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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte die Studierendenanliegen und organisiere Prüfungsverfahren.
- Arbeitgeber: Die Universität Ulm ist ein innovativer Ort für Forschung und Lehre mit 10.000 Studierenden.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, Beruf und Familie zu vereinbaren.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Studierenden mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsdienst und gute EDV-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Schwerbehinderte werden bei Eignung bevorzugt eingestellt.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Universität Ulm mit ca. 10.000 Studierenden bietet abwechslungsreiche berufliche Aufgaben in einem hochinnovativen Forschungs-, Lehr- und Arbeitsumfeld sowie vielfältige Möglichkeiten, Beruf und Familie zu vereinbaren.
Für die Abteilung Studiensekretariat der Zentralen Universitätsverwaltung suchen wir eine/n Sachbearbeiter/in (m/w/d).
- Umfang: Vollzeit
- Befristung: als Elternzeitvertretung bis 12.12.2026
- Vergütung: TV-L EG 9a
- Beginn: zum 18.08.2025
Aufgaben:
- Ansprechpartner/in für Studierende, Professoren und akademische Mitarbeiter/innen
- Studierendenverwaltung, insbesondere Durchführung der Im- und Exmatrikulation, Beurlaubung, Studiengangwechsel
- Prüfungsverwaltung, insbesondere Organisation und Abwicklung des Prüfungsverfahrens
- Prüfen der Zulassungsvoraussetzungen gem. den geltenden Prüfungsordnungen
- Erstellen von Bescheiden
Voraussetzungen:
- Abgeschlossene Ausbildung im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder Verwaltungsfachangestellte/r
- möglichst Erfahrungen in der (Hochschul-) Verwaltung
- sehr gute EDV-Kenntnisse in den gängigen Office Programmen
- gute englische Sprachkenntnisse (B2)
- kommunikatives, freundliches und sicheres Auftreten
- Teamfähigkeit und Belastbarkeit
- ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Durchsetzungsvermögen
Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt. Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.
Kontaktperson:
Universität Ulm HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter/in (m/w/d) - Abteilung Studiensekretariat
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Abläufe und Anforderungen im Studiensekretariat. Ein gutes Verständnis der Im- und Exmatrikulationsprozesse sowie der Prüfungsverwaltung kann dir helfen, im Vorstellungsgespräch zu überzeugen.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Universität Ulm. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle geben, was dir einen Vorteil verschaffen kann.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Da du als Ansprechpartner/in für Studierende und Professoren fungierst, ist es wichtig, dass du klar und freundlich kommunizieren kannst.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit und Belastbarkeit in Gesprächen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die diese Eigenschaften unter Beweis stellen, um deine Eignung für die Position zu untermauern.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter/in (m/w/d) - Abteilung Studiensekretariat
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Kenntnisse im Verwaltungsbereich sowie deine EDV-Kenntnisse und Sprachfähigkeiten.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Stelle interessierst und wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Universität Ulm passen. Zeige dein Interesse an der Hochschulverwaltung und deine Teamfähigkeit.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies sie sorgfältig durch oder lasse sie von jemand anderem Korrektur lesen. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und die Klarheit deiner Aussagen, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Ulm vorbereitest
✨Bereite dich auf häufige Fragen vor
Überlege dir Antworten auf typische Interviewfragen, wie z.B. deine Motivation für die Stelle oder deine Erfahrungen in der (Hochschul-) Verwaltung. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und Interesse an der Position hast.
✨Kenntnisse über die Universität Ulm
Informiere dich über die Universität Ulm, ihre Programme und die Abteilung Studiensekretariat. Zeige im Interview, dass du die Werte und Ziele der Universität verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Präsentiere deine EDV-Kenntnisse
Da sehr gute EDV-Kenntnisse gefordert sind, sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese in der Vergangenheit angewendet hast. Vielleicht hast du spezielle Software verwendet oder Projekte geleitet, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Teamfähigkeit betonen
Da Teamarbeit eine wichtige Rolle spielt, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung anführen, die deine Teamfähigkeit und dein freundliches Auftreten verdeutlichen. Zeige, dass du gut mit anderen zusammenarbeiten kannst.
