Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere spannende Weiterbildungen und Events für Berufstätige und Alumni.
- Arbeitgeber: Die Universität Witten/Herdecke, eine innovative private Bildungseinrichtung.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und Kinderbetreuungskosten-Erstattung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Weiterbildung und baue ein starkes Netzwerk auf.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung und Erfahrung im Veranstaltungsmanagement.
- Andere Informationen: Dynamisches Team mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 24000 - 36000 € pro Jahr.
Die Universität Witten/Herdecke (UW/H) ist die erste deutsche Universität in privater Trägerschaft. Sie wurde im Jahr 1982 gegründet und hat sich seitdem als wichtige Bildungsinstitution in Deutschland etabliert. Mittlerweile sind insgesamt 900 Mitarbeitende und rund 3.000 Studierende in den Fakultäten für Gesundheit sowie für Wirtschaft und Gesellschaft in Witten eingeschrieben.
Der Professional Campus ist die Plattform für berufsbegleitende Fort- und Weiterbildung der Universität Witten/Herdecke. In einem Kernteam von sieben Mitarbeitenden konzipieren und organisieren wir Lehrgänge, Workshops und Konferenzen für Berufstätige, insbesondere Führungskräfte. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung für unser Team im Bereich Seminar- und Eventmanagement. Die Stelle ist in Teilzeit (15 Wochenstunden) zu besetzen. Davon entfallen 10 Wochenstunden auf eine zunächst zweijährige Elternzeitvertretung. Die Anstellung ist daher auf zwei Jahre befristet; eine längerfristige Zusammenarbeit wird angestrebt.
Ihre Aufgaben
- Organisation und Durchführung von Weiterbildungs- und Veranstaltungsmanagement
- Administrative Betreuung von Lehrgängen, Workshops und Konferenzen (digital und in Präsenz)
- Termin- und Raummanagement
- Koordination und Betreuung von Referent:innen und Lehrbeauftragten
- Zusammenstellung und Versand von Seminar- und Veranstaltungsunterlagen
- Teilnehmer- und Veranstaltungsmanagement
- Organisation der Anmeldeprozesse und Teilnehmendenverwaltung
- Serviceorientierte Betreuung von Interessent:innen und Teilnehmenden
- Pflege von Veranstaltungsinformationen in internen Systemen
- Unterstützung bei der Qualitätssicherung organisatorischer Abläufe
- Alumni- und Netzwerkmanagement
- Unterstützung bei der Pflege und Weiterentwicklung des Alumni-Netzwerks
- Mitwirkung bei Alumni- und Netzwerkveranstaltungen
- Pflege und Verwaltung von Kontaktdaten
- Administration, Budget und Systeme
- Rechnungsmanagement sowie vorbereitende buchhalterische Tätigkeiten
- Unterstützung bei Budgetplanung und -kontrolle
- Pflege und Verwaltung von Kund:innen- und Veranstaltungsdaten im CRM-System
- Koordination externer und interner Dienstleistungserbringung sowie Kooperationspartner:innen
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs-, kaufmännischen oder vergleichbaren Bereich oder eine ähnliche Qualifikation
- Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung, idealerweise im Veranstaltungs-, Weiterbildungs- oder Bildungsbereich
- Erfahrungen im Hochschulkontext oder in einer wissenschaftsnahen Organisation sind wünschenswert
- Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und sehr gutes Zeitmanagement
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prozesse parallel zu koordinieren
- Souveräner Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen (Outlook, Excel, Word)
- Idealerweise Erfahrung im Umgang mit CRM- oder Campus-Management-Systemen
- Ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
- Freude an der Zusammenarbeit im Team
Wir bieten
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie (Flexible Arbeitszeiten)
- 30 Tage Jahresurlaub und freie Brückentage (der 24. bis 31. Dezember sowie drei Brückentage sind zusätzlich dienstfrei)
- Erstattung von Kinderbetreuungskosten von bis zu 200 Euro monatlich (abhängig von Gehaltshöhe und Alter des Kindes)
- Betriebliche Altersvorsorge
- Ein umfassendes Weiterbildungsprogramm
- Förderung von umweltfreundlicher Mobilität (Bikeleasing, Anmietung von E-Autos etc.)
- Ein vergünstigtes Jobticket für den Nahverkehr
- Ein breites kulinarisches Angebot in unserer Cafeteria zum Mitarbeitendenpreis
- Verschiedene Sportangebote für Mitarbeitende
Kontakt: Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, bewerben Sie sich bitte ausschließlich online mit den üblichen Unterlagen sowie Ihren Gehaltsvorstellungen und dem möglichen Eintrittstermin. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Bei Rückfragen steht Ihnen Vera Mattheis unter der Telefonnummer: 02302/ 926-758 zur Verfügung.
Sachbearbeiter:in (w/m/d) Weiterbildung, Veranstaltungen und Alumnimanagement Arbeitgeber: Universität Witten/Herdecke
Kontaktperson:
Universität Witten/Herdecke HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter:in (w/m/d) Weiterbildung, Veranstaltungen und Alumnimanagement
✨Tipp Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen über die Stelle. Oft erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Positionen, die nicht immer ausgeschrieben sind.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Universität Witten/Herdecke und deren Programme. Zeige, dass du die Werte und Ziele der Institution verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, an Veranstaltungen oder Workshops der Universität teilzunehmen, nutze diese Chance. So kannst du direkt mit den Verantwortlichen in Kontakt treten und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und deine Motivation. Außerdem kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung alle geforderten Unterlagen enthält und du keine Fristen verpasst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter:in (w/m/d) Weiterbildung, Veranstaltungen und Alumnimanagement
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also sei authentisch in deiner Bewerbung. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Pass deine Unterlagen an!: Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe dein Anschreiben sowie deinen Lebenslauf an die Anforderungen an. So zeigst du, dass du die richtige Person für den Job bist.
Achte auf Details!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig. Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen sorgfältig zu überprüfen, bevor du sie abschickst. Das zeigt, dass du Wert auf Qualität legst.
Bewirb dich online!: Nutze unsere Website für deine Bewerbung. Das macht es uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und du kannst sicher sein, dass alles an der richtigen Stelle landet.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Witten/Herdecke vorbereitest
✨Informiere dich über die Universität
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Universität Witten/Herdecke verschaffen. Schau dir ihre Programme, Werte und die Struktur des Professional Campus an. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse an der Institution.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Veranstaltungsmanagement und in der Organisation unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele im Interview zu teilen, um deine Eignung für die Stelle zu untermauern.
✨Zeige deine Serviceorientierung
Da die Stelle eine serviceorientierte Betreuung von Teilnehmenden erfordert, solltest du im Interview betonen, wie wichtig dir Kundenzufriedenheit ist. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit auf die Bedürfnisse von Teilnehmenden eingegangen bist und teile diese Erfahrungen.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews ist es immer gut, nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess zu fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.