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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Sekretariat und unterstütze die Institutsleitung in verschiedenen administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Das Institut für Technische Chemie der Universität Stuttgart ist international ausgerichtet und innovativ.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und 30 Tage Urlaub plus Gleittage.
- Warum dieser Job: Erlebe abwechslungsreiche Aufgaben und arbeite eng mit der Institutsleitung zusammen in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Unbefristete Stelle im öffentlichen Dienst mit attraktiven Vergütungen und Fortbildungsmöglichkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Am Institut für Technische Chemie der Universität Stuttgart ist eine unbefristete 100%-Stelle als Assistent*in der Institutsleitung / F remdsprachensekretär*in (m/w/d) zum frühestmöglichen Termin zu besetzen. Die Stelle kann auch gerne aufgeteilt werden. Das Institut für Technische Chemie der Universität Stuttgart ist ein international orientiertes Institut und betreibt Forschung und Lehre in den Bereichen Technische Chemie, heterogene Katalyse und chemische Reaktionstechnik sowie molekulare heterogene Katalyse. • Selbstständige und eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats (Empfang, nationaler und internationaler Telefon- und Schriftverkehr, Terminkoordination, Archiv, Bestellwesen, Organisation und Überwachung von internen Verwaltungsabläufen) • Verwaltung Finanzmittel / Rechnungswesen (Budgetverwaltung von Haushalts- und Drittmitteln, Erstellung und Auswertung von Budgetübersichtsberichten, gute Kenntnisse von Excel und SAP (4Hana)); Bearbeitung von Rechnungen im digitalen Rechnungssystem der Universität; Inventarisierung • Projektmanagement (Erstellung von Mittelabrufen sowie Zwischen- und Schlussnachweisen; Kommunikation mit internationalen Projektpartner*innen) • Personalwesen (Einstellung und Weiterbeschäftigung von Mitarbeitenden, Vertragsänderungen vorbereiten, Urlaubskarteien führen) • Dienstreiseorganisation und -abrechnung • Sichere Beherrschung von SAP (4Hana) und MS-Office-Anwendungen wie Excel, Outlook und Word • Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation, Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbarer Qualifikation • Sehr gute Sprachkenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift, Kenntnisse von Französisch und einer weiteren Fremdsprache sind von Vorteil • Selbstständige, strukturierte und flexible Arbeitsweise • Organisationstalent, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität, Serviceorientierung • Gute Kommunikationsfähigkeit und freundliches Auftreten, hohe Einsatzbereitschaft, hohe Zuverlässigkeit • Einen sicheren und spannenden Arbeitsplatz mit herausfordernden und abwechslungsreichen Aufgaben in enger Zusammenarbeit mit der Institutsleitung • Ein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum in der Selbstorganisation des Lehrstuhls sowie der Unterstützung von Lehre und Forschung • Arbeitsbedingungen und Vergütungen nach TV-L, Eingruppierung bis zu Entgeltgruppe 9b mit den üblichen Leistungen des öffentlichen Dienstes möglich • Ein unbefristetes und sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst • Flexible Arbeitszeiten, ortsunabhängiges Arbeiten (bis zu 40% der Arbeitszeit) und 30 Tage Urlaub plus zusätzliche Gleittage • Hervorragende Anbindung an den ÖPNV, vergünstigtes JobTicket für Bus und Bahn sowie JobRad-Angebote • Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten und ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit umfangreichen Angeboten JBRP1_DE
Assistent/in der Institutsleitung / Fremdsprachensekretär/in (m/w/d) Arbeitgeber: Universität Stuttgart
Kontaktperson:
Universität Stuttgart HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent/in der Institutsleitung / Fremdsprachensekretär/in (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kommilitonen oder Kollegen, die bereits im Bereich der technischen Chemie oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen oder erhält wertvolle Einblicke in den Bewerbungsprozess.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor. Informiere dich über das Institut für Technische Chemie und deren aktuelle Projekte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch ein echtes Interesse an der Forschung und Lehre hast.
✨Tip Nummer 3
Praktische Erfahrungen sind entscheidend! Wenn du die Möglichkeit hast, Praktika oder Werkstudentenstellen in verwandten Bereichen zu absolvieren, nutze diese Chance. Dies zeigt nicht nur deine Motivation, sondern gibt dir auch wertvolle Fähigkeiten, die du in der Bewerbung hervorheben kannst.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse aktiv! Da die Stelle sehr gute Englischkenntnisse erfordert, könntest du in einem Gespräch Beispiele nennen, wo du deine Sprachfähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast. Wenn du Kenntnisse in weiteren Sprachen hast, erwähne diese ebenfalls, um dich von anderen Bewerbern abzuheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent/in der Institutsleitung / Fremdsprachensekretär/in (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Kenntnisse in SAP (4Hana) und MS-Office-Anwendungen sowie deine Sprachkenntnisse.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten zur Organisation und Kommunikation beitragen können.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf fehlerfrei sind und professionell aussehen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Stuttgart vorbereitest
✨Bereite dich auf die spezifischen Aufgaben vor
Informiere dich über die verschiedenen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie z.B. Projektmanagement und Finanzverwaltung. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige deine Sprachkenntnisse
Da sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, solltest du während des Interviews sicher in beiden Sprachen kommunizieren. Bereite dich darauf vor, auch in einer anderen Fremdsprache zu sprechen, falls dies zur Sprache kommt.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Die Stelle erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent. Bereite konkrete Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Selbstorganisation und dein Talent für die Koordination von Terminen und Abläufen demonstrieren.
✨Sei bereit für Fragen zur Teamarbeit
Teamfähigkeit ist ein wichtiger Aspekt dieser Position. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und sei bereit, diese Erfahrungen zu teilen, um deine Eignung für die Rolle zu unterstreichen.
