Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination der StartWoche für 2'300 Studierende und Optimierung von Prozessen.
- Unternehmen: Universität St.Gallen, eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas.
- Vorteile: Dynamisches Team, attraktive Arbeitsumgebung und Mitgestaltung von Veranstaltungen.
- Weitere Informationen: Langfristige Verpflichtung erwünscht, Antritt ab Oktober 2026.
- Warum dieser Job: Gestalte den Studienstart und unterstütze neue Studierende in ihrer akademischen Reise.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Teamfähigkeit.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Service Center StartWoche & Assessmentjahr
Das Assessmentjahr ist das erste Studienjahr des Bachelor-Studiums an der Universität St.Gallen (HSG). Der Studienaufbau und das Prüfungssystem des Assessmentjahres verfolgen das Ziel, Studierenden fachliches Grundwissen, elementare wissenschaftliche Qualifikationen und Selbstlernkompetenzen zu vermitteln sowie einen Überblick zu den anschliessenden Vertiefungsmöglichkeiten zu geben, um sie für ihr Studium auf Bachelor- und Master-Stufe zu befähigen.
Eine Woche vor Semesterbeginn kommen die neueintretenden Studierenden des Assessmentjahres zur StartWoche auf dem Campus der Universität St.Gallen (HSG) zusammen, um sich mit dem universitären Umfeld vertraut zu machen. Die StartWoche ist integraler und curricularer Bestandteil des Assessmentjahres. Gesamtziel der StartWoche ist es, die Studienanfänger:innen während einer Woche inhaltlich und organisatorisch optimal auf ihren Studienalltag vorzubereiten sowie das soziale und akademische Umfeld Universität kennenzulernen.
Wir bieten:
- Mitgestaltung der Lehrveranstaltung und des jährlichen Grossanlasses StartWoche
- Anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeiten
- Mitarbeit in einem dynamischen und motivierten Team
- Attraktive Arbeitsumgebung auf dem Campus
Neben dem Engagement in der intensiven Vorbereitungsphase der StartWoche erwarten wir 100% Einsatz während der StartWoche selbst (Jahresarbeitszeit). Erwünscht wird eine längerfristige Verpflichtung. Antritt der Stelle: ab 1. Oktober 2026 oder nach Vereinbarung.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, die Sie bitte über unser Online-Bewerbungsportal einreichen.
Ihre Aufgaben:
- Verantwortung für die Konzeption und Umsetzung der Raum- und Zeitplanung der StartWoche. Dazu zählen alle Veranstaltungen und Programmpunkte der einwöchigen Lehrveranstaltung für rund 2'300 Personen inkl. der individuellen Stundenpläne für 72 StartWochen-Gruppen sowie die Koordination aller mit der Raum- und Zeitplanung zusammenhängenden Schnittstellen und Prozesse.
- Verantwortung für alle mit der StartWochen-Gruppeneinteilung zusammenhängenden Prozesse der Datenaufbereitung und -verwaltung.
- Evaluation von Prozessen sowie Planung und Umsetzung von Prozessoptimierungen.
- Koordination der rund 30-köpfigen Support Crew vor und während der StartWoche und vorherige Ausbildung, im Sinne der Vorbereitung auf die Aufgaben in der StartWoche, im Rahmen zweier ganztägiger Seminare.
- Aufgleisung und Betrieb der StartWochen-Infodesks während der Woche.
Beide Bereiche des Service Centers "StartWoche & Assessmentjahr" werden von einem erfahrenen, fünfköpfigen Kernteam koordiniert und kontinuierlich weiterentwickelt. Gemeinsam mit vier studentischen Mitarbeitenden sorgt das Kernteam dafür, dass der Studienstart an der Universität St.Gallen ein voller Erfolg wird und die neueintretenden Studierenden gut vorbereitet in das Assessmentjahr starten.
Ihr Profil:
- Mindestens Bachelor-Abschluss
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in deutscher und englischer Sprache
- Souveräner und kompetenter Auftritt vor Studierenden verbunden mit der Fähigkeit zur Wissensvermittlung
- Hervorragende Microsoft Office-Kenntnisse
- Selbstständige, systematische, speditive sowie genaue Arbeitsweise
- Eigeninitiative, schnelle Auffassungsgabe und gute kommunikative Fähigkeiten
- Ausgesprochen hohe Teamfähigkeit und Belastbarkeit
- Bereitschaft zu flexibler Arbeitsweise, um phasenweise höhere Arbeitsbelastungen auszugleichen
- Idealerweise Berufserfahrung im universitären Umfeld
"Ein Ort, der Wissen schafft" - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 10'000 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3'500 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung.
Administrative Koordination Projekt und Prozesse StartWoche (m/w/d) 80 % Arbeitgeber: Universität St.Gallen
Die Universität St.Gallen (HSG) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden ein dynamisches und motiviertes Team sowie eine attraktive Arbeitsumgebung auf dem Campus bietet. Mit einem klaren Fokus auf die persönliche und berufliche Weiterentwicklung fördert die HSG eine Kultur der Zusammenarbeit und des Engagements, während sie gleichzeitig die Möglichkeit bietet, an bedeutenden Veranstaltungen wie der StartWoche mitzuwirken und somit einen direkten Einfluss auf die Ausbildung von über 10'000 Studierenden zu haben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Administrative Koordination Projekt und Prozesse StartWoche (m/w/d) 80 % erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um Kontakte zu knüpfen. Oft sind es persönliche Empfehlungen, die den Unterschied machen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten klar strukturierst. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Das macht es uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und dir schneller Feedback zu geben. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Position! Erkläre im Gespräch, warum du gerade bei uns arbeiten möchtest und was dich an der StartWoche besonders interessiert.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Koordination Projekt und Prozesse StartWoche (m/w/d) 80 % mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende deine eigene Stimme und schreibe authentisch. Das macht deine Bewerbung einzigartig und hebt dich von anderen ab.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, um sicherzugehen, dass alles klar und professionell ist.
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!:Nutze die Informationen aus der Stellenbeschreibung, um zu zeigen, dass du die Anforderungen verstehst und erfüllst. Verlinke deine Erfahrungen und Fähigkeiten direkt mit den Aufgaben, die in der Ausschreibung genannt werden.
Bewirb dich über unser Online-Portal!:Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und effizient bearbeiten können, reiche sie bitte über unser Online-Bewerbungsportal ein. So bist du auf der sicheren Seite und wir können dich schneller kontaktieren!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität St.Gallen vorbereitet
✨Informiere dich über die StartWoche
Mach dich mit dem Konzept und den Zielen der StartWoche vertraut. Verstehe, wie diese Woche den neuen Studierenden helfen soll, sich in ihrem Studienalltag zurechtzufinden. Zeige im Interview, dass du die Bedeutung dieser Veranstaltung erkennst und bereit bist, aktiv zur Gestaltung beizutragen.
✨Bereite Beispiele für deine Teamfähigkeit vor
Da Teamarbeit eine zentrale Rolle in dieser Position spielt, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung parat haben. Erkläre, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du vor Studierenden auftreten wirst, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten oder Informationen verständlich zu vermitteln.
✨Sei bereit für Prozessoptimierungsgespräche
Da die Evaluation und Optimierung von Prozessen Teil deiner Aufgaben sein wird, solltest du dir Gedanken über mögliche Verbesserungen machen. Überlege dir, wie du bestehende Abläufe effizienter gestalten könntest und bringe diese Ideen im Interview ein.
