Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Geschäftszimmer und unterstütze bei Personal- und Finanzverwaltung.
- Unternehmen: Eine der ältesten und größten Universitäten Europas mit vielfältigen Karrieremöglichkeiten.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein gesundheitsförderndes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Vielfältige Chancen für persönliche und berufliche Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Philosophie und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich und gute IT-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3500 - 4000 € pro Monat.
Wir sind eine der größten und ältesten Universitäten Europas und gehören zu den größten Arbeitgeber*innen in unserer Region. Durch unser breites Fächer spektrum, die dynamische Entwicklung unserer Forschungs schwerpunkte und unseren Standort mitten in Köln sind wir attraktiv für Studierende und Forschende weltweit. Wir bieten vielfältige Karrierechancen in Wissenschaft, Technik und Verwaltung. Das Philosophische Seminar der Universität zu Köln ist eine der größten Philosophie-Einrichtungen in Deutschland und genießt aufgrund seiner Forschungszentren (Thomas-Institut, Husserl-Archiv, CONCEPT) international weitverbreitete Reputation.
Ihre Aufgaben
- Personalverwaltung: z. B. die Mitwirkung bei der Personal-Beantragung, -Auswahl, -Einstellung, -Einarbeitung
- Lehrverwaltung: z. B. die Arbeit mit unserem Campusmanagementsystem KLIPS, die Erfassung von Lehrveranstaltungen, Raumbuchung und die Mitwirkung im Prüfungswesen
- Finanzverwaltung: z. B. die Unterstützung bei der Organisation von Haushalts- und Drittmitteln
- IT-Verwaltung: z. B. die Anschaffung von IT sowie Betreuung und Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen rund um die IT-Infrastruktur sowie Websiteverwaltung
- Veranstaltungsorganisation
- Informationsverarbeitung: z. B. die Administration von Mailinglisten und Informationserhebungen aller Art
- Unterstützung von Professor*innen bei administrativen Aufgaben
- allgemeine Geschäftszimmeraufgaben: z. B. die Terminkoordination und Verwaltung unserer Räume
Ihr Profil
- erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich oder gleichwertige nachgewiesene Qualifikation und Berufserfahrung
- ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Beratungskompetenz
- hohes Maß an Serviceorientierung und Aufgeschlossenheit für die Belange von Studierenden und Dozierenden
- umfangreiche Kenntnisse in den an der Universität zu Köln gebräuchlichen Softwaresystemen (KLIPS, TYPO3, SAP) oder die Bereitschaft, sich dazu umfangreich einzuarbeiten und kontinuierlich weiterzubilden
- Teamfähigkeit und eigenverantwortliches Arbeiten
- gute Kenntnisse und Offenheit rund um IT
- Englischkenntnisse erwünscht
Wir bieten Ihnen ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld, Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, flexible Arbeitszeitmodelle, umfangreiches Weiterbildungsangebot und Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements. Die Universität zu Köln fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Die Stelle ist ab sofort in Vollzeit (39,83 Wochenstunden) zu besetzen. Sie ist unbefristet. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgeltgruppe 8 TV-L. Bitte bewerben Sie sich mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. beigefügter Nachweise (eventuell Nachweise über IT- und Softwarekenntnisse) für die gesuchten Qualifikationen ohne Bewerbungsfoto online unter: . Die Kennziffer ist TUV. Die Bewerbungsfrist endet am . Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Christian Feldbacher-Escamilla ( ) und schauen Sie gerne in unsere FAQs.
Verwaltungsbeschäftigte*r – Geschäftszimmer (w/m/d) Arbeitgeber: Universität zu Köln
Die Universität zu Köln ist ein herausragender Arbeitgeber, der Ihnen ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld bietet. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und umfangreichen Weiterbildungsangeboten fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung. Unsere offene und inklusive Kultur schätzt Vielfalt und unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, was uns zu einem attraktiven Arbeitsplatz in der dynamischen Stadt Köln macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Verwaltungsbeschäftigte*r – Geschäftszimmer (w/m/d) erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Universität zu Köln
Wenn du auf der Website von Universität zu Köln stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Verwaltungsbeschäftigte*r – Geschäftszimmer (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Universität zu Köln erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität zu Köln vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
