Auf einen Blick
- Aufgaben: Vielfältige Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben in einem inspirierenden Umfeld.
- Unternehmen: Die Universität Zürich, die grösste Universität der Schweiz.
- Vorteile: Attraktive Anstellung mit Weiterbildungsmöglichkeiten und einem dynamischen Team.
- Weitere Informationen: Ein spannendes Arbeitsumfeld mit vielen Entwicklungschancen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Bildung und Forschung an einer renommierten Institution.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Hochschulbereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin!
Aufgaben
- Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben:
- Korrespondenz und Terminkoordination in Deutsch oder Englisch
- Telefonbetreuung, Empfang von Besuchern, Erledigung der Post
- Empfang und Betreuung von Lieferanten
- Erteilung von Zutrittsberechtigungen, Raum- und Arbeitsplatzorganisation, Telecom-Delegierte/r
- Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen, Konferenzen und Reisen
- Materialverwaltung und Bestellungen
- Betreuung diverser Portale, Nachführen von Datenbanken, Pflege der Webseite
- Finanzen:
- Kontieren von Rechnungen, Erstellen von Debitorenrechnungen, Umbuchungen, Spesen- und Kreditkartenabrechnungen
- HR:
- Unterstützung im HR Management: Bearbeitung von Ein- und Austritten, Vorbereitung von Formularen (z. B. für Mitarbeitendengesprächen)
- Unterstützung bei Rekrutierungsprozessen
- Betreuung des Stellenportals
- IT:
- Unterstützung bei der IT-Koordination
Profil
- Kaufmännische Grundausbildung oder äquivalente Ausbildung
- mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Funktion, vorzugsweise im Hochschulumfeld
- stilsicheres Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse
- Gute EDV Kenntnisse
- Selbständige, zuverlässige Arbeitsweise
- dienstleistungsorientierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit
Verwaltungssekretär*in Arbeitgeber: Universität Zürich
Die Universität Zürich ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung bietet. Mit flexiblen Arbeitsmodellen, umfangreichen Weiterbildungsangeboten und einer starken Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben fördert die UZH nicht nur die persönliche und berufliche Entwicklung, sondern sorgt auch für eine positive Work-Life-Balance. Zudem profitieren Mitarbeitende von attraktiven Vergünstigungen und einem engagierten Team, das gemeinsam an der Weiterentwicklung innovativer digitaler Lösungen arbeitet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Verwaltungssekretär*in erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Universität Zürich
Wenn du auf der Website von Universität Zürich stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Verwaltungssekretär*in mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Universität Zürich erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Zürich vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
