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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Be the go-to IT specialist, solving tech issues and supporting users at the University of Ulm.
- Arbeitgeber: Join the vibrant team at the University of Ulm's Communication and Information Center.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy remote work, secure employment, and a job ticket for public transport.
- Andere Informationen: Diverse workplace with opportunities for growth and collaboration across departments.
- Warum dieser Job: Make a real impact in a dynamic university environment while developing your IT skills.
- Gewünschte Qualifikationen: IT specialist training and knowledge of Windows systems, networks, and user support required.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Scope: Vollzeit, unbefristet, TV-L EG 8, ab sofort.
Für das Kommunikations- und Informationszentrum (kiz), Abteilung Service Management & Organisation, suchen wir einen IT-Spezialisten, Helpdesk (m/w/d). Mit etwa 140 Mitarbeitenden ist das kiz die zweitgrößte zentrale Einheit der Universität Ulm und bietet Dienstleistungen in den Bereichen Bibliothek, Informationstechnologie und Medien für Forschung, Lehre, Studierendenangelegenheiten und Verwaltung an. Die Abteilung Service Management & Organisation ist verantwortlich für das Servicemanagement, die Organisation von Geschäftsprozessen und administrative Aufgaben innerhalb des kiz. Als eine wirklich funktionsübergreifende Einheit arbeitet sie eng mit allen anderen Abteilungen des kiz und mit der Zentralen Universitätsverwaltung zusammen.
Eine spannende und abwechslungsreiche Position erwartet Sie, mit eigenverantwortlichen Aufgaben im universitären Umfeld. Menschen mit Schwerbehinderung und Gleichgestellte werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt. Uns sind Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken wichtig. Deshalb ist jeder an der Universität willkommen, unabhängig von Merkmalen wie Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer möglichen Behinderung. Vollzeitstellen können in der Regel in Teilzeitrollen aufgeteilt werden.
Ihr Profil:
- Ausbildung als IT-Spezialist oder vergleichbare Qualifikation
- Tiefgehende Kenntnisse moderner Windows-Client-Systeme, PC-Hardware und Netzwerktechnologie (TCP/IP, DNS, DHCP)
- Erfahrung in der Benutzerunterstützung, ITIL-basierten Serviceprozessen (Service Desk, Incident- und Wissensmanagement) und der Arbeit mit Ticketsystemen (z.B. KIX)
- Grundkenntnisse in Skript- und Programmiersprachen (Perl, PHP, Java, C#) und der Arbeit mit relationalen Datenbanken (PostgreSQL, MySQL)
- Versiert im Umgang mit und der Pflege von Wissensdatenbanken und Dokumentationssystemen
- Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und gute schriftliche sowie mündliche Englischkenntnisse
- Teamfähigkeit, selbstständiges Arbeiten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
Ihre Aufgaben:
- Entgegennahme, Protokollierung und Bearbeitung von Kundenanfragen per Telefon, E-Mail und Online-Portalen in unserem Ticketsystem
- Klassifizierung, Priorisierung und Dokumentation von Tickets sowie eigenständige Bearbeitung von Standardanfragen
- Analyse und Lösung von IT-Vorfällen mittlerer Schwierigkeit und Eskalation an den 2nd-Level-Support oder die Serviceverantwortlichen nach Bedarf
- Pflege und Erweiterung der Wissensdatenbank: Vorbereitung von Lösungen, Dokumentationen und bekannten Problemen
- Unterstützung beim Aufbau, der Strukturierung und Pflege einer chatbot-kompatiblen Wissensdatenbank für den Service-Support
- Technische Mitwirkung bei der Integration, Konfiguration und Qualitätssicherung des KI-Chatbots sowie Bewertung und Optimierung seiner Antwortqualität
- Durchführung von Tests, Fehleranalysen und Dokumentationen im Zusammenhang mit Chatbot, Ticketsystem und Supportprozessen
- Administration von Benutzerdaten und Berechtigungen im Identity Management (IDM) sowie Pflege nicht automatisch verwalteter Identitäten
- Unterstützung und Second-Level-Support für Nutzer des IDM-Webfrontends
- Zusammenarbeit bei der Schnittstellenadministration und der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Serviceinfrastruktur (projektbasiert)
Wir bieten:
- Homeoffice / Remote-Arbeit
- Sicherer Arbeitsplatz
- Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr
- JobBike BW
- Vergütung gemäß TV-L, einschließlich eines jährlichen Bonus gemäß Tarifvertrag
Die Universität Ulm und was wir bieten: Nutzen Sie diese Gelegenheit und gestalten Sie die Universität mit uns!
Referenz-Nr. 26052 bis zum 17. Mai 2026. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Universitätsverwaltung. Kontakt für weitere Informationen: Guido Höltig, Tel. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal.
IT Specialist (Help Desk) (m/f/d) Arbeitgeber: Universität Ulm Abteilung III-1 Personalservice
Kontaktperson:
Universität Ulm Abteilung III-1 Personalservice HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: IT Specialist (Help Desk) (m/f/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als IT-Spezialist bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Auswahlprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Position.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits im Bereich IT arbeiten oder sogar an der Universität Ulm tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Trends in der IT-Branche und sei bereit, deine Kenntnisse über Windows-Systeme und Netzwerktechnologien zu demonstrieren. Zeig, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass du alle geforderten Unterlagen einreichst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: IT Specialist (Help Desk) (m/f/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du dich für die Stelle als IT-Spezialist im Helpdesk interessierst. Das macht deine Bewerbung einzigartig und hebt dich von anderen ab.
Betone deine Fähigkeiten: Stell sicher, dass du deine Kenntnisse in Windows-Systemen, Netzwerktechnologien und User Support klar hervorhebst. Wir suchen jemanden, der nicht nur die technischen Skills hat, sondern auch die Fähigkeit, Probleme zu lösen und mit Menschen zu kommunizieren.
Sei strukturiert: Eine gut strukturierte Bewerbung ist das A und O! Gliedere dein Anschreiben und deinen Lebenslauf übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Denk daran, relevante Erfahrungen und Qualifikationen klar darzustellen.
Bewirb dich über unsere Website: Wir freuen uns darauf, deine Bewerbung über unser Online-Portal zu erhalten! Das macht den Prozess für uns einfacher und schneller. Also, zögere nicht und schick uns deine Unterlagen direkt über die Website!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Ulm Abteilung III-1 Personalservice vorbereitest
✨Mach dich mit der IT-Welt vertraut
Stelle sicher, dass du die neuesten Trends und Technologien im IT-Bereich kennst, insbesondere in Bezug auf Windows-Systeme und Netzwerktechnologien. Zeige während des Interviews, dass du nicht nur die Grundlagen beherrschst, sondern auch ein Interesse an neuen Entwicklungen hast.
✨Bereite dich auf typische Support-Szenarien vor
Überlege dir einige häufige IT-Probleme, die Nutzer haben könnten, und wie du sie lösen würdest. Das zeigt, dass du praktisch denkst und bereit bist, sofort zu helfen. Du könntest auch Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung einbringen, um deine Problemlösungsfähigkeiten zu demonstrieren.
✨Kenntnis der Ticket-Systeme
Informiere dich über gängige Ticket-Systeme wie KIX und deren Funktionsweise. Wenn du bereits Erfahrung mit einem solchen System hast, teile das im Interview mit. Das zeigt, dass du schnell in die neue Rolle hineinwachsen kannst.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da du viel mit Nutzern kommunizieren wirst, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Beispiele zu geben, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Kunden oder Kollegen kommuniziert hast.