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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Dezernat mit Sekretariatsaufgaben und administrativer Unterstützung.
- Arbeitgeber: Die Universität Ulm bietet ein innovatives Arbeitsumfeld für ca. 10.000 Studierende.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Weiterbildungsmöglichkeiten und eine freundliche Teamatmosphäre.
- Andere Informationen: Vielfältige Karrierechancen und ein inklusives Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft in einem dynamischen Umfeld und bringe deine Ideen ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Die Universität Ulm mit ca. 10.000 Studierenden bietet abwechslungsreiche berufliche Aufgaben in einem hochinnovativen Forschungs-, Lehr- und Arbeitsumfeld sowie vielfältige Möglichkeiten, Beruf und Familie zu vereinbaren. Für das Dezernat I, Recht, Organisation und Marketing der Zentralen Universitätsverwaltung suchen wir eine/n Verwaltungsbeschäftigte/n für das Dezernatssekretariat.
Umfang: Teilzeit 50 - 65 %
Befristung: unbefristet
Vergütung: TV-L EG 6
Beginn: 01.07.2026
Das Dezernat I hat ein vielfältiges Aufgabengebiet, von Rechtsangelegenheiten über Angelegenheiten der Verwaltungsorganisation, des Technologietransfers, der Informationssicherheit bis hin zum Marketing.
- Sekretariatsaufgaben für das Dezernat wie Termindisposition und Büroorganisation, Ablage von Schriftgut, Versand von Dokumenten und Verträgen, Pflege der Webseiten, Planung von Dienstreisen
- Administrative Unterstützung bei der Verwertung von Erfindungen und Patenten
- Administrative Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für universitäre Gremien
- Veröffentlichung der Amtlichen Bekanntmachungen und Aktualisierung der Vorschriftensammlung im Internet
Profil
- Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation
- Gute Organisationsfähigkeit und ein hohes Maß an Eigeninitiative
- Teamfähigkeit und Engagement
- Strukturiertes und konzentriertes Arbeiten
- Sehr gute deutsche Sprachkenntnisse (C2)
- Gute englische Sprachkenntnisse (B2)
- Routinierter Umgang mit Anwendungssoftware und -hardware (u. a. MS Office, Typo3)
Wir bieten
- Eine abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Arbeitsumfeld
- Eine freundliche Arbeitsatmosphäre in einem motivierten Team
- Flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes
- Homeoffice und mobiles Arbeiten entsprechend der Dienstvereinbarung
- Attraktive Weiterbildungsangebote und betriebliches Gesundheitsmanagement
Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt. Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.
Verwaltungsbeschäftigte/r für das Dezernatssekretariat (m/w/d) Arbeitgeber: Universität Ulm Abteilung III-1 Personalservice
Kontaktperson:
Universität Ulm Abteilung III-1 Personalservice HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsbeschäftigte/r für das Dezernatssekretariat (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Kommilitonen oder ehemaligen Kollegen über die Stelle. Oft erfährt man durch persönliche Kontakte mehr über die Unternehmenskultur und kann sich besser auf das Gespräch vorbereiten.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor. Informiere dich über die Universität Ulm und das Dezernat I. Zeige, dass du die Aufgaben und Herausforderungen verstehst und wie du dazu beitragen kannst, sie zu meistern.
✨Tipp Nummer 3
Sei authentisch! Zeige deine Persönlichkeit und Leidenschaft für die Verwaltungsarbeit. Arbeitgeber suchen nicht nur nach Qualifikationen, sondern auch nach Menschen, die ins Team passen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Außerdem hast du die Möglichkeit, dich über aktuelle Stellenangebote zu informieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsbeschäftigte/r für das Dezernatssekretariat (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau für diese Stelle brennst. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben in Einleitung, Hauptteil und Schluss. So können wir schnell die wichtigsten Infos finden und verstehen.
Beweise deine Fähigkeiten!: Nutze konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, um deine Fähigkeiten zu untermauern. Zeig uns, wie du deine Organisationsfähigkeit und Eigeninitiative in der Vergangenheit eingesetzt hast.
Online bewerben!: Vergiss nicht, dich über unsere Website zu bewerben! Das macht den Prozess für uns einfacher und schneller. Außerdem kannst du sicher sein, dass deine Bewerbung direkt an die richtige Stelle gelangt.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Ulm Abteilung III-1 Personalservice vorbereitest
✨Informiere dich über die Universität Ulm
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Universität Ulm und das Dezernat I verschaffen. Schau dir die Webseite an, um mehr über deren Aufgaben und Projekte zu erfahren. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisationsfähigkeit und Teamarbeit unter Beweis stellen. Wenn du von deinen Erfahrungen erzählst, wird es einfacher, deine Eignung für die Stelle zu verdeutlichen.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur oder zu den Herausforderungen im Dezernat sein. So zeigst du, dass du aktiv an der Position interessiert bist und dir Gedanken über deine zukünftige Rolle machst.
✨Prüfe deine Sprachkenntnisse
Da sehr gute Deutschkenntnisse gefordert sind, solltest du sicherstellen, dass du in der Lage bist, dich klar und präzise auszudrücken. Übe eventuell ein paar typische Interviewfragen auf Deutsch, um dein Selbstbewusstsein zu stärken.