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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Institutsdirektion und übernehme vielseitige Verwaltungsaufgaben.
- Arbeitgeber: Die Universität Zürich ist die größte Universität der Schweiz mit einem inspirierenden Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Angebote, Entwicklungsmöglichkeiten und die Chance auf unbefristete Anstellung.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Prozesse mit und profitiere von einer sorgfältigen Einarbeitung.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, hohe Lernbereitschaft und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen sind bis zum 31. Juli online einzureichen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Diese Position bietet vielseitiges Entwicklungspotenzial. Je nach Ihren fachlichen Kompetenzen, Interessen und Eignung können Schwerpunkte vertieft oder zusätzliche Verantwortlichkeiten übernommen werden. Auch Bewerber:innen, die noch nicht alle Anforderungen erfüllen, sind willkommen – vorausgesetzt, sie bringen eine ausgeprägte Lernbereitschaft und den Willen zur Weiterentwicklung mit. Eine sorgfältige Einführung und gezielte Förderung sind für uns selbstverständlich.
Sie übernehmen eine zentrale Rolle mit der Möglichkeit, aktiv mitzugestalten und Prozesse mitzuprägen.
Ihr Hauptaufgabengebiet
- Unterstützung bei der Assistenz der Institutsdirektion (insbesondere Terminplanung)
- Vorbereitung und Protokollführung von Meetings
- Unterstützung bei der Personaladministration (bei Neuanstellungen und Mutationen, von Eintritt bis Austritt)
- Mithilfe bei der Verwaltung sämtlicher finanzieller Mittel des Instituts (Betriebskredit, Einrichtungskredit, Drittmittel)
- Unterstützung bei der jährlichen Budgetierung sowie der laufenden Finanzsteuerung
- Rechnungswesen: Kreditoren, Debitoren, Umbuchungen, Spesenmanagement
- Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben
Profil
- Kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung
- Hohe Lernbereitschaft sowie die Fähigkeit, sich schnell in neue Aufgaben einzuarbeiten
- Versierter Umgang mit den MS Office-Programmen
- Kenntnisse vom Hochschulumfeld oder der öffentlichen Verwaltung von Vorteil
- Effiziente, selbständige und sorgfältige Arbeitsweise mit guter Prioritätensetzung
- Flexibilität und Motivation in einem dynamischen Umfeld proaktiv mitzuwirken
- Klare, verbindliche und adressatengerechte Kommunikation (schriftlich und mündlich)
- Sehr gute Deutsch- (Muttersprache oder C1) und Englischkenntnisse (C1-B2) in Wort und Schrift
Die Anstellung erfolgt vorerst befristet auf ein Jahr, mit der Perspektive einer unbefristeten Übernahme.
Wir bieten
Unsere Mitarbeitenden profitieren von vielfältigen und attraktiven Angeboten.
Information zur Bewerbung
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 31. Juli. Bitte reichen Sie diese ausschliesslich online via Bewerbungsformular ein.
Weitere Auskünfte
Fragen zur Stelle: Olivia Burch, Deputy Institute Manager Finances & HR
Arbeiten an der UZH: Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin!
Verwaltungsassistent:in Arbeitgeber: Universität Zürich
Kontaktperson:
Universität Zürich HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsassistent:in
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits in der Verwaltung oder an Hochschulen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Herausforderungen und Trends im Hochschulumfeld. Zeige in Gesprächen, dass du dich mit den aktuellen Themen auseinandergesetzt hast und bereit bist, aktiv zur Lösung beizutragen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Lernbereitschaft und Flexibilität vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in neue Aufgaben unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Übe, klare und präzise Antworten zu geben, sowohl mündlich als auch schriftlich. Dies ist besonders wichtig für die Assistenzposition, in der du oft Informationen weitergeben musst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsassistent:in
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position als Verwaltungsassistent:in relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine kaufmännische Ausbildung und deine Kenntnisse im Umgang mit MS Office.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Lernbereitschaft und Flexibilität betonst. Erkläre, warum du dich für diese Position interessierst und wie du zur Weiterentwicklung des Instituts beitragen kannst.
Online-Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung ausschließlich über das angegebene Online-Bewerbungsformular ein. Stelle sicher, dass alle Dokumente vollständig sind und überprüfe sie auf Rechtschreibfehler, bevor du sie absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Zürich vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige deine Lernbereitschaft
Da die Position auch Bewerber:innen offensteht, die nicht alle Anforderungen erfüllen, ist es wichtig, deine Lernbereitschaft zu betonen. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wo du schnell neue Fähigkeiten erlernt hast.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Achte darauf, klar und präzise zu kommunizieren. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren, sowohl mündlich als auch schriftlich, um deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren.
✨Sei flexibel und proaktiv
In einem dynamischen Umfeld ist Flexibilität gefragt. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Anpassung an Veränderungen und deine proaktive Haltung bei der Lösung von Problemen betreffen.
