Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro und unterstütze die Universität bei spannenden Projekten.
- Unternehmen: Moderne Universitätsbibliothek mit internationalem Flair.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und umfangreiche Weiterbildung.
- Weitere Informationen: Engagiertes Team mit Fokus auf Work-Life-Balance und Chancengleichheit.
- Warum dieser Job: Gestalte eine abwechslungsreiche Karriere in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich und gute MS Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Die Universitätsbibliothek Regensburg ist als modernes Bibliothekssystem mit 3,5 Mio. Medieneinheiten für die gesamte Literatur- und Informationsversorgung in der Universität verantwortlich.
Eckpunkte:
- Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Umfang: Vollzeit 40 h / Woche (teilzeitgeeignet)
- Vergütung: TV‑L E6
- Befristung: unbefristet
Wir bieten:
- Eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen und modernen universitären Umfeld
- Gleitende Arbeitszeit sowie die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen
- Großzügige Regelung für Homeoffice zur Verbesserung der Work-Life-Balance
- Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot im universitären Umfeld
- Arbeitsplatz auf einem lebendigen Campus in internationaler Atmosphäre
Ihre Aufgaben:
- Allgemeine Sekretariatsführung und -organisation
- Betreuung des Publikumsverkehrs
- Kontoüberwachung und -verwaltung
- Ablageordnung und Aktenverwaltung
- Kommunikation mit allen Bereichen der Universität
- Reiseplanung und -abrechnung
- Terminmanagement
- Organisation von Veranstaltungen
- Betreuung von Gästen
Ihr Profil:
- Mit gutem Erfolg abgeschlossene, einschlägige Berufsausbildung z. B. Kaufmann / Kauffrau für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellter / Verwaltungsfachangestellte (m/w/d)
- Einschlägige berufliche Erfahrung, wünschenswert in der öffentlichen Verwaltung
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Gute Englischkenntnisse
- Sicherer, überprüfbarer Umgang mit MS Word und Excel (Tabellen, Rechnen, Statistiken)
- Fließendes Schreiben mit Zehn-Finger‑System sowie sichere Rechtschreibung
- Freundliches, diszipliniertes und professionelles Auftreten
- Hohe Einsatzbereitschaft und Lernfähigkeit
- Selbständiges, strukturiertes und sehr genaues Arbeiten, hohe Selbstorganisation
- Hohes Maß an Eigeninitiative und Zuverlässigkeit
- Verantwortungsbewusster Umgang mit Informationen
- Spass am Organisieren und Kommunizieren sowie hohe Teamfähigkeit
Die Universität Regensburg strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Die Universität Regensburg setzt sich besonders für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ein. Bei im Wesentlichen gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber bevorzugt eingestellt. Bitte weisen Sie auf eine vorliegende Schwerbehinderung ggf. bereits in der Bewerbung hin. Bitte beachten Sie, dass wir Kosten, die bei einem etwaigen Vorstellungsgespräch für Sie anfallen sollten, nicht übernehmen können.
Kontakt:
Für Auskünfte steht Ihnen Herr Dr. André Schüller‑Zwierlein oder Herr Dr. Albert Schröder zur Verfügung. Bewerbungen sind mit üblichen Unterlagen bis spätestens ausschließlich über den unten stehenden Bewerbungsbutton möglich.
Direktionssekretär / Direktionssekretärin bzw. Office Manager / Office Managerin (m/w/d) Arbeitgeber: Universität Regensburg
Die Universitätsbibliothek Regensburg bietet Ihnen als Direktionssekretär/in oder Office Manager/in eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen und kollegialen Umfeld. Mit flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten und einer großzügigen Homeoffice-Regelung fördern wir Ihre Work-Life-Balance und persönliche Entwicklung auf einem lebendigen Campus in internationaler Atmosphäre.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Direktionssekretär / Direktionssekretärin bzw. Office Manager / Office Managerin (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit der Universität Regensburg zu tun haben. So kannst du direkt mit den Leuten ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die vielleicht schon in der Universität arbeiten oder Kontakte haben. Oft hilft ein persönlicher Kontakt mehr als jede Bewerbung.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Universität und ihre aktuellen Projekte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch wirklich Interesse an der Arbeit hast.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle notwendigen Informationen bereitstellst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Direktionssekretär / Direktionssekretärin bzw. Office Manager / Office Managerin (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du genau die richtige Person für die Stelle als Direktionssekretär/in oder Office Manager/in bist.
Betone deine Erfahrungen!:Hebe deine relevanten beruflichen Erfahrungen hervor, besonders wenn du in der öffentlichen Verwaltung gearbeitet hast. Zeig uns, wie deine Fähigkeiten in der Sekretariatsführung und Organisation dir helfen werden, im Job erfolgreich zu sein.
Achte auf die Details!:Stelle sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Überprüfe Rechtschreibung und Grammatik, denn ein professionelles Auftreten beginnt mit einer sauberen Bewerbung. Wir lieben es, wenn alles ordentlich und strukturiert ist!
Bewirb dich über unsere Website!:Vergiss nicht, deine Bewerbung über den angegebenen Bewerbungsbutton auf unserer Website einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alle Unterlagen schnell und unkompliziert erhalten. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Regensburg vorbereitet
✨Informiere dich über die Universität
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Universitätsbibliothek Regensburg verschaffen. Schau dir ihre Website an, informiere dich über aktuelle Projekte und deren Rolle im Bildungssystem. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Sekretariatsführung, Organisation und Kommunikation unter Beweis stellen. So kannst du während des Interviews anschaulich zeigen, wie du die Anforderungen der Stelle erfüllst.
✨Präsentiere deine MS-Office-Kenntnisse
Da gute Kenntnisse in MS Word und Excel gefordert sind, sei bereit, darüber zu sprechen, wie du diese Programme in der Vergangenheit genutzt hast. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel nennen, wo du eine Tabelle erstellt oder eine Präsentation vorbereitet hast.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
In einem universitären Umfeld ist Teamarbeit wichtig. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit anderen betreffen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast.
