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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Fakultätsverwaltung bei Budgetplanung, Prüfungsorganisation und Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Die Universität Rostock ist eine innovative, familienfreundliche Hochschule an der Ostsee.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, unbefristete Anstellung und ein modernes Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Hochschulverwaltung mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Erfahrung erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen sind bis zum 29.08.2025 über unsere Homepage einzureichen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.
An der Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Fakultät, Fakultätsverwaltung besetzen wir vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen die folgende Stelle:
Sachbearbeiter/in in der Fakultätsverwaltung (m/w/d)
FÜR WEITERE AUSKÜNFTE STEHEN WIR IHNEN ZUR VERFÜGUNG:
Beatrice Gutzmer
Tel.-Nr.: 0381/498-1277
E-Mail: beatrice.gutzmer@uni-rostock.de
Katja May-Glöckner
Tel.-Nr.: 0381/498-4004
E-Mail: katja.may-gloeckner@uni-rostock.de
DAS SIND IHRE AUFGABEN:
- Unterstützung bei der Vorbereitung fakultätsinterner Haushaltsrichtlinien zur Abstimmung mit der Fakultätsleitung
- Unterstützung bei der Verwaltung und Überwachung der zentralen Haushaltsmittel
- Vorbereitung von Berufungsverhandlungen hinsichtlich möglicher räumlicher und finanzieller Ausstattung
- Übernahme der Verwaltungsorganisation durch u.a. Unterstützen der Fakultätsgeschäftsführung, Terminkoordinierung, Mitwirken bei der Vorbereitung und Durchführung von wissenschaftlichen Veranstaltungen und Gremiensitzungen
- Beraten von Lehrenden und Studierenden zur Prüfungsplanung und -gestaltung
- Organisieren und Vorbereiten von Prüfungsperioden
- Studierendenverwaltung, u.a. Bearbeiten von Zulassungen, Prüfungs- und Notenverwaltung, Erstellen von Dokumenten/Bescheiden, Abwesenheitsverwaltung
- Einführen, Mitgestalten und Umsetzen der E-Verwaltung an der Fakultät
- Unterstützen bei der organisatorischen Betreuung von Personalangelegenheiten, u.a. Bearbeiten von studentischen Hilfskraftverträgen, Vorbereiten von Einstellungsunterlagen
DAMIT PASSEN SIE ZU UNS:
- abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder vergleichbarer Abschluss mit möglichst gutem Ergebnis oder mehrjährige, einschlägige berufliche Erfahrungen in der Büro- und/oder Studierendenorganisation
- mindestens gute anwendungssichere Kenntnisse von Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
- sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache und gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
- sehr gute Teamfähigkeit
- selbständige und lösungsorientierte Arbeitsweise, prozessorientierte Denkweise, Belastbarkeit, Flexibilität, absolute Verlässlichkeit, auch in Bezug auf den Umgang mit sensiblen Daten (verhandlungs-)sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern (persönlich, wie auch am Telefon)
- gute Kenntnisse in der öffentlichen Finanzverwaltung
- Kenntnisse im Bereich der Hochschulorganisation
- gute Kenntnisse in der Anwendung mit Typo 3 und HiS-Systemen
WIR ALS ARBEITGEBER:
Chancengleichheit ist uns wichtig. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen. Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir.
WIR BIETEN IHNEN:
WEITERE HINWEISE:
Die tarifliche Erfahrungsstufe legen wir unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung individuell fest.
Einstellungen sind ausschließlich im Angestelltenverhältnis in der angegebenen Entgeltgruppe möglich.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnis mit Angabe der Abschlussnote) bis spätestens 29.08.2025. Wir können nur Bewerbungen berücksichtigen, die über unsere Homepage eingehen. Dazu senden Sie uns bitte Ihre Unterlagen über den Button „Online-Bewerbung“ am Ende eines Stellenangebots zu. E-Mail-Bewerbungen können wir leider nicht akzeptieren.
Bewerbungsunterlagen, die unvollständig sind, können im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens unberücksichtigt bleiben.
Bewerbungs- und Fahrkosten können wir leider nicht übernehmen.
Werden Sie Teil des Teams
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Kontakt
Universität Rostock
18051 Rostock
Tel.: +49 381 498 – 0
Sitze des Rektorats:
Universitätsplatz 1
18055 Rostock
Zertifikate
Familienfreundliche Hochschule HRK-Audit
#J-18808-Ljbffr
Sachbearbeiter/in in der Fakultätsverwaltung (m/w/d) Arbeitgeber: Universität Rostock
Kontaktperson:
Universität Rostock HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter/in in der Fakultätsverwaltung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Fakultätsverwaltung. Verstehe die Struktur und die Abläufe an der Universität Rostock, um in Gesprächen gezielt auf deine Kenntnisse und Erfahrungen eingehen zu können.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Fakultätsverwaltung. Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und wertvolle Einblicke in die Arbeitsweise und Kultur der Fakultät zu erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Teamfähigkeit und Selbstständigkeit vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige dein Interesse an der E-Verwaltung und den digitalen Prozessen. Informiere dich über aktuelle Trends in der Hochschulorganisation und bringe Ideen ein, wie du zur Weiterentwicklung dieser Prozesse beitragen kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter/in in der Fakultätsverwaltung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe darauf ein, wie du die Anforderungen der Universität Rostock erfüllst und was dich an der Position reizt.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Betone relevante berufliche Erfahrungen, insbesondere im Bereich Büro- und Studierendenorganisation, sowie deine Kenntnisse in Office-Anwendungen und der Hochschulorganisation.
Vollständige Unterlagen einreichen: Stelle sicher, dass du alle geforderten Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnis) vollständig und in der richtigen Form über die Online-Bewerbung der Universität Rostock einreichst. Unvollständige Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Rostock vorbereitest
✨Informiere dich über die Universität Rostock
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gründlich über die Universität Rostock und ihre Fakultätsverwaltung informieren. Verstehe die Werte und Ziele der Institution, um zu zeigen, dass du gut zur Unternehmenskultur passt.
✨Bereite Beispiele für deine Erfahrungen vor
Da die Stelle spezifische Anforderungen hat, bereite konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die deine Fähigkeiten in der Büro- und Studierendenorganisation unter Beweis stellen. Zeige, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Präsentiere deine Teamfähigkeit
Die Position erfordert gute Teamarbeit. Bereite dich darauf vor, Beispiele zu nennen, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast. Betone deine Flexibilität und deine Fähigkeit, mit verschiedenen Persönlichkeiten umzugehen.
✨Stelle Fragen zur E-Verwaltung
Da die Stelle auch die Mitgestaltung der E-Verwaltung umfasst, stelle gezielte Fragen dazu. Zeige dein Interesse an digitalen Lösungen und wie du zur Verbesserung der Verwaltungsprozesse beitragen kannst.
