Auf einen Blick
- Aufgaben: Entwickle und optimiere digitale Workflows für das Qualitätsmanagement an einer der größten Universitäten Europas.
- Unternehmen: Universität zu Köln – ein dynamischer Arbeitgeber mit vielfältigen Karrierechancen.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld mit Fokus auf Chancengleichheit.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Transformation aktiv mit und mache einen echten Unterschied im Bildungsbereich.
- Qualifikationen: Abgeschlossenes Hochschulstudium und Erfahrung im IT-Projektmanagement sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 47000 - 57000 € pro Jahr.
Wir sind eine der größten und ältesten Universitäten Europas und gehören zu den größten Arbeitgeber*innen in unserer Region. Durch unser breites Fächerspektrum, die dynamische Entwicklung unserer Forschungsschwerpunkte und unseren Standort mitten in Köln sind wir attraktiv für Studierende und Forschende weltweit. Wir bieten vielfältige Karrierechancen in Wissenschaft, Technik und Verwaltung.
Q³ - Evaluation, Entwicklung & Akkreditierung ist ein Team im Prorektorat für Lehre und Studium, das die Aufgabe hat, die universitätsweiten Prozesse im Qualitätsmanagementsystem Q³UzK Lehre zu koordinieren, zu betreuen und strategisch weiterzuentwickeln. Im Kontext der digitalen Transformation der Hochschule führt die Universität ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein, in dem auch die Dokumente aus den Qualitätssicherungs- und -entwicklungsprozessen im Bereich Lehre und Studium geführt werden sollen.
IHRE AUFGABEN
- Sie entwickeln, implementieren und pflegen die elektronische Akte für das Qualitätsmanagement und das Akkreditierungswesen der Studiengänge sowie die damit zusammenhängenden Workflows im universitätsweiten DMS.
- Auf Basis der regelmäßigen Weiterentwicklung von Q³UzK Lehre pflegen, aktualisieren und optimieren Sie die Geschäftsprozesse von Q³UzK und hinterlegen diese im Prozessmanagement-Tool der UzK.
- Sie beraten die Fakultäten und Einrichtungen im Hinblick auf die technischen Umsetzungsmöglichkeiten ihrer Anforderungen und programmieren maßgeschneiderte Workflows, Formulare und Automatisierungen im DMS.
- Sie sind erste Ansprechperson bei Unterstützungsbedarfen der Nutzer*innen der elektronischen Akte im Bereich Qualitätsmanagement und Akkreditierung. In diesem Rahmen schulen Sie die Nutzer*innen im Umgang mit der E-Akte und den Workflows.
- Sie bilden die Schnittstelle zu den Arbeitsbereichen, die an der UzK die Implementierung und dauerhafte Umsetzung des universitätsweiten DMS verantworten und tragen aktiv zur Weiterentwicklung des DMS bei.
- Sie gestalten die digitale Transformation für das System Q³UzK Lehre aktiv mit.
IHR PROFIL
- Sie haben ein abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master/Diplom) oder einen vergleichbaren Abschluss.
- Durch eine mehrjährige berufliche Vorerfahrung verfügen Sie über fundierte Kompetenzen im Bereich des Managements von IT-Projekten sowie idealerweise über Erfahrungen mit Dokumentenmanagementsystemen.
- Sie verfügen über grundlegende Erfahrungen in der Modellierung und Implementierung von Prozessen.
- Sie haben gute Kenntnisse in Javascript.
- Auch bei komplexen Fragestellungen arbeiten Sie selbstständig, engagiert, analytisch und jederzeit lösungsorientiert.
- Ihr sicheres Auftreten sowie Ihre Kommunikations-, Moderations- und Präsentationsfähigkeiten befähigen Sie, Arbeitsprozesse mit verschiedenen Stakeholdern erfolgreich zu steuern.
- Sie sind motiviert, die Digitalisierung des Qualitätsmanagementsystems Q³UzK Lehre aktiv voranzubringen und die Akteur*innen im Arbeitsbereich auf diesem Weg mitzunehmen.
WIR BIETEN IHNEN
- eine verantwortliche und vielseitige Tätigkeit
- ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle
- umfangreiches Weiterbildungsangebot
- Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Möglichkeit zur mobilen Arbeit
Die Universität zu Köln fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Die Stelle ist ab 01.10.2026 in Vollzeit (39,83 Wochenstunden) zu besetzen. Sie ist unbefristet. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgeltgruppe 13 TV-L.
Bitte bewerben Sie sich mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. beigefügten Nachweisen für die gesuchten Qualifikationen ohne Bewerbungsfoto online unter: Website. Die Kennziffer ist TUV2606-03. Die Bewerbungsfrist endet am 24.06.2026. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Sarah Smikale unter s.smikale@uni-koeln.de und schauen Sie in unsere FAQs.
Quelle: Land NRW – veröffentlicht auf Karriere.NRW. Datenlizenz Deutschland – Namensnennung 2.0 (dl-de/by-2.0).
Digitalisierungs-/Workflowmanager (w/m/d) Arbeitgeber: Universität zu Köln
Die Universität zu Köln ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und vielfältigen Umfeld zu arbeiten. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, umfangreichen Weiterbildungsangeboten und einer starken Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung. Zudem engagieren wir uns für Chancengerechtigkeit und Vielfalt, was unsere Arbeitskultur besonders bereichert.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Digitalisierungs-/Workflowmanager (w/m/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Mach dir eine Liste von Fragen, die du im Vorstellungsgespräch stellen möchtest. Zeig Interesse an der Position und dem Team, indem du nach den Herausforderungen fragst, die auf dich zukommen könnten.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen mit IT-Projekten und Dokumentenmanagementsystemen zu teilen. Wir sollten konkrete Beispiele parat haben, um zu zeigen, wie wir Probleme gelöst und Prozesse optimiert haben.
✨Tipp Nummer 3
Übe deine Kommunikationsfähigkeiten! Da du mit verschiedenen Stakeholdern arbeiten wirst, ist es wichtig, dass du klar und überzeugend kommunizieren kannst. Vielleicht ein paar Rollenspiele mit Freunden machen?
✨Tipp Nummer 4
Nutze unsere Website für die Bewerbung! Das zeigt, dass du dich mit der Universität zu Köln auseinandergesetzt hast und erleichtert uns die Bearbeitung deiner Unterlagen. Lass uns gemeinsam die digitale Transformation vorantreiben!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Digitalisierungs-/Workflowmanager (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei authentisch!:Zeig uns, wer du wirklich bist! Deine Persönlichkeit und Motivation sind wichtig. Lass deine Leidenschaft für die digitale Transformation und das Qualitätsmanagement in deiner Bewerbung durchscheinen.
Mach es übersichtlich!:Strukturiere deine Unterlagen klar und übersichtlich. Verwende Absätze und Aufzählungen, um deine Erfahrungen und Qualifikationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreib- und Grammatikfehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass deine Unterlagen am besten von jemand anderem gegenlesen, bevor du sie abschickst.
Bewirb dich online!:Nutze unsere Website für deine Bewerbung. Das macht es für uns einfacher, alles zu verwalten und sicherzustellen, dass deine Unterlagen an die richtige Stelle gelangen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität zu Köln vorbereitet
✨Verstehe die Anforderungen
Mach dir ein genaues Bild von den Aufgaben und Anforderungen der Stelle. Lies die Stellenbeschreibung gründlich durch und überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. So kannst du gezielt auf die Erwartungen des Unternehmens eingehen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Beispiele aus deiner beruflichen Vergangenheit, die deine Kompetenzen im Bereich IT-Projektmanagement und Dokumentenmanagementsysteme verdeutlichen. Zeige, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Technisches Know-how demonstrieren
Da Kenntnisse in Javascript gefordert sind, sei bereit, darüber zu sprechen. Vielleicht kannst du sogar ein kleines Projekt oder eine Idee präsentieren, die zeigt, wie du deine technischen Fähigkeiten in der Praxis angewendet hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen
Da die Rolle viel Interaktion mit verschiedenen Stakeholdern erfordert, solltest du während des Interviews deine Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten zeigen. Übe, klar und präzise zu kommunizieren, und sei bereit, Fragen zu stellen, um dein Interesse und Engagement zu zeigen.
