Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze internationale Studierende und organisiere spannende Veranstaltungen.
- Unternehmen: Universität Passau - ein Ort der Vielfalt und Innovation.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, kostenlose Parkplätze und zahlreiche Sportangebote.
- Weitere Informationen: Teilzeit möglich; wir fördern aktiv Gleichstellung und Vielfalt.
- Warum dieser Job: Gestalte die internationale Studienerfahrung und arbeite in einem motivierten Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement und sehr gute Sprachkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
In der Abteilung Internationales und Studierendenservice der Universität Passau ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen:
Die Universität Passau steht für exzellente Forschung und innovative Lehre. An der durch Weltoffenheit und Vielfalt geprägten und international ausgerichteten Universität sind rund 10.200 Studierende immatrikuliert; gemeinsam mit Promovierenden studieren und forschen hier insgesamt rund 11.000 junge Menschen aus über 100 Nationen. Mit über 1.300 Beschäftigten zählt die Universität Passau zugleich zu den größten Arbeitgebern in Passau und der Region.
Eckpunkte
- Beginn: nächstmöglich
- Umfang: Vollzeit
- Vergütung: TV-L E 6
- Befristung: zwei Jahre (Projektbefristung)
Ihre Aufgaben
- Allgemeine Korrespondenz per Telefon und E-Mail in deutscher und englischer Sprache
- Aktualisierung von Informationsmaterial, Erstellung und Aktualisierung von PowerPoint Präsentationen, Bearbeitung und Pflege von Internetseiten
- Assistenz bei der Organisation von Besuchen internationaler Gäste und bei dienstlichen Reisen ins Ausland
- Mitarbeit in Projektmanagement und -verwaltung, unter anderem beim Erasmus+ Programm (v. a. Eintragung und Pflege von Daten in der Mobilitätsdatenbank MoveON4, Unterstützung bei der Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen, Learning Agreements, Blended Intensive Programmes und Inter-Institutional Agreements)
- Beratung deutscher und internationaler Studierender zum Auslandsstudium, zur Studienorganisation und zu Fördermöglichkeiten
- Beratung und Betreuung internationaler Austauschstudierender bei Fragen zum Studium an der Universität Passau
- Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z. B. International Day, Orientierungswochen für internationale Studierende)
- Mitarbeit im Bereich der Zimmervermittlung: Akquise passender Zimmer; Vermittlung sowie Zuteilung von Zimmern; Prüfung und Ausgabe von Mietverträgen etc.
Ihr Profil
- Mit überdurchschnittlichem Erfolg abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung, gerne mit Fremdsprachenbezug
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen, sichere Rechtschreibung)
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
- Sehr gute englische Sprachkenntnisse und -fähigkeiten
- Organisatorisches Geschick sowie sehr sorgfältige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise
- Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Flexibilität sowie die Fähigkeit und Bereitschaft zu selbständigem und eigenverantwortlichem Arbeiten
- IT-Affinität; sehr gute Kenntnisse von MS-Office (insbesondere Word und Outlook) und die Bereitschaft zur stetigen Fortbildung; Kenntnisse in TYPO3 und MoveON4 von Vorteil; Datenbankkenntnisse sehr erwünscht
- Freundliches und verbindliches Auftreten
Wir bieten Ihnen
- eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen und motivierten Team,
- ein angenehmes Arbeitsklima an einem konjunkturunabhängigen und standortsicheren Arbeitsplatz,
- eine großzügige Gleitzeit- und Wohnraumarbeitsregelung,
- Eingruppierung in Entgeltgruppe 6 TV-L; Stufenzuordnung je nach Qualifikation und Berufserfahrung, die mit einem qualifizierten Arbeitszeugnis nachgewiesen wird,
- alle üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Diensts, insbesondere eine betriebliche Altersvorsorge (VBL),
- eine zentrale verkehrsgünstige Lage mit kostenlosem Parkplatz,
- vielfältige Sport- und Gesundheitsangebote im Hochschulsport,
- eine Mensa und mehrere Cafeterien auf einem wunderschönen Campus,
- weitere Informationen unter https://www.uni-passau.de/arbeiten-an-der-universitaet-passau/.
Teilzeitbeschäftigung ist möglich, sofern sich mehrere entsprechend qualifizierte Teilzeitkräfte bewerben und diese sich passend ergänzen. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Diese haben bei der Einstellung Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten Personen bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Universität Passau fördert aktiv die Gleichstellung aller Beschäftigten. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen aller Personen, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.
Für Rückfragen steht Ihnen die Leiterin des Akademischen Auslandsamtes, Frau Stefanie Dallmeier (stefanie.dallmeier@uni-passau.de, 0851 509-1165), zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen (insbesondere Schul-und Ausbildungszeugnissen, Arbeitszeugnissen) bis zum 1. Juni 2026 über unser Online-Bewerbungsportal. Diese werden wir sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens löschen.
Sachbearbeitung (m/w/d) im Akademischen Auslandsamt Arbeitgeber: Universität Passau Land Bayern
Die Universität Passau ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen und motivierten Team bietet. Mit einem angenehmen Arbeitsklima, flexiblen Arbeitszeiten und umfangreichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, einschließlich betrieblicher Altersvorsorge, fördert die Universität aktiv die persönliche und berufliche Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter. Zudem profitieren Sie von einer zentralen Lage, vielfältigen Sport- und Gesundheitsangeboten sowie einem inspirierenden Campusleben.
Kontaktdaten:
Universität Passau Land Bayern Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeitung (m/w/d) im Akademischen Auslandsamt erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um Kontakte zu knüpfen. Oft erfährt man von offenen Stellen durch persönliche Empfehlungen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten klar strukturierst. Zeige, dass du die Werte der Universität Passau verstehst und schätzt.
✨Tipp Nummer 3
Nutze unsere Website für die Bewerbung! Dort findest du nicht nur die aktuellen Stellenangebote, sondern auch hilfreiche Tipps zur Bewerbung und zum Auswahlprozess.
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die internationale Ausrichtung der Universität. Bereite Beispiele vor, wie du in der Vergangenheit mit internationalen Studierenden gearbeitet hast oder welche interkulturellen Erfahrungen du gemacht hast.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeitung (m/w/d) im Akademischen Auslandsamt mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Stelle im Akademischen Auslandsamt interessierst und was dich motiviert.
Betone deine Sprachkenntnisse!:Da die Stelle sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse erfordert, solltest du diese Fähigkeiten klar hervorheben. Gib konkrete Beispiele, wo du diese Sprachen angewendet hast, um deine Eignung zu unterstreichen.
Strukturiere deine Unterlagen!:Achte darauf, dass dein Lebenslauf und deine Zeugnisse übersichtlich und gut strukturiert sind. Verwende klare Überschriften und halte alles auf dem neuesten Stand, damit wir schnell einen Überblick über deine Qualifikationen bekommen.
Bewirb dich online!:Nutze unser Online-Bewerbungsportal, um deine Unterlagen einzureichen. Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu bearbeiten, und du kannst sicher sein, dass alles an der richtigen Stelle landet!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Passau Land Bayern vorbereitet
✨Sprich die Sprache der Universität
Da die Stelle sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse erfordert, solltest du sicherstellen, dass du in beiden Sprachen fließend kommunizieren kannst. Übe, deine Erfahrungen und Qualifikationen in beiden Sprachen zu präsentieren, um zu zeigen, dass du für die internationale Ausrichtung der Universität geeignet bist.
✨Bereite dich auf spezifische Aufgaben vor
Informiere dich über die Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden, wie z.B. die Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen oder die Organisation von Veranstaltungen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige dein organisatorisches Geschick
Die Position erfordert ein hohes Maß an Organisation. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, bei denen du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Vielleicht hast du ein Projekt geleitet oder eine Veranstaltung organisiert – teile diese Erfahrungen!
✨Sei freundlich und verbindlich
Ein freundliches Auftreten ist wichtig, besonders in einem internationalen Umfeld. Übe, wie du dich vorstellen und deine Motivation für die Stelle ausdrücken kannst. Zeige, dass du teamfähig und flexibel bist, und dass du bereit bist, eigenverantwortlich zu arbeiten.
