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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Büroalltag und kommuniziere mit Partnern auf Deutsch und Englisch.
- Arbeitgeber: Werde Teil eines innovativen Teams in der wissenschaftlichen Forschung.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte den Alltag aktiv mit und lerne in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Gute Englischkenntnisse und Organisationstalent sind erforderlich.
- Andere Informationen: Du wirst auch im Kliniksekretariat vertreten sein.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Selbstständige Organisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft der wissenschaftlichen Arbeitsgruppen.
Kommunikation in deutscher und englischer Sprache mit internen und externen Partner*innen wie Forschungseinrichtungen, Fördergeber*innen und Kooperationspartner*innen.
Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Lehrveranstaltungen und Geschäftsreisen.
Administrative Aufgaben wie z.B. die Bearbeitung von Personalmaßnahmen, die Kontrolle von Drittmittelkonten und Zeitplänen sowie die Koordination von Fort- und Weiterbildungen.
Allgemeine Sekretariatsaufgaben, selbstständige Erledigung der Korrespondenzen (Telefonannahme, Büroorganisation und Bestellwesen, Terminplanung, schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache).
Vertretung im Kliniksekretariat.
Assistenz / Office Manager (m/w/d) mit Englischkenntnissen Arbeitgeber: Universitätsklinikum Bonn
Kontaktperson:
Universitätsklinikum Bonn HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz / Office Manager (m/w/d) mit Englischkenntnissen
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen, die in der wissenschaftlichen oder administrativen Branche tätig sind. Engagiere dich in Gruppen, die sich mit Büroorganisation und Management beschäftigen, um wertvolle Einblicke und Empfehlungen zu erhalten.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Interviews vor, indem du häufige Fragen für Assistenz- und Office-Management-Positionen recherchierst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Kommunikation unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Englischkenntnisse aktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, an Veranstaltungen oder Webinaren in englischer Sprache teilzunehmen, nutze diese Gelegenheiten, um dein Sprachgefühl zu verbessern und gleichzeitig dein Netzwerk auszubauen.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen der wissenschaftlichen Arbeitsgruppen, mit denen du arbeiten würdest. Dies zeigt nicht nur dein Interesse, sondern hilft dir auch, gezielte Fragen zu stellen und dich als gut informierter Kandidat zu präsentieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz / Office Manager (m/w/d) mit Englischkenntnissen
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Sprachkenntnisse heraus: Da die Kommunikation in deutscher und englischer Sprache ein wichtiger Bestandteil der Stelle ist, solltest du in deinem Lebenslauf und Anschreiben deutlich machen, wie gut du beide Sprachen beherrschst. Füge gegebenenfalls Zertifikate oder Nachweise hinzu.
Betone organisatorische Fähigkeiten: Die Position erfordert eine selbstständige Organisation und Planung. Hebe in deinem Anschreiben hervor, welche Erfahrungen du in der Organisation von Besprechungen, Lehrveranstaltungen oder Geschäftsreisen hast. Konkrete Beispiele sind hier sehr hilfreich.
Administrative Kompetenzen darstellen: Da administrative Aufgaben einen großen Teil der Arbeit ausmachen, solltest du deine Erfahrungen in der Bearbeitung von Personalmaßnahmen, der Kontrolle von Drittmittelkonten und der Büroorganisation klar darlegen. Zeige auf, wie du diese Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten betont. Achte darauf, dass die Struktur übersichtlich ist und alle wichtigen Informationen schnell erfasst werden können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsklinikum Bonn vorbereitest
✨Bereite dich auf die Kommunikation in zwei Sprachen vor
Da die Stelle sowohl Deutsch als auch Englisch erfordert, solltest du sicherstellen, dass du in beiden Sprachen fließend kommunizieren kannst. Übe typische Fragen und Antworten in beiden Sprachen, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren.
✨Kenntnis der administrativen Aufgaben zeigen
Informiere dich über die spezifischen administrativen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und im Zeitmanagement belegen.
✨Vorbereitung auf Besprechungen und Veranstaltungen
Da die Planung von Besprechungen und Veranstaltungen Teil des Jobs ist, solltest du dir Gedanken darüber machen, wie du solche Situationen effizient organisieren würdest. Überlege dir, welche Tools oder Methoden du nutzen würdest, um den Ablauf zu optimieren.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
In dieser Rolle wirst du mit verschiedenen internen und externen Partner*innen zusammenarbeiten. Bereite Beispiele vor, die deine Teamarbeit und deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Stakeholdern verdeutlichen.
