Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Geschäftszimmer und unterstütze bei Personal-, Lehr- und Finanzverwaltung.
- Unternehmen: Eine der ältesten und größten Universitäten Europas mit vielfältigen Karrierechancen.
- Vorteile: Flexibles Arbeitszeitmodell, umfangreiche Weiterbildung und Unterstützung für Beruf und Familie.
- Weitere Informationen: Vielfältige und chancengerechte Arbeitsumgebung in Köln.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Philosophie und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich und gute IT-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Wir sind eine der größten und ältesten Universitäten Europas und gehören zu den größten Arbeitgeber*innen in unserer Region. Durch unser breites Fächerspektrum, die dynamische Entwicklung unserer Forschungsschwerpunkte und unseren Standort mitten in Köln sind wir attraktiv für Studierende und Forschende weltweit. Wir bieten vielfältige Karrierechancen in Wissenschaft, Technik und Verwaltung. Das Philosophische Seminar der Universität zu Köln ist eine der größten Philosophie-Einrichtungen in Deutschland und genießt aufgrund seiner Forschungszentren (Thomas-Institut, Husserl-Archiv, CONCEPT) international weit verbreitete Reputation.
IHRE AUFGABEN
- Personalverwaltung: z.B. die Mitwirkung bei der Personal-Beantragung, -Auswahl, -Einstellung, -Einarbeitung
- Lehrverwaltung: z.B. die Arbeit mit unserem Campusmanagementsystem KLIPS, die Erfassung von Lehrveranstaltungen, Raumbuchung und die Mitwirkung im Prüfungswesen
- Finanzverwaltung: z.B. die Unterstützung bei der Organisation von Haushalts- und Drittmitteln
- IT-Verwaltung: z.B. die Anschaffung von IT sowie Betreuung und Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen rund um die IT-Infrastruktur sowie Websiteverwaltung
- Veranstaltungsorganisation
- Informationsverarbeitung: z.B. die Administration von Mailinglisten und Informationserhebungen aller Art
- Unterstützung von Professor*innen bei administrativen Aufgaben
- allgemeine Geschäftszimmeraufgaben: z.B. die Terminkoordination und Verwaltung unserer Räume
IHR PROFIL
- erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich oder gleichwertige nachgewiesene Qualifikation und Berufserfahrung
- ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Beratungskompetenz
- hohes Maß an Serviceorientierung und Aufgeschlossenheit für die Belange von Studierenden und Dozierenden
- umfangreiche Kenntnisse in den an der Universität zu Köln gebräuchlichen Softwaresystemen (KLIPS, TYPO3, SAP) oder die Bereitschaft, sich dazu umfangreich einzuarbeiten und kontinuierlich weiterzubilden
- Teamfähigkeit und eigenverantwortliches Arbeiten
- gute Kenntnisse und Offenheit rund um IT
- Englischkenntnisse erwünscht
WIR BIETEN IHNEN
- ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle
- umfangreiches Weiterbildungsangebot
- Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
Die Universität zu Köln fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Die Stelle ist ab 01.12.2026 in Vollzeit (39,83 Wochenstunden) zu besetzen. Sie ist unbefristet. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgeltgruppe 8 TV-L.
Bitte bewerben Sie sich mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. beigefügten Nachweisen (eventuell Nachweise über IT- und Softwarekenntnisse) für die gesuchten Qualifikationen ohne Bewerbungsfoto online unter: Website. Die Kennziffer ist TUV2605-14. Die Bewerbungsfrist endet am 01.07.2026. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Christian Feldbacher-Escamilla (cj.feldbacher-escamilla@uni-koeln.de) und schauen Sie gerne in unsere FAQs.
Verwaltungsbeschäftigte*r - Geschäftszimmer (w/m/d) Arbeitgeber: Universität zu Köln
Die Universität zu Köln ist ein hervorragender Arbeitgeber, der ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld bietet. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und umfangreichen Weiterbildungsangeboten fördert die Universität die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die persönliche und berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter*innen. Zudem profitieren Sie von der internationalen Reputation des Philosophischen Seminars und der dynamischen Forschungslandschaft in einer der größten und ältesten Universitäten Europas, mitten im Herzen von Köln.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Verwaltungsbeschäftigte*r - Geschäftszimmer (w/m/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Mach dir eine Liste von Fragen, die du im Vorstellungsgespräch stellen möchtest. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, mehr über die Stelle und das Team zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf typische Interviewfragen vor, wie z.B. deine Stärken und Schwächen oder warum du für diese Position geeignet bist. Übung macht den Meister!
✨Tip Nummer 3
Nutze unser Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden der Universität zu Köln, um Insider-Infos zu bekommen und deinen Eindruck zu verbessern.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Verwaltungsbeschäftigte*r - Geschäftszimmer (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei authentisch!:Zeig uns, wer du wirklich bist! Deine Persönlichkeit und deine Motivation sind wichtig. Lass uns wissen, warum du dich für die Stelle interessierst und was dich antreibt.
Mach es übersichtlich!:Halte deine Bewerbungsunterlagen klar und strukturiert. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell einen Überblick über deine Qualifikationen bekommen.
Betone relevante Erfahrungen!:Wenn du bereits Erfahrungen in der Verwaltung oder im Umgang mit Softwaresystemen hast, dann bring das zur Sprache! Zeig uns, wie du diese Fähigkeiten in der neuen Position einsetzen kannst.
Bewirb dich online!:Nutze unsere Website für deine Bewerbung. Das macht es für uns einfacher, alles zu verwalten und sicherzustellen, dass deine Unterlagen an die richtige Stelle gelangen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität zu Köln vorbereitet
✨Informiere dich über die Universität
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Universität zu Köln und das Philosophische Seminar verschaffen. Schau dir die aktuellen Forschungsprojekte und Veranstaltungen an, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Personalverwaltung oder IT-Verwaltung umgegangen bist.
✨Kenntnisse in Softwaresystemen
Da Kenntnisse in Systemen wie KLIPS, TYPO3 und SAP wichtig sind, solltest du dich vor dem Interview mit diesen Programmen vertraut machen. Wenn du bereits Erfahrung hast, sei bereit, darüber zu sprechen und deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du den Interviewern stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Universität. Frage beispielsweise nach den Herausforderungen im Geschäftszimmer oder nach Möglichkeiten zur Weiterbildung.
