Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Institutsleitung bei administrativen Prozessen und organisiere das Institutsoffice.
- Unternehmen: Institut für Medizinische Informatik an der Uniklinik RWTH Aachen mit innovativer Forschung.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersversorgung, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Familienfreundliche Unternehmenskultur und zahlreiche Gesundheitsangebote.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Medizin und Informatik in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und sehr gute MS Office Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 37800 - 46200 € pro Jahr.
Im Institut für Medizinische Informatik besetzen wir eine Stelle als Mitarbeiter/-in (w/m/d) im Institutsoffice - Assistenz (w/m/d) der Institutsleitung. Das Institut für Medizinische Informatik forscht und lehrt an der Schnittstelle von Medizin, Informatik und Regulatorik. Für die Organisation unseres Institutsoffice suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die als zentrale Anlaufstelle die Institutsleitung entlastet und die administrativen Prozesse des Instituts eigenständig steuert.
Arbeitszeit: 100 % der vollen tariflich vereinbarten Arbeitszeit (zzt. 38,5 Std./Woche), mit Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung
Befristung: zunächst gemäß Teilzeit- und Befristungsgesetz §14 Satz 1 Abs. S.7. für 2 Jahre, eine Entfristung wird angestrebt
Einstieg: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Vergütung: EG 8 (TV-L)
Ihre Aufgaben:
- Sie steuern die Instituts- und Drittmittelkonten, überwachen Budgets und stimmen sich mit den zuständigen internen und externen Stellen ab.
- Sie unterstützen die Institutsleitung organisatorisch und administrativ, einschließlich Termin-, Dienstreise- und Veranstaltungsmanagement.
- Sie wirken bei Personal- und Finanzkalkulationen mit, verwalten Personalstellen und überwachen Vertrags-, Projekt- und Restlaufzeiten.
- Sie begleiten Einstellungsverfahren und führen Personal-, Projekt- und Studienakten datenschutzkonform.
- Sie koordinieren Beschaffungen und bearbeiten SAP-gestützte Bestellprozesse.
- Sie übernehmen eigenständig die interne und externe Kommunikation sowie Korrespondenz.
Ihr Profil:
- Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene mindestens dreijährige kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel.
- Idealerweise Erfahrung im Umgang mit SAP, vorzugsweise in den Modulen Finanzwesen und Beschaffung.
- Sicherer Umgang mit digitalen Kollaborations- und Dokumentationswerkzeugen.
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Idealerweise Erfahrung in der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten sowie in der Budgetüberwachung.
- Eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick.
- Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Personal- und Finanzdaten.
- Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team.
Wir bieten:
- 30 Tage Urlaub/Jahr.
- Mitarbeitende werben Mitarbeitende für verschiedene Berufsgruppen / Prämie von 3.000 Euro.
- Überdurchschnittliche betriebliche Altersversorgung durch die VBL.
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten - über 300 Möglichkeiten dazu.
- Vergünstigtes ÖPNV-Ticket oder Parkplatz.
- Familienfreundliche Unternehmenskultur: Betriebskindergarten, flexible Arbeitszeitmodelle.
- Gesundheitsförderung bis Hochschulsport.
- Attraktive Rabatte beim Shoppen.
- Eine Onboarding-App für neue Mitarbeitende.
- Verlängerte Öffnungszeiten unseres Personalrestaurants.
Kontakt: Bei Fragen steht Ihnen Herr Univ.-Prof. Dr. Rainer Röhrig gerne zur Verfügung: E-Mail: medizininformatik@ukaachen.de, Telefon: +49 241 80 88790.
Diese Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter. Die Uniklinik RWTH Aachen fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des LGG bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind uns willkommen und werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.
Mitarbeiter/-in (w/m/d) im Institutsoffice - Assistenz (w/m/d) der Institutsleitung in Aachen Arbeitgeber: Universitätsklinikum Aachen AöR
Das Universitätsklinikum RWTH Aachen ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden nicht nur eine unbefristete Anstellung in einem dynamischen Team bietet, sondern auch eine umfassende Einarbeitung und zahlreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Mit einer familienfreundlichen Unternehmenskultur, flexiblen Arbeitszeitmodellen und attraktiven Zusatzleistungen wie einer überdurchschnittlichen betrieblichen Altersversorgung sowie Gesundheitsförderungsprogrammen, schaffen wir ein Umfeld, in dem Sie Ihre Karriere planen und gleichzeitig Beruf und Familie optimal vereinbaren können.
Kontaktdaten:
Universitätsklinikum Aachen AöR Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Mitarbeiter/-in (w/m/d) im Institutsoffice - Assistenz (w/m/d) der Institutsleitung in Aachen erhalten könntest
✨Nutze Fachmessen und Networking-Events
In der Welt der Gesundheitsmanagement-Wissenschaften gibt's viele interessante Events wie Gesundheitsmessen oder Kongresse. Schau dir die Termine an und nutze die Gelegenheit, um mit Fachleuten ins Gespräch zu kommen — das kann dir einen direkten Zugang zu deinem nächsten Job bei Universitätsklinikum Aachen AöR verschaffen!
✨Zielgerichtete Praktika oder Projekte
Da du eine befristete Stelle anstrebst, überlege, ob du gezielt nach Praktika oder Projekten in Gesundheitsmanagement-Wissenschaften suchst. Oft haben Unternehmen wie Universitätsklinikum Aachen AöR saisonale oder projektbasierte Einstellungen, die dann ein Sprungbrett für eine langfristige Anstellung bieten.
✨Mastermind-Gruppen oder Fachforen beitreten
Überlege, Mitglied in einer Mastermind-Gruppe oder einem Fachforum zu werden, das sich mit Gesundheitsmanagement beschäftigt. Hier kannst du Erfahrungen austauschen und wertvolle Kontakte knüpfen, die dir bei der Jobsuche helfen könnten.
✨Direkt bei Universitätsklinikum Aachen AöR bewerben!
Wenn du die perfekte Stelle in Gesundheitsmanagement-Wissenschaften entdeckst, warte nicht! Bewerbe dich direkt über unsere Website. So zeigst du dein ernsthaftes Interesse und kannst vielleicht schon bald Teil des Teams bei Universitätsklinikum Aachen AöR werden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter/-in (w/m/d) im Institutsoffice - Assistenz (w/m/d) der Institutsleitung in Aachen mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deine akademischen Erfolge hervor!:Da du dich auf eine Position im Bereich Gesundheitsmanagement-Wissenschaften bewirbst, ist es super wichtig, deine relevanten akademischen Abschlüsse und Noten im Lebenslauf sichtbar zu machen. Vergiss nicht, spezielle Kurse oder Projekte zu erwähnen, die deine Qualifikationen unterstreichen und deine Eignung für die Position bei Universitätsklinikum Aachen AöR zeigen!
Wissen über aktuelle Trends und Forschung:Informiere dich über die neuesten Trends und Forschungen im Gesundheitsmanagement. Zeige in deinem Bewerbungsschreiben, dass du nicht nur die Theorie kennst, sondern auch ein tiefes Verständnis für die praktischen Herausforderungen unseres Feldes hast. Das hilft uns zu sehen, dass du ein echtes Interesse an der Weiterentwicklung in diesem Bereich hast.
Unbefristete Gedanken – trotz Befristung!:Auch wenn die Stelle befristet ist, wollen wir sehen, dass du langfristig denkst. In deinem Anschreiben kannst du darauf eingehen, wie du zur Weiterentwicklung von Universitätsklinikum Aachen AöR beitragen und vielleicht danach weiterhin in anderen Positionen arbeiten möchtest. Zeig uns deine Motivation und wie du dich entwickeln willst!
Relevante Praktika und Erfahrungen:Falls du vorher Praktika oder Erfahrungen im Gesundheitsbereich gesammelt hast, bring das unbedingt in deinen Lebenslauf ein! Konzentriere dich darauf, wie diese Erlebnisse dir wertvolle Fähigkeiten und Einblicke vermittelt haben, die dir in der befristeten Anstellung bei Universitätsklinikum Aachen AöR helfen können. Wir wollen wissen, was du bereits kannst!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsklinikum Aachen AöR vorbereitet
✨Verstehe die Grundlagen der Gesundheitswissenschaften
Mach dich mit den neuesten Trends und Themen im Gesundheitsmanagement vertraut. Einige typische Fragen könnten sich um aktuelle gesundheitspolitische Entwicklungen oder innovative Ansätze zur Patientenversorgung drehen, also sei darauf vorbereitet, deine Meinung oder Analysen dazu zu teilen.
✨Betone deine analytischen Fähigkeiten
In der Gesundheitswissenschaft geht es oft darum, Daten auszuwerten und Entscheidungen zu treffen. Zeig, dass du mit Statistiken und qualitativen Daten umgehen kannst, und bereite konkrete Beispiele vor, wie du diese Fähigkeiten in der Vergangenheit genutzt hast.
✨Bereite deinen Lebenslauf und relevante Erfahrungen vor
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, ist es wichtig, zu zeigen, dass du schnell lernen und dich in das Team integrieren kannst. Hebe relevante Praktika, Projekte oder Studienleistungen hervor, die zeigen, dass du schnell produktiv werden kannst.
✨Bereite dich auf praktische Szenarien vor
In einem Interview im Bereich Gesundheitsmanagement kann es sein, dass du an Fallstudien oder praktischen Szenarien teilnehmen musst. Überlege dir vorab, wie du in bestimmten Situationen handeln würdest, z.B. wenn es darum geht, zwischen verschiedenen Gesundheitsstrategien zu wählen oder eine Gesundheitskampagne zu entwerfen.
