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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Drittmittelprojekten und Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Institut für Wirtschafts- und Sozialgeschichte an der Universität Wien.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeitsumfeld, Weiterbildungsmöglichkeiten und faires Gehalt.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Forschung und arbeite in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in Büroorganisation, gute MS Office Kenntnisse und Teamfähigkeit.
- Andere Informationen: Chancengleichheit und Förderung von Diversität sind uns wichtig.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3071 - 4300 € pro Monat.
Ihr persönlicher Wirkungsraum: Das Institut für Wirtschafts- und Sozialgeschichte (WISO) betreibt in integrativer Form Forschung und Lehre in Wirtschafts-, Sozial- und Kulturgeschichte sowie - im Verbund mit den anderen historischen Instituten - Geschichtsvermittlung. Es untersucht und lehrt wirtschaftliche, soziale und kulturelle Entwicklungen im globalen, nationalen, regionalen und lokalen Rahmen bis zur Gegenwart. Wir sind ein dynamisches Team und beherbergen zahlreiche von nationalen und internationalen Fördergebern wie FWF, Jubiläumsfonds und EU-Programmen finanzierte Drittmittelprojekte. Diese Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, mit Option auf Entfristung bei beidseitigem Einverständnis.
Das machen Sie konkret:
- Sie übernehmen die administrative Koordination und Betreuung der am Institut laufenden Drittmittelprojekte und unterstützen die ProjektleiterInnen und –mitarbeiterInnen vom von der Antragsphase bis zum Projektabschluss.
- Sie koordinieren wissenschaftliche Veranstaltungen am Institut und unterstützen den öffentlichen Auftritt des Instituts.
- Darüber hinaus unterstützen Sie den Vorstand bei verschiedenen organisatorischen Aufgaben und gestalten aktiv die Weiterentwicklung des Instituts mit.
Aufgaben im Bereich Drittmittel:
- Koordination der Drittmittelaktivitäten am Institut, sowie Abstimmung mit dem Drittmittelreferat am Dekanat und DLE Forschungsservice.
- Unterstützung der ProjektleiterInnen und -mitarbeiterInnen in der administrativen Umsetzung von Projektbeginn bis –ende.
- Selbständige und eigenverantwortliche Organisation der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich am Institut (Budget- und Personalagenden).
- Eigenverantwortliche Rechnungsabwicklung und Budgetkontrolle sowie Vorbereitung von Zwischen- und Endberichten.
- Unterstützung der ProjektmitarbeiterInnen bei Formalitäten in Bezug auf Personalagenden (wie Urlaube, Dienstreisen) und Unterstützung der Projektleitung bei der Aufnahme neuer ProjektmitarbeiterInnen.
- Schnittstelle zwischen Institut und inneruniversitären (Fakultät, Personalabteilung, Finanzwesen, …usw.) und außeruniversitären Stellen (Fördergeber und Projektpartner).
- Betreuung der Webauftritte und Öffentlichkeitsarbeit für Drittmittelprojekte.
Aufgaben im Bereich Veranstaltungskoordination:
- Eigenverantwortliche Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen des Instituts (Kolloquium, Vorträge, Workshops, Konferenzen) inklusive Terminkoordination, Erstellung von Programm, Flyer, Plakaten, Raumbuchung, Verpflegung, Kommunikation mit TeilnehmerInnen, Hotelbuchung und Abrechnung.
- Allgemeine Institutsagenden.
Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:
- Berufserfahrung in Büroorganisation und Buchhaltung (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext).
- Optimalerweise abgeschlossenes BA-Studium.
- Sehr gute MS Office Kenntnisse, Kenntnisse von SAP, Typo3 und Grafikprogrammen von Vorteil.
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch.
- Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
- Teamfähigkeit sowie ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenz.
Das bieten wir Ihnen:
- Ein freundliches, kooperatives Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien.
- Flexible Arbeitszeiten in Absprache mit dem Vorstand.
- Laufende kostenlose Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Sozialleistungen der Universität Wien.
- Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.071,30 (brutto, auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
- Chancengleichheit für alle: Wir freuen uns über jede neue Persönlichkeit, die unser Team bereichert!
So einfach bewerben Sie sich:
- Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben.
- Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (Matura, Studium etc.).
- Allenfalls ergänzende Zertifikate.
- Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button.
Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: Univ.-Prof. Christian De Vito, PhD christian.de.vito@univie.ac.at.
Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.
Bewerbungsfrist: 26.01.2026.
Drittmittelreferent*in Arbeitgeber: Universität Wien
Kontaktperson:
Universität Wien HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Drittmittelreferent*in
✨Tipp Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in der Branche arbeiten oder schon Erfahrungen im Drittmittelbereich haben. Oft erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen, die nicht immer ausgeschrieben werden.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du dich über das Institut und seine Projekte informierst. Zeige, dass du die Ziele und Werte des Instituts verstehst und wie du dazu beitragen kannst, sie zu erreichen.
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du eine interessante Stelle gefunden hast, zögere nicht, direkt über unser Jobportal zu bewerben. Ein gut ausgefülltes Bewerbungsformular kann den Unterschied machen!
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Wissenschaft und die Organisation! In deinem Bewerbungsgespräch kannst du deine Motivation und Leidenschaft für die Koordination von Drittmittelprojekten deutlich machen. Das kommt immer gut an!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Drittmittelreferent*in
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Lebenslauf aufpeppen: Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und übersichtlich ist. Hebe relevante Erfahrungen hervor, die zu der Stelle als Drittmittelreferent*in passen, und vergiss nicht, deine Fähigkeiten in Büroorganisation und Buchhaltung zu betonen!
Motivationsschreiben personalisieren: Dein Motivationsschreiben sollte nicht einfach ein Standardtext sein. Zeige uns, warum du genau bei uns im Institut für Wirtschafts- und Sozialgeschichte arbeiten möchtest und wie du zur Weiterentwicklung des Instituts beitragen kannst.
Zeugnisse und Zertifikate beilegen: Vergiss nicht, alle relevanten Zeugnisse und Zertifikate beizufügen! Das zeigt uns, dass du gut vorbereitet bist und deine Qualifikationen untermauern kann. Ein vollständiger Antrag macht einen besseren Eindruck!
Bewerbung über unser Jobportal: Bewirb dich unbedingt über unseren 'Jetzt Bewerben'-Button auf dem Jobportal! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet und wir sie schnellstmöglich bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Wien vorbereitest
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Institut für Wirtschafts- und Sozialgeschichte verschaffen. Schau dir die aktuellen Drittmittelprojekte an und informiere dich über deren Ziele und Ergebnisse. Das zeigt dein Interesse und deine Vorbereitung.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du administrative Aufgaben erfolgreich koordiniert hast. Sei bereit, diese Beispiele im Interview zu erläutern, um deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und Buchhaltung zu untermauern.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, zu den Herausforderungen der Drittmittelprojekte oder zu den Erwartungen an die Rolle sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist und dir Gedanken machst.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews klar und strukturiert sprechen. Übe, deine Gedanken präzise auszudrücken, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
