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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite ein dynamisches Team in der Administration und unterstütze das Officemanagement.
- Arbeitgeber: Die Universität Zürich ist die größte Universität der Schweiz mit einem inspirierenden Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitsorte und attraktive Angebote für Mitarbeitende.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte die Zukunft der Abteilung aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine kaufmännische Ausbildung und Führungserfahrung mitbringen.
- Andere Informationen: Freue dich auf eine interprofessionelle Zusammenarbeit in einem universitären Setting.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 48000 - 72000 € pro Jahr.
Aufgaben
- Teamleitung Administration: Sie führen 3 Kompetenzzentren (Reception/Sekretariat, Fakturierung und Facility Management) coachen und unterstützen 11 erfahrene und motivierte Teamkolleg:innen an 3 Standorten (Zürich, Winterthur, Luzern), führen regelmässig Team-Meetings, Mitarbeitergespräche und -beurteilungen durch und stellen den reibungslosen Ablauf im operativen Tagesgeschäft für das Team Administration sicher. Durch die Ressourcen- und Einsatzplanung sowie Ihre partielle Mitarbeit in den Kompetenzzentren spüren Sie den Puls, sind für die Gestaltung, Koordination, Steuerung sowie Überwachung der definierten Prozesse im Tätigkeitsbereich mitverantwortlich.
- Stv. Officemanagement: Als Organisationstalent unterstützen Sie die Abteilungsleitung und das Officemanagement bei administrativen und organisatorischen Aufgaben für ein interprofessionelles Team.
Profil
- Gewinnende, humorvolle Persönlichkeit mit tadellosen Umgangsformen und einer hohen Dienstleistungsorientierung
- Kaufmännische Ausbildung mit höherer Weiterbildung im Bereich Betriebswirtschaft und Leadership
- Fundierte, mehrjährige Berufs- und Führungserfahrung mit Organisationsgeschick
- Leadership-Qualitäten, konzeptionelles Denken, Reflexions- und Kritikfähigkeit
- Absolute Diskretion sowie Flexibilität, Eigeninitiative, Selbständigkeit und Loyalität
- Dank schneller Auffassungsgabe lösungsorientierte, vorausschauende, effiziente, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Hohe Sozialkompetenz und die nötige Ruhe in hektischen Situationen
- Freude an interprofessioneller Zusammenarbeit
- IT-Affinität: Versierte MS-Office-Kenntnisse und die Bereitschaft, unsere Digitalisierungsstrategie sukzessive zu integrieren und umzusetzen. IBMNotes-, DocuWare-, Abacus- sowie KI-Tools-Kenntnisse von Vorteil
- Freude und Begeisterung unsere dienstleistungsorientierte, im universitären Setting eingebettete, Abteilung weiterzubringen und erfolgreich in die Zukunft zu führen
Wir bieten
Unsere Mitarbeitenden profitieren von vielfältigen und attraktiven Angeboten. Mehr
Arbeitsort
Institut für Rechtsmedizin
Information zur Bewerbung
Weitere Auskünfte
Fragen zur Stelle
Sonja Möstl
Office Managerin
Arbeiten an der UZH
Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10\’000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin!
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Teamleitung Administration Und Stv. Officemanagement Arbeitgeber: Universität Zürich
Kontaktperson:
Universität Zürich HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamleitung Administration Und Stv. Officemanagement
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitenden der Universität Zürich zu vernetzen. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Teamleitung Administration gewinnen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Führungserfahrung vor. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du Teams geleitet und motiviert hast. Dies zeigt deine Leadership-Qualitäten und deine Fähigkeit, in hektischen Situationen Ruhe zu bewahren.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die Digitalisierungsstrategie der Universität Zürich. Zeige in Gesprächen, dass du bereit bist, neue Technologien zu integrieren und wie du dies in der Vergangenheit erfolgreich umgesetzt hast. Das wird deine IT-Affinität unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Gelegenheit, um während des Bewerbungsprozesses Fragen zu stellen. Zeige dein Interesse an der interprofessionellen Zusammenarbeit und wie du diese fördern möchtest. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch an der Weiterentwicklung des Teams.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamleitung Administration Und Stv. Officemanagement
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Individuelles Anschreiben: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Position als Teamleitung Administration und Stv. Officemanagement unterstreicht. Betone deine Führungserfahrung und wie du die Anforderungen der Stelle erfüllst.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die dich für die Teamleitung und die administrativen Aufgaben qualifizieren.
Referenzen bereitstellen: Bereite eine Liste von Referenzen vor, die deine Führungsqualitäten und deine Arbeitsweise bestätigen können. Informiere diese Personen im Voraus, damit sie auf mögliche Anfragen vorbereitet sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Zürich vorbereitest
✨Bereite dich auf Führungsgespräche vor
Da die Position eine Teamleitung erfordert, solltest du dich auf Fragen zu deinem Führungsstil und deinen Erfahrungen in der Mitarbeiterführung vorbereiten. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du dein Team motiviert und unterstützt hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du komplexe Aufgaben strukturiert und effizient bewältigt hast, insbesondere in hektischen Situationen.
✨Demonstriere deine IT-Affinität
Stelle sicher, dass du mit den geforderten IT-Tools vertraut bist. Bereite dich darauf vor, deine Kenntnisse in MS Office und anderen relevanten Programmen zu erläutern und wie du diese in deiner bisherigen Arbeit eingesetzt hast.
✨Betone deine Dienstleistungsorientierung
In dieser Position ist eine hohe Dienstleistungsorientierung gefragt. Sei bereit, Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit Kunden oder Kollegen unterstützt hast und welche Maßnahmen du ergriffen hast, um deren Bedürfnisse zu erfüllen.
