Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze bei Büroassistenz und Sekretariatsaufgaben an der Universität Rostock.
- Unternehmen: Traditionsreiche, innovative und familienfreundliche Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.
- Vorteile: Unbefristete Anstellung, faire Bezahlung und ein freundliches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Chancengleichheit wird großgeschrieben, Bewerbungen von allen sind willkommen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Bildung und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Erfahrung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.
An der Philosophische Fakultät , Institut für Philosophie, Moritz-Schlick-Forschungsstelle besetzen wir vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen die folgende Stelle:
Büroassistent/in (m/w/d)
Startdatum zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Arbeitszeit Teilzeit mit 20 Stunden
Entgelt Entgeltgruppe 6 TV-L
Standort Innenstadt
Ausschreibungsnummer N 25/2026
Befristung unbefristet
Bewerbungsfrist 13.04.2026
FÜR WEITERE AUSKÜNFTE STEHEN WIR IHNEN ZUR VERFÜGUNG:
Personalservice:
Katja Höpfner
Tel.-Nr.: 0381/498-1336
E-Mail: katja.hoepfner@uni-rostock.de
Fachbereich:
Prof. Dr. Matthias Wunsch
Tel.-Nr.: 0381/498-2800
E-Mail: matthias.wunsch@uni-rostock.de
DAS SIND IHRE AUFGABEN:
- Führen des Sekretariats der Moritz-Schlick-Forschungsstelle einschließlich Betreuen des Publikumsverkehrs, Digitalisierung und Ablage, Terminkoordination und -überwachung
- Organisieren und Vorbereiten von Besprechungen, Wiedervorlagen, Meetings, Tagungen, Dienstreisen für Mitarbeiter der Forschungsstelle und Besuchen von wissenschaftlichen Gästen
- Unterstützen beim Erstellen und Bearbeiten von Materialien wie Flyern, Projektanträgen und -berichten
- Pflegen des Internetauftritts der Forschungsstelle
- Bewirtschaften von Haushalts- und Projektmitteln inkl. Planung, Überwachung und Dokumentation
- Durchführen von Beschaffungsvorgängen inkl. Angebotseinholung, Bestellung, Lieferungs- und Rechnungskontrolle (Verbrauchsmaterial, Büromaterial, Schlüssel, allgemeine Soft- und Hardware, Geräte etc.).
- Unterstützen bei Personalvorgängen inkl. Vorbereiten der notwendigen Unterlagen, Erstellen von Kalkulationen und Überwachen von Terminen für Verträge
DAMIT PASSEN SIE ZU UNS:
- abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann im Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbarer kaufmännischer Abschluss mit möglichst gutem Ergebnis; alternativ sollten Sie uns darlegen können, dass Sie über gleichwertige berufliche Erfahrungen im beschriebenen Aufgabengebiet verfügen
- hohe Affinität zum digitalen Büro- und Prozessmanagement, Engagement bei der Nutzung bzw. Bedienung von Systemen der E-Verwaltung
- sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Access usw.)
- wünschenswert sind Erfahrungen:
- im Formatieren und Korrekturlesen von wissenschaftlichen Texten
- in der öffentlichen Verwaltung und/oder mit digitalen Verwaltungsprozessen
- im Hinblick auf Haushaltsführung und Mittelbewirtschaftung
- in der Erstellung und Bearbeitung von Homepages mit Typo 3 bzw. die Bereitschaft sich einzuarbeiten
- vorzugsweise mehrjährige berufliche Erfahrungen im Büromanagement und/oder in der öffentlichen Verwaltung
- sicheres selbständiges und umsichtiges Arbeiten, Organisationsgeschick sowie termingerechte Arbeitsweise
- freundliches, zugewandtes Auftreten, präzise Kommunikation, sichere Umgangsformen, ein gutes Serviceverständnis und eine gute Passfähigkeit im Team
- sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, sehr gute Rechtschreibung- und Grammatikkenntnisse
- wünschenswert sind gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
WIR ALS ARBEITGEBER:
Chancengleichheit ist uns wichtig. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen. Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir.
WEITERE HINWEISE:
Die tarifliche Erfahrungsstufe legen wir unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung individuell fest.
Sofern Sie bereits an der Universität teilzeitbeschäftigt sind, prüfen wir individuell, ob durch Ihre Bewerbung eine Arbeitszeiterhöhung möglich ist.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnis mit Angabe der Abschlussnote) bis spätestens 13.04.2026. Wir können nur Bewerbungen berücksichtigen, die über unsere Homepage eingehen. Dazu senden Sie uns bitte Ihre Unterlagen über den Button „Online-Bewerbung“ am Ende eines Stellenangebots zu. E-Mail-Bewerbungen können wir leider nicht akzeptieren.
Bewerbungsunterlagen, die unvollständig sind, können im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens unberücksichtigt bleiben.
Bewerbungs- und Fahrkosten können wir leider nicht übernehmen.
Werden Sie Teil des Teams
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Kontakt
Universität Rostock
18051 Rostock
Tel.: +49 381 498 - 0
Sitze des Rektorats:
Universitätsplatz 1
18055 Rostock
Büroassistent/in (m/w/d) Arbeitgeber: Universität Rostock
Die Universität Rostock ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem modernen, familienfreundlichen Umfeld bietet. Mit einer starken Ausrichtung auf Chancengleichheit und individuellen Entwicklungsmöglichkeiten fördert die Hochschule das Wachstum ihrer Mitarbeiter:innen in einer lebendigen Stadt am Meer. Hier erwartet Sie ein positives Arbeitsklima, in dem Teamarbeit und Innovation großgeschrieben werden.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Büroassistent/in (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit jemandem aus der Abteilung zu sprechen, nutze sie. Zeige dein Interesse an der Stelle und stelle Fragen, die dir helfen, mehr über die Aufgaben und das Team zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor. Informiere dich über die Universität Rostock und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und dich engagierst.
✨Tipp Nummer 3
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen. Vielleicht kennst du jemanden, der bereits an der Universität arbeitet oder dort studiert hat. Empfehlungen können dir einen Vorteil verschaffen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung vollständig und korrekt eingereicht wird. Denk daran, alle geforderten Unterlagen beizufügen, um den Auswahlprozess nicht zu gefährden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Büroassistent/in (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich:Zeig uns, warum du genau zu uns passt! Erzähl ein bisschen über dich und deine Motivation für die Stelle als Büroassistent/in. Das macht dein Anschreiben einzigartig und hebt dich von anderen Bewerbungen ab.
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Konzentrier dich auf relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die für die Büroassistenz wichtig sind. Wir lieben es, wenn wir schnell sehen können, was du drauf hast!
Rechtschreibung und Grammatik checken:Achte darauf, dass dein Bewerbungstext fehlerfrei ist. Eine saubere Rechtschreibung und Grammatik zeigen uns, dass du sorgfältig arbeitest und Wert auf Details legst. Lass am besten jemanden drüberlesen!
Bewerbung über unsere Website:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unseren Online-Bewerbungsbutton auf der Homepage einzureichen. E-Mail-Bewerbungen werden nicht berücksichtigt, also achte darauf, dass alles vollständig ist, bevor du absendest!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Rostock vorbereitet
✨Informiere dich über die Universität
Bevor du zum Vorstellungsgespräch gehst, solltest du dir einen Überblick über die Universität Rostock und ihre Werte verschaffen. Informiere dich über die Wirtschafts- und Sozialwissenschaftliche Fakultät sowie die Lehrstühle für ABWL: Marketing und Angewandte Makroökonomie. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Büromanagement und in der Büroassistenz unter Beweis stellen. Sei bereit, diese während des Gesprächs zu erläutern, um deine Eignung für die Stelle zu untermauern.
✨Präsentiere deine IT-Kenntnisse
Da sehr gute IT-Anwenderkenntnisse gefordert sind, solltest du dich darauf vorbereiten, deine Erfahrungen mit MS-Office und elektronischer Kommunikation zu erläutern. Vielleicht kannst du auch spezifische Programme oder Tools nennen, die du bereits genutzt hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du als Erstkontakt für Studierende und Gäste fungieren wirst, ist es wichtig, dass du deine freundlichen Umgangsformen und dein positives Dienstleistungsverständnis zeigst. Übe, wie du dich in typischen Situationen verhalten würdest, um einen guten Eindruck zu hinterlassen.
