Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisatorische Unterstützung im Sekretariat und Verwaltung von Lehrveranstaltungen.
- Unternehmen: Universität Passau, eine internationale und vielfältige Bildungseinrichtung.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, angenehmes Arbeitsklima und zahlreiche Sozialleistungen.
- Weitere Informationen: Teilzeit möglich, Bewerbungen von Menschen mit Behinderung werden bevorzugt.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Sprachbildung in einem multikulturellen Umfeld.
- Qualifikationen: Mittlere Reife und kaufmännische Ausbildung, Teamfähigkeit und gute IT-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 32448 - 46308 € pro Jahr.
An der Universität Passau ist am Sprachenzentrum zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen: Sekretariat (m/w/d) am Sprachenzentrum.
Die Universität Passau steht für exzellente Forschung und innovative Lehre. An der durch Weltoffenheit und Vielfalt geprägten und international ausgerichteten Universität sind rund 10.200 Studierende immatrikuliert; gemeinsam mit Promovierenden studieren und forschen hier insgesamt rund 11.000 junge Menschen aus über 100 Nationen. Mit über 1.300 Beschäftigten zählt die Universität Passau zugleich zu den größten Arbeitgebern in Passau und der Region.
Eckpunkte:
- Beginn: nächstmöglich
- Umfang: Vollzeit
- Vergütung: TV-L E 6
- Befristung: 50 Prozent unbefristet, 50 Prozent befristet bis 25.06.2028 (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG)
Das Sprachenzentrum der Universität Passau ist eine der bundesweit größten Einrichtungen ihrer Art. An 13 Sprachen in Präsenz sowie zusätzlichen hybriden Angeboten in Kooperation mit anderen Universitäten nehmen jedes Semester bis zu 5.000 Studierende an ca. 350 Lehrveranstaltungen teil. Das Sekretariat dieser zentralen Einrichtung dient als Anlaufstelle für die Geschäftsführung, das internationale Kollegium, die Verwaltung der Hochschule, die Studierenden sowie zahlreiche interne und externe Kontakte.
Ihre Aufgaben:
- Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (Publikumsverkehr, Korrespondenz, Terminplanung, Protokollierung, Sitzungsvor- und -nachbereitung etc.)
- Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten, Druckvorlagen, Formularen und Serienbriefen
- Erstellung, regelmäßige Aktualisierung und Bekanntgabe statistischer Daten
- Sachliche und rechnerische Kontrolle von Dozierendenabrechnungen und Lehraufträgen
- Materialbeschaffung und -verwaltung
- Unterstützung bei der Kurs- und Raumplanung und Organisation von Veranstaltungen
- Pflege der Webseiten des Sprachenzentrums
Ihr Profil:
- Mittlere Reife sowie erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung
- Einschlägige Berufserfahrung vorzugsweise im Sekretariatsbereich von Vorteil
- Ausgeprägte Teamfähigkeit, Kommunikationskompetenz sowie die Bereitschaft zu eigenverantwortlichem, sorgfältigem und strukturiertem Arbeiten
- Versierter Umgang mit IT, insbesondere den MS Office-Anwendungen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse, weitere Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil
- Freude am Arbeiten in einem multikulturellen Umfeld und an mehrsprachiger, besonders englischsprachiger Kommunikation
Wir bieten Ihnen:
- eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen und motivierten Team
- ein angenehmes Arbeitsklima an einem konjunkturunabhängigen und standortsicheren Arbeitsplatz
- eine großzügige Gleitzeitregelung mit flexiblen Arbeitszeiten
- Wohnraumarbeit gemäß unserer Dienstvereinbarung in Abstimmung mit den Vorgesetzten
- Eingruppierung in Entgeltgruppe 6 des TV-L; Stufenzuordnung je nach Qualifikation und Berufserfahrung, nachgewiesen durch ein qualifiziertes Arbeitszeugnis
- alle üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Diensts, insbesondere eine betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- eine zentrale verkehrsgünstige Lage mit kostenlosem Parkplatz
- vielfältige Sport- und Gesundheitsangebote im Hochschulsport
- eine Mensa und mehrere Cafeterien auf einem wunderschönen Campus
Teilzeitbeschäftigung ist möglich, sofern sich mehrere entsprechend qualifizierte Teilzeitkräfte bewerben und diese sich passend ergänzen. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Diese haben bei der Einstellung Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten Personen bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Universität Passau fördert aktiv die Gleichstellung aller Beschäftigten. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen aller Personen, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.
Für Rückfragen steht Ihnen Herr Dr. Michael de Jong, Geschäftsführer des Sprachenzentrums, zur Verfügung (E-Mail: michael.dejong@uni-passau.de).
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen (insbesondere Schul- und Ausbildungszeugnisse, Arbeitszeugnisse) bis zum 9. August 2026 über unser Online-Bewerbungsportal. Diese werden wir spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens löschen.
Sekretariat (m/w/d) am Sprachenzentrum Arbeitgeber: Universität Passau
Die Universität Passau bietet eine inspirierende Arbeitsumgebung für Wissenschaftler, die an der Schnittstelle von empirischer Forschung und sozialwissenschaftlichen Methoden tätig sind. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und interdisziplinärem Austausch fördert die Universität nicht nur die persönliche und berufliche Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter, sondern bietet auch Zugang zu innovativen Forschungsprojekten im Bereich Open Science. Die Lage in der malerischen Stadt Passau sorgt zudem für eine hohe Lebensqualität und ein angenehmes Arbeitsumfeld.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sekretariat (m/w/d) am Sprachenzentrum erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Universität Passau
Wenn du auf der Website von Universität Passau stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sekretariat (m/w/d) am Sprachenzentrum mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Universität Passau erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Passau vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
