Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Lehrstühle in der Organisation, Personalangelegenheiten und Finanzverwaltung.
- Arbeitgeber: Eine der ältesten und größten Universitäten Europas mit vielfältigen Karrierechancen.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Spannende Aufgaben in einem dynamischen Umfeld mit Fokus auf Chancengleichheit und Vielfalt.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung, gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie MS-Office-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Die Stelle ist unbefristet und ab sofort in Teilzeit zu besetzen.
Wir sind eine der größten und ältesten Universitäten Europas und gehören zu den größten Arbeitgeber innen in unserer Region. Durch unser breites Fächerspektrum, die dynamische Entwicklung unserer Forschungsschwerpunkte und unseren Standort mitten in Köln sind wir attraktiv für Studierende und Forschende weltweit. Wir bieten vielfältige Karrierechancen in Wissenschaft, Technik und Verwaltung.
In der Abteilung Informatik ist eine Assistenzstelle (w/m/d) zu besetzen. Die Position ist entweder mit 90 % wöchentlicher Arbeitszeit für mehrere Lehrstühle oder alternativ mit reduzierter Arbeitszeit nur für einen Lehrstuhl zuständig: entweder mit 50 % für den Lehrstuhl Visualisierung oder mit 33 % für den Lehrstuhl IT Security.
Ihre Aufgaben
- organisatorische Unterstützung der Lehrstuhl- inhaber innen, inkl. Vereinbarung von Terminen
- Bearbeitung von Personalangelegenheiten: Einstellung, Stellenausschreibung, Verwaltung
- Verwaltung von Finanzmitteln der Lehrstühle und projektbezogenen Drittmitteln
- Organisation und Abrechnung von Vorträgen, Dienstreisen, Lehrplanverwaltung, Einkauf
- Korrespondenz, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit in deutscher und englischer Sprache
- Mitwirkung an Verwaltungsprozessen der Abteilung Informatik
- allgemeine Sekretariatsaufgaben, inkl. Ablage, Post etc.
Ihr Profil
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem einschlägigen Büro- oder Verwaltungsberuf oder vergleichbare Qualifikation
- nachgewiesene gute Kenntnisse in den Bereichen Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat sowie Steuerung kaufmännischer Prozesse
- mehrjährige einschlägige Berufserfahrung von Vorteil
- Erfahrung im Bereich öffentliche Verwaltung wünschenswert
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- routinierte Kenntnisse von MS-Office-Programmen
- Bereitschaft, sich in neue Systeme (z. B. SAP, KLIPS 2.0) einzuarbeiten
- selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Teamfähigkeit, starke Serviceorientierung und Kommunikation
Wir bieten Ihnen
- eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
- ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle
- umfangreiches Weiterbildungsangebot
- Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Möglichkeit zur mobilen Arbeit
Die Universität zu Köln fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Die Stelle ist ab sofort in Teilzeit (35,85 Wochenstunden) zu besetzen. Sie ist unbefristet. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgeltgruppe 8 TV-L.
Bitte bewerben Sie sich mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. beigefügter Nachweise für die gesuchten Qualifikationen ohne Bewerbungsfoto online unter: . Die Kennziffer ist TUV2507-02. Die Bewerbungsfrist endet am 30.08.2025.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Prof. Dr. Tatiana von Landesberger () und schauen Sie in unsere FAQs.
Verwaltungsbeschäftigte r - Assistenz (w/m/d) Arbeitgeber: Universität zu Köln
Kontaktperson:
Universität zu Köln HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsbeschäftigte r - Assistenz (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Universität zu Köln, um mehr über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Assistenzstelle zu erfahren. Oft können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich intensiv mit den Aufgaben der Assistenzstelle auseinandersetzt. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du organisatorische Herausforderungen gemeistert hast.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Sprachkenntnisse! Da sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, könntest du in einem Gespräch oder einer informellen Kommunikation deine Fähigkeiten unter Beweis stellen. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel für eine Situation nennen, in der du diese Sprachen erfolgreich eingesetzt hast.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über die spezifischen Software-Systeme, die in der Verwaltung verwendet werden, wie SAP oder KLIPS 2.0. Wenn du bereits Kenntnisse in ähnlichen Systemen hast, erwähne dies im Gespräch, um deine Lernbereitschaft und Anpassungsfähigkeit zu unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsbeschäftigte r - Assistenz (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Lies die Stellenanzeige sorgfältig durch, um alle Anforderungen und Aufgaben zu verstehen. Achte besonders auf die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen, die für die Position wichtig sind.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Passe deinen Lebenslauf und dein Anschreiben an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die zur Assistenzposition passen, insbesondere in den Bereichen Personalwirtschaft und Sekretariat.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Position und die Universität zum Ausdruck bringst. Erkläre, warum du die ideale Besetzung für die Stelle bist und wie du zur Abteilung Informatik beitragen kannst.
Online-Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung online über die angegebene Plattform ein. Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente, wie Nachweise für deine Qualifikationen, vollständig und korrekt hochgeladen sind, bevor du die Bewerbung absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität zu Köln vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben der Assistenzstelle. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in den Bereichen Personalwirtschaft und Sekretariat dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Kenntnisse in MS-Office betonen
Da die Stelle gute Kenntnisse in MS-Office erfordert, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit nennen, wo du diese Programme effektiv eingesetzt hast. Zeige, dass du mit den gängigen Anwendungen vertraut bist.
✨Sprachkenntnisse hervorheben
Bereite dich darauf vor, deine sehr guten Deutsch- und Englischkenntnisse zu demonstrieren. Du könntest beispielsweise einige Sätze in beiden Sprachen formulieren, um deine Kommunikationsfähigkeit zu zeigen.
✨Teamfähigkeit und Serviceorientierung
Betone in deinem Gespräch deine Teamfähigkeit und deine starke Serviceorientierung. Überlege dir Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du auf die Bedürfnisse anderer eingegangen bist.