Fachspezialist:in PhD Office (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Umfassende und eigenverantwortliche Bearbeitung aller administrativen Schritte des Doktorats, von der Zulassung bis zur Promotion
• Korrespondenz und Kommunikation mit Doktorierenden, Professor:innen und internen Schnittstellen in Deutsch und Englisch
• Koordination und Zusammenarbeit mit den administrativen Leitungen der Doktoratsprogramme
• Aktive Mitarbeit bei der Umsetzung von Projekten zur strategischen Weiterentwicklung des PhD Office und der Doktoratsstrukturen (z. B. Digitalisierung von Prozessen)
• Übernahme von Verantwortlichkeiten und Aufgabenpaketen in gegenseitiger Vertretung im Team

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung
• Ausgezeichnete administrative und organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und präzise Arbeitsweise
• Hohe Dienstleistungs- und Kommunikationskompetenz, mündlich und schriftlich, in Deutsch und Englisch
• Berufserfahrung: 3 Jahre
• Kenntnisse der Hochschulverwaltung von Vorteil, idealerweise im Bereich Doktorat oder Studienadministration
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und Affinität zur Digitalisierung
• Proaktive, lösungsorientierte und belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägter Teamfähigkeit

Anstellung

Für das PhD Office der Universität St. Gallen wird per 1. Mai 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte, organisationsstarke und proaktive Persönlichkeit als Mitarbeiter:in zur Verstärkung unseres Teams gesucht. Die Stelle wird mit 50 % ausgeschrieben, jedoch mit der Option der späteren Aufstockung auf 80 % ab dem 1. 1. 2027.

Inspirierendes Arbeitsumfeld

Das PhD Office ist die Anlaufstelle für Doktoratsinteressierte und Doktorierende der Universität St. Gallen. Es begleitet die Doktorierenden von der Zulassung bis zur Promotion in administrativen Belangen, koordiniert die verschiedenen Doktoratsprogramme und dient auch als Anlaufstelle für die Referent:innen.

Weiterbildung

Wir unterstützen interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten. Unser internes Weiterbildungsprogramm bietet praxisnahe, engagierte und didaktisch ausgereifte Wissensvermittlung in Form von Seminaren, E‑Learnings, Coachings und kollegialer Beratung. Aufgabenspezifische externe Weiterbildungen unterstützen wir finanziell und zeitlich.

Netzwerk

Wir fördern unsere Kultur der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und schaffen Raum für das Knüpfen wertvoller Beziehungen – auch zu externen Partner*innen. Regelmässiger Austausch und interne Veranstaltungen helfen, diese Beziehung zu festigen und langanhaltend zu gestalten.

Familie & Beruf

Wir stellen unseren Mitarbeitenden flexible Arbeitszeitmodelle mit variabler Wochenstundenanzahl zur Verfügung. Als familienfreundliche Arbeitgeberin bieten wir Teilzeitanstellungen an, 16 Wochen Mutterschaftsurlaub und eine subventionierte Kinderkrippe sowie Betreuungsangebote in den Ferien.

Chancengleichheit

Die Universität ermöglicht allen Beschäftigten und Studierenden die gleichen Chancen. Das betrifft das Studium, die Arbeit genauso wie die akademische Karriere, die Besetzung universitärer Leitungsfunktionen oder die Vereinbarkeit von Studium, Beruf und privatem Engagement. Hierfür engagieren wir uns mit diversen Massnahmen in den Bereichen Lehre, Forschung, Verwaltung und Rektorat.

Fit und Gesund

Wir unterstützen Sie, fit und gesund zu bleiben. Neben unserem vielseitigen, grösstenteils kostenfreien Unisportangebot und Aktionswochen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement bieten wir Ihnen Früchte am Arbeitsplatz. In unserer Mensa finden Sie eine breite Auswahl an frisch zubereiteten Gerichten – von vegetarischen Speisen bis hin zu Fischgerichten – zu vergünstigten Preisen.

Die Universität St. Gallen (HSG) – eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas – engagiert sich in der Ausbildung von über 10 000 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3 500 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung.