HR-Referent*in & Stellvertretende*r Fakultätsmanager*in in Leipzig

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen HR-Referent*in & Stellvertretende*r Fakultätsmanager*in an der Fakultät für Geowissenschaften, Geographie und Astronomie (Stundenausmaß: 20 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIb). Wenn Sie sich gern mit Verantwortungsbewusstsein, Weitblick und Sorgfalt um grundlegende Ressourcen in einem großen Wissenschaftsbereich kümmern möchten – sowohl operativ als auch strategisch –, dann sind Sie hier richtig.

Ihr Wirkungsbereich umfasst die Themenfelder Kosmos, Erde, Umwelt, Anthroposphäre. Die Fakultät ist erfolgreich in der Forschung (600 Publikationen und 7,2 Mio. Euro Drittmitteleinnahmen pro Jahr) und zukunftsorientiert in der Lehre für 4.700 Studierende in fünf Bachelorstudien, acht Masterstudien, sieben Dissertationsgebieten und sieben Erweiterungscurricula. Die Fakultät ist engagiert in Outreach-Aktivitäten, Weiterbildungsangeboten und verbunden mit ihren Alumni/ae.

Ihr künftiger Arbeitsplatz ist am Dekanat (Josef-Holaubek-Platz 2 / UZA II, 1090 Wien). Dort liegt der Fokus auf der professionellen und serviceorientierten Unterstützung der Wissenschafterinnen sowie der Kolleginnen des allgemeinen Personals der Fakultät.

Ihre Aufgaben:

• Als HR-Referent*in: Sie arbeiten (mit) an Personalagenden der Fakultät, in die das Dekanat involviert ist (z. B. Koordinierung in Berufungsverfahren, Tenure-Track-Verfahren und bei Stellenausschreibungen, Unterstützung bei der Personalplanung, Koordination Studienassistenzen, laufende HR-Agenden wie Freistellungen u. ä.).
• Sie kümmern sich um ausgewählte Personalagenden, die die Kolleg*innen am Dekanat betreffen (z. B. Beauftragungen, Zeitmanagement, Stellenausschreibungen).
• Sie kooperieren vertrauensvoll mit den Kolleg*innen des Drittmittelservices der Fakultät zu HR-Themen (z. B. Kettenvertragsregelung).
• Sie stehen in konstruktivem Austausch mit Schnittstellen in den Instituten bzw. dem Department der Fakultät und in den Einheiten auf Universitätsebene (z. B. Personalwesen und Frauenförderung, Berufungsservice, Qualitätssicherung) sowie mit Kolleg*innen an anderen Dekanaten/Büros von Zentren.

• Als stellvertretender Fakultätsmanagerin: Sie übernehmen Agenden der Fakultätsmanagerin bei deren Abwesenheit, insbesondere Themen mit HR-Bezug.
• Sie sind eng in die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen (z. B. Wissenschaftlicher Beirat oder Fakultätskonferenz) involviert.
• Sie können im Zuge der Funktionsperioden zur stellvertretenden Leiterin des Dekanats bestellt werden.

• Als Teil des Dekanatsteams: Sie unterstützen die Kolleg*innen bei deren Themen (z. B. Vertretungen oder Events).
• Sie sind bereit, abseits Ihrer unmittelbaren Themen auch Aufgaben für den laufenden Betrieb des Dekanats zu übernehmen (z. B. Beauftragungen, Bestellwesen) bzw. im Betrieb der Fakultät zu koordinieren oder zu erledigen.
• Sie bringen Ihre Expertise ein und entwickeln diese eigeninitiativ weiter.

Ihr Profil:

• Einschlägiger Studienabschluss (Bachelor) und/oder Matura bzw. Fachmatura plus mehrjährige relevante Berufserfahrung.
• Kenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der Wissenschaftsverwaltung oder ähnlichen Institutionen.
• Erfahrung im HR-Bereich – idealerweise bei einer oder mehreren größeren Institutionen/Unternehmen.
• Interesse an und Geschick als Generalist*in.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Versiertheit im Umgang mit EDV-Anwendungen sowie Kollaborations-/Kommunikationstools.
• Erfahrungen in der (An-)Leitung von Kolleg*innen/Mitarbeitenden sind von Vorteil.
• Eigenverantwortliche, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Serviceorientierung und Lösungsorientierung.
• Teamplayer*in mit hoher sozialer und kommunikativer Kompetenz.
• Interesse und Bereitschaft zur Weiterbildung.

Das bieten wir:

• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) und Möglichkeit zu teilarbeitsplatzunabhängigem Arbeiten (Telearbeit innerhalb Österreichs).
• Arbeitsklima: Kollegiales Team mit gegenseitiger Wertschätzung und Unterstützung, internationales Umfeld, lockere Arbeitsatmosphäre.
• Erreichbarkeit: Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
• Interne Weiterbildung: Kostenfreies, umfangreiches Kursangebot zur Vertiefung Ihrer Kompetenzen.
• Gehalt: Grundgehalt von EUR 3.131,30 (auf Basis Vollzeit, 14x pro Jahr / Betrag per 1.1.2026; für die 20h-Stelle die Hälfte). Das Gehalt erhöht sich bei Anrechnung von Berufserfahrung.
• Gleiche Chancen: Engagement für Gleichstellung, Diversität und Inklusion.
• Vertragsdauer: Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet. Bei gegenseitigem Einvernehmen wird die Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis angestrebt.

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Sie strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.