Institutskoordinator*in in Ludwigshafen am Rhein

Institutskoordinator*in (Fakultät für Sozialwissenschaften)

Das Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft, eine Subeinheit der Fakultät für Sozialwissenschaften der Universität Wien, zählt zu den größten und forschungsstärksten kommunikationswissenschaftlichen Instituten weltweit.

Ihr persönlicher Wirkungsraum

Als Institutskoordinator*in befassen Sie sich mit dem gesamten operativen Bereich am Institut und bilden die Schnittstelle zwischen allgemeinem und wissenschaftlichem Personal, zur Institutsleitung, dem Dekanat der Fakultät für Sozialwissenschaften sowie den Dienstleistungseinrichtungen der Universität Wien.

Aufgabenbereiche

Schwerpunkt Personal und Raumkoordination

• Koordination aller Personalagenden und Unterstützung der Institutsleitung bei vorausschauender Personalplanung
• Verantwortung für die Raumplanung an den Institutsstandorten in Absprache mit der Institutsleitung
• Organisation und Begleitung des Auswahl-, Recruiting- und Onboardingprozesses neuer Mitarbeiter*innen
• Koordination der Arbeit des allgemeinen Personals am Institut sowie fachliche Anleitung (u.a. Personaleinsatz, Auslastung, Vertretungsregelungen)
• Einschulung neuer Kolleg*innen sowie Planung von Schulungs- und Personalentwicklungsmaßnahmen
• Übernahme der Funktionen als Zeit- und Reisebeauftragte*r für das Institut

Schwerpunkt Institutsorganisation

• Laufende Optimierung der administrativen Geschäftsprozesse am Institut
• Unterstützung der Institutsleitung bei strategischer Planung und Ausrichtung (Budget, Ressourcen, interne und externe Kommunikation, internationale Vernetzung)
• Organisation der Erhebung leitungsrelevanter Informationen und des Berichtswesens
• Unterstützung bei Planung und Controlling des Institutsbudgets
• Bedarfseruierung, Budgetierung und Koordination der Umsetzung von Investitionsvorhaben sowie Sicherstellung der ordnungsgemäßen Mittelverwendung

Schwerpunkt wissenschaftliches Projektmanagement und Kommunikation

• Zentrale Ansprechperson für die Drittmittelverwaltung auf Ebene der Subeinheit
• Schnittstelle zum Drittmittelsupport der Fakultät sowie der DLE Forschungsservice und Nachwuchsförderung
• Eigenverantwortliche Aufbereitung aktueller Informationen zu Fördergebern, Drittmittelanträgen, (nationalen und internationalen) Calls und Ausschreibungen für alle Mitarbeiter*innen
• Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der internen Kommunikation
• Organisation und Weiterentwicklung der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts

Anforderungen

• Bachelor-Abschluss oder kaufmännische Ausbildung mit relevanter Vorerfahrung und Zusatzausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management bzw. Koordinationstätigkeit, Erfahrung im universitären Umfeld von Vorteil
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse (Arbeitssprachen des Instituts)
• Profunde IT-Kenntnisse, exzellente MS Office-Kenntnisse
• Erfahrung im Umgang mit SAP und Content Management-Systemen (z.B. TYPO3)
• Selbständiger, strukturierter und proaktiver Arbeitsstil
• Teamplayer*in mit sozialer und kommunikativer Kompetenz
• Serviceorientierung, Verlässlichkeit und Interesse an längerfristiger Zusammenarbeit
• Bereitschaft zur Nutzung interner Weiterbildungsmöglichkeiten

Was wir bieten

• Möglichkeit zur Remote-Arbeit (maximal 50% der Arbeitszeit)
• Erfahrenes, konstantes Team im administrativen Bereich und international ausgerichtetes Institut mit exzellenter Infrastruktur
• Wertschätzende Team-Kultur mit regelmäßigen Meetings und Aktivitäten
• Attraktiver Arbeitsplatz im Herzen Wiens mit exzellenter öffentlicher Anbindung
• Große Auswahl an internen Weiterbildungs- und Coachingmöglichkeiten
• Brutto-Grundgehalt: € 3.131,30 (Vollzeit, Verwendungsgruppe IIIb, 14x jährlich), Möglichkeit der Erhöhung bei Anrechnung tätigkeitsbezogener Vorerfahrungen
• Vertrag im Ausmaß von 40h/Woche, vorerst auf ein Jahr befristet, Entfristung in beiderseitigem Einvernehmen möglich und ausdrücklich angestrebt

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