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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Die Universität zu Köln ist eine der ältesten und größten Universitäten Europas mit vielfältigen Karrierechancen.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Erlebe ein dynamisches Arbeitsumfeld mit einem starken Fokus auf Chancengleichheit und Vielfalt.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikationen sind erforderlich.
- Andere Informationen: Die Stelle ist unbefristet und ab 01.10.2025 in Vollzeit zu besetzen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir sind eine der größten und ältesten Universitäten Europas und gehören zu den größten Arbeitgeber*innen in unserer Region. Durch unser breites Fächerspektrum, die dynamische Entwicklung unserer Forschungsschwerpunkte und unseren Standort mitten in Köln sind wir attraktiv für Studierende und Forschende weltweit. Wir bieten vielfältige Karrierechancen in Wissenschaft, Technik und Verwaltung. Die Abteilung 54 verantwortet den nichttechnischen Gebäudebetrieb für die Immobilien der Universität zu Köln. Die 110 Beschäftigten der Abteilung sind in vier Sachgebieten organisiert.
Aufgaben:
- Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung, unterschriftsreife Erledigung von Schriftverkehr und Vorbereitung von Unterlagen in Personalangelegenheiten
- Organisatorische und administrative Aufgaben mit internen und externen Kontakten
- Terminüberwachung und -koordination, Postbearbeitung, Telefonauskunft, Materialbeschaffung, Budgetverwaltung, Organisation von Dienstreisen, Gleitzeitbearbeitung
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Workshops
- Projektassistenz / Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen
Qualifikationen:
- Abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*mann für Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige Qualifikationen
- Nachgewiesene Berufserfahrung im Bereich Assistenz von Vorteil
- Erfahrung im Bereich öffentliche (Bau-)Verwaltung von Vorteil
- Gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
- Routinierte Kenntnisse von MS-Office-Programmen
- Teamorientiert, schnelle Auffassungsgabe, Organisationsfähigkeit und ein hohes Maß an Flexibilität
Wir bieten:
- Ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Flexible Arbeitszeitmodelle
- Umfangreiches Weiterbildungsangebot
- Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Möglichkeit zur mobilen Arbeit
Die Universität zu Köln fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Die Stelle ist ab 01.10.2025 in Vollzeit (39,83 Wochenstunden) zu besetzen. Sie ist unbefristet. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgeltgruppe 8 TV-L.
Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d) Arbeitgeber: Universität zu Köln
Kontaktperson:
Universität zu Köln HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Abteilung 54. Verstehe, welche administrativen Aufgaben und Herausforderungen in der Abteilung anfallen, um im Vorstellungsgespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden der Universität zu Köln. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Assistenz der Abteilungsleitung geben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Assistenzposition gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. In der Rolle als Assistenz der Abteilungsleitung ist es wichtig, schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit mit unerwarteten Situationen umgegangen bist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle die Verbindung her: Beginne mit einer kurzen Einleitung, in der du erklärst, warum du dich für die Position als Assistenz der Abteilungsleitung interessierst. Verknüpfe deine Motivation mit den Werten und Zielen der Universität zu Köln.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone deine bisherigen Erfahrungen im Bereich Assistenz oder Verwaltung. Nenne spezifische Beispiele, die deine organisatorischen Fähigkeiten und dein Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift belegen.
Zeige deine Kenntnisse: Erwähne deine routinierten Kenntnisse in MS-Office-Programmen und wie diese dir bei der Erledigung administrativer Aufgaben helfen können. Dies zeigt, dass du gut vorbereitet bist und die Anforderungen der Stelle verstehst.
Schließe mit einem starken Abschluss: Fasse deine wichtigsten Punkte zusammen und drücke deine Vorfreude auf die Möglichkeit aus, Teil des Teams an der Universität zu Köln zu werden. Vergiss nicht, deine Kontaktdaten anzugeben, damit sie dich leicht erreichen können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität zu Köln vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Assistenz der Abteilungsleitung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diesen Bereichen angewendet werden können.
✨Kenntnisse in MS-Office betonen
Da routinierte Kenntnisse in MS-Office-Programmen gefordert sind, solltest du konkrete Beispiele nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Teamorientierung hervorheben
Die Stelle erfordert Teamarbeit und Flexibilität. Bereite Beispiele vor, die deine Teamfähigkeit und deine schnelle Auffassungsgabe unter Beweis stellen.
✨Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite Fragen vor, die sich auf die Unternehmenskultur und die Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung beziehen. Das zeigt dein Interesse an der langfristigen Entwicklung innerhalb der Universität.
