeschlossene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
• Sehr gute Rechtschreibkenntnisse und Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook
• Organisationsgeschick und Kommunikations stärke

Von Vorteil sind darüber hinaus:

• Ausgeprägte Teamfähigkeit
  Freude am Kontakt mit einer Vielzahl von Akteurinnen sowie an abstimmungs intensiven Vorgängen
• Schnelle Auffassungsgabe
• Selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sowie Erfahrungen in der Nutzung eines Content-Management-Systems

*Wir bieten unseren Mitarbeiterinnen:**

• Einen interessanten Arbeitsplatz, an dem Sie die zentralen Entwicklungen der Universität erleben und administrativ unterstützen können
• Ein engagiertes Team und eine freundliche Arbeits atmosphäre
• Bezahlung nach Tarifrecht (Jahres sonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermögens wirksame Leistungen)
• 30 Tage Jahresurlaub
• Die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten
• Unterstützung und Begleitung in der Phase Ihrer Einarbeitung
• Ein vielfältiges kostenloses Weiterbildungs angebot
• Leistungen der betrieblichen Gesundheits förderung und die Teilnahme an den Angeboten des Hochschul sports
• Nutzung des JobTickets im VBN
• Eine gute Infrastruktur mit Mensa, Bibliothek und Fahrrad werkstatt

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen/ Qualifikations nachweisen bis zum 04.09.2024 bevorzugt per E-Mail (geschaeftsstelle.p[at] uol.de) als eine zusammenhängende PDF-Datei an die Leiterin der Geschäftsstelle des Präsidiums, Frau Almke Ratjen. Verzichten Sie gern auf ein Foto in Ihren Bewerbungs unterlagen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungs unterlagen in Papierform nicht zurücksenden und senden Sie keine Originale oder Mappen zu.

Die Auswahlgespräche sind für den 16.09.2024 geplant. Bewerbungs- und Vorstellungskosten werden nicht übernommen.

Fragen zur Stelle beantworten Ihnen Christina Siebolds (0441 798-4657/ christina.siebolds[at]uol.de) oder Almke Ratjen (0441 798-4172/ almke.ratjen[at]uol.de).

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit, Festanstellung

Arbeitszeiten:

• Montag bis Freitag

Leistungen:

• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Weiterbildung
• Flexible Arbeitszeiten

Arbeitsort: Vor Ort