Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Dezernat Forschungsmanagement bei Sekretariatsaufgaben und Budgetüberwachung.
- Unternehmen: Eine der ältesten und größten Universitäten Europas mit vielfältigen Karrierechancen.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Chancengerechtigkeit und Vielfalt werden hier großgeschrieben.
- Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem engagierten Team und gestalte die Zukunft der Forschung.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung und Erfahrung im Sekretariatsbereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3500 - 4000 € pro Monat.
Universitätsverwaltung
Dezernat Forschungsmanagement
Wir sind eine der größten und ältesten Universitäten Europas und gehören zu den größten Arbeitgeber*innen in unserer Region. Durch unser breites Fächerspektrum, die dynamische Entwicklung unserer Forschungsschwerpunkte und unseren Standort mitten in Köln sind wir attraktiv für Studierende und Forschende weltweit. Wir bieten vielfältige Karrierechancen in Wissenschaft, Technik und Verwaltung. Das Dezernat Forschungsmanagement steht den Wissenschaftler*innen in sämtlichen Belangen ihrer Drittmittelprojekte serviceorientiert zur Seite und bietet umfängliche Unterstützung.
IHRE AUFGABEN
- allgemeine Sekretariatstätigkeiten
- Vor- und Nachbereitung von Personalauswahlverfahren
- eigenständige Überwachung des Dezernatsbudgets in SAP
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
- Unterstützung der Dezernatsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen
IHR PROFIL
- abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder gleichwertiger Abschluss
- mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats-/Geschäftsführungsbereich
- umfassende Kenntnisse der MS-Office-Produkte
- gewissenhafte, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Organisationstalent, Flexibilität und zielorientiertes Arbeiten
- sicheres Auftreten, sehr gute Kommunikationsfähigkeit
- sehr gute deutsche Sprachkenntnisse und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
WIR BIETEN IHNEN
- eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe in einem erfahrenen und engagierten Team
- ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle
- ein umfangreiches Weiterbildungsangebot
- Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Möglichkeit zur mobilen Arbeit
Die Universität zu Köln fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Die Stelle ist ab sofort in Teilzeit (19,92 Wochenstunden) zu besetzen. Sie ist unbefristet. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgeltgruppe 8 TV-L.
Bitte bewerben Sie sich mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. beigefügten Nachweisen für die gesuchten Qualifikationen ohne Bewerbungsfoto online unter: Website. Die Kennziffer ist TUV2605-17. Die Bewerbungsfrist endet am 28.06.2026.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Claudia Arntz (d7.bewerbungen@verw.uni-koeln.de) und schauen Sie in unsere FAQs.
Assistenz (w/m/d) Dezernatsleitung und Sekretariat Arbeitgeber: Universität zu Köln
Die Universität zu Köln ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Arbeitsumfeld in einem engagierten Team bietet. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem starken Fokus auf Chancengerechtigkeit und Vielfalt fördert die Universität die persönliche und berufliche Entwicklung ihrer Angestellten. Zudem ermöglicht die Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie eine ausgewogene Work-Life-Balance, was die Universität zu einem attraktiven Arbeitsplatz in der Region Köln macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz (w/m/d) Dezernatsleitung und Sekretariat erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit deiner Wunschstelle zu tun haben. So kannst du direkt mit den Leuten ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Kommilitonen oder ehemaligen Kollegen über offene Stellen. Oft erfährt man durch persönliche Kontakte von Möglichkeiten, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über die Universität zu Köln und das Dezernat Forschungsmanagement. Zeige, dass du die Aufgaben und Herausforderungen verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle Informationen richtig übermittelst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz (w/m/d) Dezernatsleitung und Sekretariat mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du genau zu uns und dieser Position passt.
Struktur ist alles:Achte darauf, dass deine Unterlagen gut strukturiert sind. Ein klarer Lebenslauf und ein übersichtliches Anschreiben helfen uns, dich schnell zu verstehen und einen guten Eindruck zu gewinnen.
Betone deine Erfahrungen:Hebe relevante Erfahrungen hervor, die zu den Aufgaben der Stelle passen. Zeig uns, wie deine bisherigen Tätigkeiten dich auf diese Rolle vorbereitet haben und was du mitbringst.
Bewirb dich online bei uns:Nutze unsere Website für deine Bewerbung. Das macht es für uns einfacher, alle Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass nichts verloren geht. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität zu Köln vorbereitet
✨Informiere dich über die Universität
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Universität zu Köln und das Dezernat Forschungsmanagement verschaffen. Schau dir die aktuellen Projekte und Forschungsschwerpunkte an, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Sekretariatsbereich und im Umgang mit Budgetüberwachung zeigen. So kannst du deine Eignung für die Stelle anschaulich unter Beweis stellen.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle sehr gute Kommunikationsfähigkeiten erfordert, solltest du während des Interviews klar und strukturiert sprechen. Übe, wie du deine Gedanken präzise ausdrücken kannst, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Universität. Fragen zur Teamstruktur oder zu den Herausforderungen im Dezernat können hier besonders gut ankommen.
