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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Lehrstühle bei Organisation, Personalangelegenheiten und Finanzverwaltung.
- Arbeitgeber: Die Universität zu Köln ist eine der ältesten und größten Universitäten Europas.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Vielfältige Aufgaben in einem dynamischen Umfeld mit internationalem Flair.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, gute Englisch- und Deutschkenntnisse.
- Andere Informationen: Unbefristete Teilzeitstelle mit Chancengleichheit und Vielfalt im Fokus.
Wir sind eine der größten und ältesten Universitäten Europas und gehören zu den größten Arbeitgeber*innen in unserer Region. Durch unser breites Fächerspektrum, die dynamische Entwicklung unserer Forschungsschwerpunkte und unseren Standort mitten in Köln sind wir attraktiv für Studierende und Forschende weltweit. Wir bieten vielfältige Karrierechancen in Wissenschaft, Technik und Verwaltung.
In der Abteilung Informatik ist eine Assistenzstelle (w/m/d) zu besetzen. Die Position ist entweder mit 90 % wöchentlicher Arbeitszeit für mehrere Lehrstühle oder alternativ mit reduzierter Arbeitszeit nur für einen Lehrstuhl zuständig: entweder mit 50 % für den Lehrstuhl Visualisierung oder mit 33 % für den Lehrstuhl IT Security.
Ihre Aufgaben
- organisatorische Unterstützung der Lehrstuhl- inhaber*innen, inkl. Vereinbarung von Terminen
- Bearbeitung von Personalangelegenheiten: Einstellung, Stellenausschreibung, Verwaltung
- Verwaltung von Finanzmitteln der Lehrstühle und projektbezogenen Drittmitteln
- Organisation und Abrechnung von Vorträgen, Dienstreisen, Lehrplanverwaltung, Einkauf
- Korrespondenz, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit in deutscher und englischer Sprache
- Mitwirkung an Verwaltungsprozessen der Abteilung Informatik
- allgemeine Sekretariatsaufgaben, inkl. Ablage, Post etc.
Ihr Profil
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem einschlägigen Büro- oder Verwaltungsberuf oder vergleichbare Qualifikation
- nachgewiesene gute Kenntnisse in den Bereichen Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat sowie Steuerung kaufmännischer Prozesse
- mehrjährige einschlägige Berufserfahrung von Vorteil
- Erfahrung im Bereich öffentliche Verwaltung wünschenswert
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- routinierte Kenntnisse von MS-Office-Programmen
- Bereitschaft, sich in neue Systeme (z. B. SAP, KLIPS 2.0) einzuarbeiten
- selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Teamfähigkeit, starke Serviceorientierung und Kommunikation
Wir bieten Ihnen
- eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
- ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle
- umfangreiches Weiterbildungsangebot
- Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Möglichkeit zur mobilen Arbeit
Die Universität zu Köln fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Die Stelle ist ab sofort in Teilzeit (35,85 Wochenstunden) zu besetzen. Sie ist unbefristet. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgeltgruppe 8 TV-L.
Bitte bewerben Sie sich mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. beigefügter Nachweise für die gesuchten Qualifikationen ohne Bewerbungsfoto online unter: https://jobportal.uni-koeln.de. Die Kennziffer ist TUV2507-02. Die Bewerbungsfrist endet am 30.08.2025.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Prof. Dr. Tatiana von Landesberger (visva.kontakt@cs.uni-koeln.de) und schauen Sie in unsere FAQs.
Verwaltungsbeschäftigte*r – Assistenz (w/m/d) Arbeitgeber: Universität zu Köln
Kontaktperson:
Universität zu Köln HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsbeschäftigte*r – Assistenz (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Lehrstühle, für die du dich interessierst. Verstehe deren Forschungsgebiete und aktuelle Projekte, um in einem möglichen Vorstellungsgespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden der Universität zu Köln. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Anforderungen der Position geben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Fragen zur Teamarbeit und Serviceorientierung vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Bereitschaft, dich in neue Systeme einzuarbeiten, indem du dich im Vorfeld über SAP oder KLIPS 2.0 informierst. Dies zeigt dein Engagement und deine Lernbereitschaft.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsbeschäftigte*r – Assistenz (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Kenntnisse in Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat sowie deine MS-Office-Kenntnisse.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Stelle interessierst und wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Unterstützung der Lehrstuhlinhaber*innen beitragen können.
Online-Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über das angegebene Online-Portal ein. Achte darauf, dass alle Dokumente vollständig sind und die geforderten Nachweise für deine Qualifikationen beigefügt sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität zu Köln vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Assistenzstelle, insbesondere in Bezug auf die Verwaltung von Finanzmitteln und Personalangelegenheiten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kenntnisse in MS-Office betonen
Da routinierte Kenntnisse in MS-Office-Programmen gefordert sind, solltest du deine Fähigkeiten in diesen Programmen hervorheben. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Sprich über Teamarbeit und Serviceorientierung
Die Position erfordert Teamfähigkeit und eine starke Serviceorientierung. Bereite Geschichten vor, die deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen und deinen Umgang mit Kunden oder Kollegen verdeutlichen.
✨Englischkenntnisse demonstrieren
Da gute Englischkenntnisse erforderlich sind, sei bereit, während des Interviews auch auf Englisch zu kommunizieren. Du könntest auch einige deiner Erfahrungen oder Erfolge in einem internationalen Kontext teilen, um deine Sprachfähigkeiten zu unterstreichen.
