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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Institutsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Die Universität Stuttgart ist ein führendes Forschungsinstitut in einer dynamischen Industrieregion.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub warten auf dich!
- Warum dieser Job: Gestalte den Institutsalltag mit und arbeite in einem innovativen Team für nachhaltige Technologien.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung in Büroorganisation oder ähnlichem, MS Office Kenntnisse sind wichtig.
- Andere Informationen: Englischkenntnisse sind ein Plus, aber nicht zwingend erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Gestalten Sie den Institutsalltag mit uns. Die Universität Stuttgart steht für herausragende, weltweit beachtete interdisziplinäre Forschung und erstklassige Lehre in einer der dynamischsten Industrieregionen Europas. Mit über 22.000 Studierenden und mehr als 5.800 Beschäftigten ist sie verlässliche Partnerin für Wissens- und Technologietransfer und eine der größten Arbeitgeberinnen der Landeshauptstadt.
Das Institut für Chemische Verfahrenstechnik (ICVT) an der Universität Stuttgart beschäftigt sich mit der Übertragung (elektro-)chemischer Umsetzungen in den industriellen Maßstab - mit Schwerpunkten auf der Elektrifizierung von chemischen Herstellprozessen, der Polymerreaktionstechnik und der Membranherstellung. Durch die Entwicklung innovativer Verfahren tragen wir zur Ressourcenschonung, Emissionssenkung und Förderung nachhaltiger Technologien bei, die in zahlreichen Branchen wie Pharma, Energieversorgung und Konsumgüter Anwendung finden.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir Sie.
Ihre Aufgaben - Hier gestalten Sie mit- Sie entlasten die Institutsleitung in organisatorischen und administrativen Belangen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Institutsalltags.
- Sie planen und organisieren Termine, Veranstaltungen und Reisen, erstellen notwendige Unterlagen und kümmern sich um die Abrechnung von Dienstreisen.
- Sie verwalten eigenverantwortlich die Studienangelegenheiten des Instituts, koordinieren Lehr- und Prüfungsabläufe und sind Ansprechperson für Studierende.
- Sie kommunizieren mit internationalen Projektpartner*innen aus Wissenschaft und Industrie sowie mit der Zentralen Verwaltung der Universität und managen die Institutsbibliothek und Dokumentenorganisation.
- Im Urlaubsfall unterstützen Sie in Finanz- und Personalwesen sowie bei der Beschaffung und Inventarisierung.
- Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung in Büroorganisation, Büromanagement oder Sekretariatswesen und möchten Ihre Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld einbringen.
- Ihre eigenständige, flexible und verantwortungsbewusste Arbeitsweise ermöglicht es Ihnen, vielseitige und anspruchsvolle Aufgaben mit Leichtigkeit zu meistern.
- Mit Ihrer freundlichen und aufgeschlossenen Art überzeugen Sie im professionellen Umgang mit Mitarbeitenden, Studierenden und externen Partner*innen.
- Sie beherrschen die gängigen MS Office-Anwendungen sicher und nutzen diese gezielt, um Ihre Aufgaben effizient und strukturiert zu erledigen.
- Ihr Engagement, Ihr Organisationstalent und Ihre ausgeprägte Teamfähigkeit machen Sie zu einem wertvollen Mitglied unseres Teams. Englischkenntnisse sind ein Plus.
- Einen sicheren Arbeitsplatz mit interessanten, vielseitigen und anspruchsvollen Aufgaben in einem dynamischen und stabilen universitären Umfeld.
- Eine vorerst auf vier Jahre befristete Teilzeitstelle (50 %) mit einer Vergütung bis zu TV-L E8 und zahlreichen Zusatzleistungen wie Jahressonderzahlung, vermögenswirksamen Leistungen und zusätzlicher Altersvorsorge.
- Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub plus zusätzliche Gleittage.
- Hervorragende Anbindung an den ÖPNV, vergünstigtes JobTicket für Bus und Bahn sowie JobRad-Angebote.
- Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten und ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit umfangreichen Sportangeboten.
Interessiert? Dann senden Sie Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) in einem PDF per E-Mail an: ute.tuttlies@icvt.uni-stuttgart.de. Betreff: Sekretär*in der Institutsleitung. Bewerbungsschluss: 30.04.2025. Diskretion und Vertraulichkeit sind garantiert. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie hier. Leider können wir keine Bewerbungs- oder Vorstellungskosten erstatten.
Sie haben noch Fragen? Dr. Ute Tuttlies, Akademische Oberrätin am ICVT, freut sich über Ihren Anruf unter 0711/685-85216 oder per E-Mail an ute.tuttlies@icvt.uni-stuttgart.de.
Die Universität Stuttgart fördert Chancengleichheit und Vielfalt. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen und berücksichtigen Menschen mit Schwerbehinderung bei gleicher Eignung bevorzugt.
Sekretär der Institutsleitung Arbeitgeber: Universität Stuttgart
Kontaktperson:
Universität Stuttgart HR Team
ute.tuttlies@icvt.uni-stuttgart.de
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretär der Institutsleitung
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben des Sekretärs der Institutsleitung. Besuche die Website des Instituts für Chemische Verfahrenstechnik, um mehr über deren Projekte und Schwerpunkte zu erfahren. Dies hilft dir, im Vorstellungsgespräch gezielt auf deine Kenntnisse und Erfahrungen einzugehen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Universität Stuttgart und das Institut zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat. Ein persönlicher Kontakt kann dir wertvolle Einblicke geben und dir helfen, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du erfolgreich Termine, Veranstaltungen oder Projekte organisiert hast. Diese Beispiele kannst du im Gespräch anbringen, um deine Eignung zu untermauern.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke. Da du mit verschiedenen Partnern und Studierenden kommunizieren wirst, ist es wichtig, dass du deine sozialen Kompetenzen hervorhebst. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du Konflikte gelöst hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretär der Institutsleitung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Recherche über das Institut: Informiere dich gründlich über das Institut für Chemische Verfahrenstechnik (ICVT) und die Universität Stuttgart. Verstehe die Schwerpunkte der Forschung und die Rolle des Sekretärs in diesem Kontext.
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle darlegst. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und wie du zur Verbesserung des Institutsalltags beitragen kannst.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf alle relevanten Erfahrungen und Qualifikationen hervorhebt, die für die Position wichtig sind. Achte darauf, deine Ausbildung im Bürobereich und deine Kenntnisse in MS Office klar darzustellen.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass das PDF-Format korrekt ist und alle erforderlichen Unterlagen enthalten sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Stuttgart vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben des Sekretärs der Institutsleitung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und bereite Beispiele vor, die deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Position viel Organisationstalent erfordert, solltest du während des Interviews konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten nennen. Erkläre, wie du Termine, Veranstaltungen oder Projekte erfolgreich geplant und koordiniert hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Die Kommunikation mit internationalen Partnern und Studierenden ist entscheidend. Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren, indem du zeigst, wie du in der Vergangenheit effektiv mit verschiedenen Stakeholdern interagiert hast.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Universität Stuttgart und dem Institut, indem du Fragen zur Unternehmenskultur, den Teamdynamiken und den Möglichkeiten zur Weiterbildung stellst. Dies zeigt, dass du langfristig an einer Zusammenarbeit interessiert bist.
