Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze wissenschaftliche Mitarbeiter*innen bei Organisation und Administration von Projekten.
- Unternehmen: Institut für Bildungswissenschaft an der Universität Wien mit einem engagierten Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, internes Weiterbildungangebot und faires Gehalt.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit vielfältigem Hintergrund und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Bildung und arbeite in einem inspirierenden Umfeld.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office-Management und sehr gute MS Office Kenntnisse.
Organisationsassistent Lesen Sie den Überblick über dieses Stellenangebot, um zu verstehen, welche Fähigkeiten, einschließlich relevanter Soft Skills und Softwarepaket-Kenntnisse, erforderlich sind. *in (20 Wochenstunden) An der Fakultät für Geowissenschaften, Geographie und Astronomie der Universität Wien ist am Institut für Paläontologie die Stelle einer Organisationsassistenz im Ausmaß von 20 Wochenstunden zu besetzen. Der Arbeitsbeginn ist der Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet , eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird angestrebt. Ihre Aufgaben Unterstützung in Forschung, Lehre und Administration als zentrale Schnittstelle zwischen Professor innen, Mitarbeiter innen, Studierenden und Besucher *innen Bearbeitung von Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail Koordination von Institutsangelegenheiten mit Serviceeinrichtungen der Universität Wien (z. B. Personalwesen, Finanzwesen, Raum- und Ressourcenmanagement) Administrative Tätigkeiten: Terminkoordination Prüfungs- und Raumverwaltung für die Lehre Allgemeine Raumverwaltung, Korrespondenz, Ablage, Bestellungen und Schlüsselorganisation Personaladministration : Schnittstelle zur zentralen Personalabteilung Bearbeitung von Ausschreibungen, Bewerbungen, (freien) Dienstverträgen und Werkverträgen Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung Verantwortung für Budgetübersichten (Rechnungen, Kostenstellen/Innenaufträge) und administrative Abwicklung von Investitionsanträgen Administrative Betreuung von Forschungsanträgen und -projekten inkl. Projektabrechnungen Organisation von Veranstaltungen wie Institutssitzungen, Konferenzen, Gastvorträgen, Workshops und Berufungsvorträgen (Einladungen, Raumbuchungen, Abrechnungen, Protokolle) Ihr Profil Muss-Kriterien Abgeschlossene einschlägige schulische oder berufliche Qualifikation (z. B. xhdzyng Matura, Berufsreifeprüfung) oder vergleichbare Ausbildung oder langjährige relevante Berufserfahrung Sehr gute Deutschkenntnisse (C1-Niveau) und Englischkenntnisse (B2 oder vergleichbar) in Wort und Schrift Gute MS Office-Kenntnisse Erfahrung im Verwaltungsbereich Von Vorteil Erfahrung im Office-Management Kenntnisse in SAP und Content-Management (typo3) Erfahrung im administrativen universitären Kontext Persönliche Kompetenzen Teamfähigkeit und soziale Kompetenz Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und freundliches Auftreten Eigenverantwortliches, lösungsorientiertes Arbeiten Serviceorientierung und hohe kommunikative Kompetenz Arbeitsbedingungen Flexible Arbeitszeiten mit Möglichkeit zu Telearbeit (innerhalb Österreichs) Inspirierendes Arbeitsklima in einem engagierten Team mit diversem universitärem Background Gute öffentliche Anbindung des Arbeitsplatzes Umfangreiche interne Weiterbildungsmöglichkeiten (kostenfreies Kursangebot) Faires Gehalt : Grundgehalt von EUR 2.759,20 (Basis Vollzeit – 40h/Woche, Stand , 14x pro Jahr) mit Möglichkeit der Anrechnung von Berufserfahrung Die Universität Wien legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität und strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen. Stellenanzeige automatisch mit KI zusammengefasst
Organisationsassistent*in Arbeitgeber: Universität Wien
Die Universität Wien ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern ein inspirierendes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zur Remote-Arbeit bietet. Mit einem engagierten Team und einem umfangreichen internen Weiterbildungsangebot fördert die Universität nicht nur die persönliche und berufliche Entwicklung, sondern legt auch großen Wert auf Chancengleichheit und Diversität. Hier haben Sie die Möglichkeit, an bedeutenden Fragen der Zukunft zu arbeiten und Teil einer dynamischen Gemeinschaft zu sein.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Organisationsassistent*in erhalten könntest
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Workshops, die mit dem Institut zu tun haben. So kannst du direkt mit den Leuten ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon im akademischen Bereich arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und dich eventuell sogar weiterempfehlen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte des Instituts und überlege dir, wie du deine Fähigkeiten am besten einbringen kannst. Zeige, dass du wirklich interessiert bist!
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Und vergiss nicht, deine Motivation klar zu kommunizieren – wir wollen wissen, warum du Teil unseres Teams werden möchtest!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Organisationsassistent*in mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Lebenslauf aufpeppen:Stell sicher, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und übersichtlich ist. Hebe relevante Erfahrungen im Office-Management hervor, besonders wenn sie im wissenschaftlichen Kontext sind. Wir wollen sehen, was dich ausmacht!
Motivationsschreiben personalisieren:Dein Motivationsschreiben sollte nicht nur Standardfloskeln enthalten. Zeig uns, warum du genau zu unserem Institut passt und was dich an der Stelle begeistert. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
Unterlagen vollständig einreichen:Achte darauf, dass du alle geforderten Unterlagen beilegst, wie Abschlusszeugnisse und Arbeitszeugnisse. Fehlende Dokumente können den Prozess verzögern oder sogar dazu führen, dass deine Bewerbung nicht berücksichtigt wird.
Online bewerben:Nutze unser Jobportal für deine Bewerbung! Das macht es uns einfacher, alles zu verwalten und du hast die Gewissheit, dass deine Unterlagen direkt an die richtige Stelle gelangen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Wien vorbereitet
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Institut für Bildungswissenschaft verschaffen. Schau dir die aktuellen Forschungsprojekte und Publikationen an, um zu zeigen, dass du dich für die Arbeit und die Themen des Instituts interessierst.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung im Office-Management, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Administration verdeutlichen. Zeige, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Lösungen du gefunden hast.
✨Sprich über Teamarbeit
Da die Stelle viel Teamarbeit erfordert, sei bereit, über deine Erfahrungen als Teamplayer*in zu sprechen. Erkläre, wie du mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen und wie du Konflikte gelöst hast.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation. Frage zum Beispiel nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder nach den Möglichkeiten zur Weiterbildung innerhalb des Instituts.
