Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Übernehme administrative Aufgaben und unterstütze internationale Projekte in einem dynamischen Team.
- Arbeitgeber: Das Institut für Systemtheorie und Regelungstechnik bietet exzellente Forschung und Lehre.
- Mitarbeitervorteile: Sicherer Arbeitsplatz, flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Sozialleistungen warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und gestalte spannende Projekte mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Gute Englisch- und Deutschkenntnisse sowie Organisationstalent sind gefragt.
- Andere Informationen: Bewerbungen bis 15. Mai 2025 per E-Mail an Prof. Dr.-Ing. Frank Allgöwer.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 49000 € pro Jahr.
INSTITUT FÜR SYSTEMTHEORIE UND REGELUNGSTECHNIK (IST) ZUM FRÜHESTMÖGLICHEN TERMIN TEILZEIT ENTGELTGRUPPE 9b TV-L UNBEFRISTET
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum frühestmöglichen Termin eine n Fremdsprachensekretär in (m/w/d), 50%, Entgeltgruppe 9b TV-L, unbefristet. Unser international ausgerichtetes Institut steht für exzellente Forschung und Lehre auf den Gebieten der Regelungstechnik und Systemtheorie. Mit über 30 Mitarbeiter innen engagieren wir uns für Spitzenforschung und bieten zugleich qualitativ hochwertige und innovative Lehre für eine Vielzahl von Studiengängen an. Unser wissenschaftliches Team wird durch ein internationales administratives Team bestehend aus vier Personen unterstützt. Dieses Team sorgt für einen reibungslosen Ablauf aller administrativen Prozesse und trägt maßgeblich zur erfolgreichen Organisation des Instituts bei. Zusammen legen wir auch Wert auf ein gutes Miteinander. Ob bei der Umsetzung anspruchsvoller Projekte oder bei informellen Teamaktivitäten - offene Kommunikation und gegenseitige Unterstützung prägen unser Arbeitsklima. Die Arbeitssprache am Institut ist Englisch.
Ihre Aufgaben:
- Selbständige und eigenverantwortliche Übernahme von Tätigkeiten im Institutssekretariat
- Administrative Unterstützung der Institutsleitung
- Unterstützung und Verwaltung von (internationalen) Projekten
- Betreuung von (internationalen) Gastwissenschaftlern
- Erstellen und redaktionelle Bearbeitung von Briefen, Manuskripten und Präsentationen in deutscher, englischer und weiteren Sprachen
- Budgetverwaltung (Haushaltsmittel und Drittmittel)
- Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Tagungen, Konferenzen, Kolloquien
- Personalverwaltung (u.a. Einstellung von Mitarbeitern sowie Hilfskräften)
- Online-Verwaltung von Studien und Prüfungsleistungen
- Dienstreiseorganisation und Reisekostenabrechnung
Anforderungsprofil:
- Idealerweise Studium oder entsprechende abgeschlossene Ausbildung sowie Erfahrung mit Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
- Sehr gute Beherrschung in Wort und Schrift der englischen und deutschen Sprache, sowie zwei weiterer Sprachen
- Selbstständige, engagierte und flexible Arbeitsweise, sowie Eigeninitiative
- Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
- Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben sowie Affinität zu digitaler Arbeit
- Freundliches und sicheres Auftreten, Freude am Umgang mit Menschen, sowie Teamfähigkeit
Wir bieten:
- Sicheren Arbeitsplatz und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem jungen, dynamischen Team an einer familienfreundlichen Universität
- Vergütung nach E9b TV-L mit Jahressonderzahlung und den üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, Zuschuss zum JobTicket BW bzw. zum Deutschlandticket Job, bezuschusstes Essen in den Mensen, etc.
- Vielfältige Angebote im betrieblichen Gesundheitsmanagement, wie Gesundheitskurse, die "Kraftpause", Ergonomieberatung und Gesundheitsvorsorge
- Präsenz- und Onlinekurse in über 100 verschiedenen Sportarten beim Hochschulsport
- Umfangreiche interne Fort- und Weiterbildungsangebote
Möchten Sie Teil unseres Teams werden? Dann senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen in einer PDF-Datei bis spätestens 15. Mai 2025 per E-Mail an Prof. Dr.-Ing. Frank Allgöwer.
Für weitere Auskünfte steht Ihnen unser Sekretariatsteam gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns telefonisch unter (0) oder per E-Mail an . Gerne können Sie auch einen Blick auf unsere Homepage werfen: . Alle Bewerbungen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet.
Die Universität Stuttgart als Arbeitgeberin: Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung der Universität Stuttgart. Bewerbungskosten können nicht erstattet werden.
Fremdsprachensekretär in (m/w/d) in Teilzeit (50%) Arbeitgeber: Universität Stuttgart
Kontaktperson:
Universität Stuttgart HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fremdsprachensekretär in (m/w/d) in Teilzeit (50%)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits im akademischen Bereich oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten in Bezug auf die spezifischen Aufgaben des Fremdsprachensekretärs darstellen kannst, insbesondere in der Verwaltung von internationalen Projekten.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über das Institut für Systemtheorie und Regelungstechnik. Zeige im Gespräch, dass du die Werte und Ziele des Instituts verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese zu erreichen.
✨Tip Nummer 4
Präsentiere deine Sprachkenntnisse aktiv. Da die Arbeitssprache Englisch ist, solltest du sicherstellen, dass du deine Fähigkeiten in dieser Sprache während des Gesprächs unter Beweis stellst. Vielleicht kannst du auch Beispiele für deine Erfahrungen in anderen Sprachen anführen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fremdsprachensekretär in (m/w/d) in Teilzeit (50%)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige gründlich lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige sorgfältig zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position des Fremdsprachensekretärs wichtig sind.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die in der Stellenanzeige gefordert werden, insbesondere deine Sprachkenntnisse und organisatorischen Fähigkeiten.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine bisherigen Erfahrungen dich für die Rolle qualifizieren.
Dokumente zusammenstellen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente, einschließlich Lebenslauf, Motivationsschreiben und relevante Zeugnisse, in einer PDF-Datei formatiert und bereit zur Einreichung sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Stuttgart vorbereitest
✨Sprich die Sprache der Stelle
Da die Arbeitssprache am Institut Englisch ist, solltest du sicherstellen, dass du sowohl in Deutsch als auch in Englisch fließend kommunizieren kannst. Bereite dich darauf vor, Fragen in beiden Sprachen zu beantworten und zeige deine Sprachkenntnisse durch Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Die Position erfordert sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten. Bereite konkrete Beispiele vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Projekte organisiert oder administrative Aufgaben effizient verwaltet hast. Dies wird deine Eignung für die Rolle unterstreichen.
✨Bereite dich auf internationale Aspekte vor
Da das Institut international ausgerichtet ist, könnte es hilfreich sein, über deine Erfahrungen mit internationalen Projekten oder Gastwissenschaftlern zu sprechen. Zeige, dass du aufgeschlossen gegenüber neuen Kulturen bist und bereit bist, in einem multikulturellen Team zu arbeiten.
✨Sei proaktiv und flexibel
Die Stellenbeschreibung betont die Notwendigkeit einer selbstständigen und flexiblen Arbeitsweise. Sei bereit, Beispiele zu nennen, in denen du Eigeninitiative gezeigt hast oder dich schnell an neue Aufgaben angepasst hast. Dies zeigt, dass du gut ins Team passt und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
