Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte administrative Aufgaben und unterstütze die Geschäftsführung im Studiendekanat.
- Arbeitgeber: Das UKB ist ein führendes Universitätsklinikum in NRW mit über 9.000 Mitarbeitern.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, betriebliche Altersvorsorge und zahlreiche Gesundheitsangebote warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft der Medizin und arbeite in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement und mindestens 2 Jahre Erfahrung erforderlich.
- Andere Informationen: Wir fördern Diversität und Chancengleichheit – bewirb dich jetzt!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Im UKB werden pro Jahr etwa 500.000 Patientinnen betreut, es sind ca. 9.000 Mitarbeiterinnen beschäftigt und die Bilanzsumme beträgt 1,6 Mrd. Euro. Neben den über 3.300 Medizin- und Zahnmedizin-Studierenden werden pro Jahr weitere 585 Personen in zahlreichen Gesundheitsberufen ausgebildet. Das UKB steht im Wissenschafts-Ranking sowie in der Focus-Klinikliste auf Platz 1 unter den Universitätsklinika (UK) in NRW und weist den dritthöchsten Case Mix Index (Fallschweregrad) in Deutschland auf.
Im Studiendekanat der Medizinischen Fakultät ist ab dem 01.07.2025 folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) zu besetzen: Sekretärin der Geschäftsführung (m/w/d). Die Stelle ist unbefristet zu besetzen. Das Studiendekanat der Medizinischen Fakultät ist die zentrale Koordinierungsstelle für Lehrende und Studierende und für die Organisation und Weiterentwicklung der Studiengänge an der Medizinischen Fakultät zuständig.
In der Geschäftsstelle suchen wir eine Sekretärin für die Geschäftsführung, die für administrative Tätigkeiten mit Fokus auf die interne Organisation und Personalverwaltung im Studiendekanat verantwortlich ist. Sie unterstützen die Geschäftsführung in ihren Aufgabenfeldern und arbeiten dafür eng mit der Referentin der Geschäftsführung zusammen.
Ihre Aufgaben:
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Funktionsadressen, Postwesen, Adressen/Kontaktdaten)
- Terminplanung und -administration für die Geschäftsführung, z. B. Planung und Koordination von Terminen (Mitarbeitergespräche, Jour Fixes inklusive Protokollführung, Teamevents etc.), Koordination von Dienstreisen
- Mitarbeit Zeiterfassung
- Für die gesamte Organisationseinheit Studiendekanat: Verwaltung der Urlaubsplanung und Krankmeldungen sowie Vorbereitung der Anträge „Mobiles Arbeiten/Telearbeit“ für die Geschäftsführung
- Verwaltung des Bestellwesens, Erstellung von Reparaturaufträgen und Rechnungsbearbeitung
- Organisation der Bewerbungsverfahren (z. B. Terminvereinbarung für Bewerbungsgespräche sowie Empfang der Bewerberinnen)
- Vorbereitung von Personalmaßnahmen
- Administrative Vorbereitungen für das On- und Offboarding von Mitarbeitenden
- Vertretung der Referentin der Geschäftsführung
Ihr Profil:
- Eine abgeschlossene Ausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung
- Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (Unterstützung einer Geschäftsführung an einer Fakultät)
- Einschlägige Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung, wünschenswert sind Strukturkenntnis sowie ein Verständnis für Hierarchien im Kontext Universitätsklinikum und Universität
- Sorgfältige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
- Umfassendes organisatorisches Geschick und Überblick über verschiedene laufende Prozesse sowie Durchhaltevermögen
- Sehr gute Umgangsformen, freundlicher und verbindlicher Umgang im persönlichen und schriftlichen Kontakt
- Diskretion und Loyalität
- Sehr gute Deutschkenntnisse (Rechtschreibung und Grammatik) in Wort und Schrift, Formulierungssicherheit
- Wünschenswert sind Kenntnisse zum Arbeitszeitgesetz und Erfahrungen mit Arbeitszeiterfassungssystemen
- Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Produkte
- Flexibilität, hohe Einsatzbereitschaft sowie Belastbarkeit in Hochphasen
Wir bieten:
- Strukturierte fachliche Einarbeitung, eine zweimonatige Übergabephase durch die aktuelle Stelleninhaberin ist vorgesehen
- Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team, das Ihre fokussierte und analytische Denkweise schätzt
- Sicher in der Zukunft: Entgelt nach TV-L
- Flexibel für Familien: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrerinnen
- Vorsorgen für später: betriebliche Altersvorsorge
- Clever zur Arbeit: Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes
- Bildung nach Maß: geförderte Fort- und Weiterbildung
- Gesund am Arbeitsplatz: zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKBfit
- Arbeitgeberleistungen: vergünstigte Angebote für Mitarbeiterinnen (Corporate Benefits)
Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.
Kontakt:
Sie erfüllen unsere Anforderungen und suchen eine abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit? Zögern Sie nicht und senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung (bevorzugt per E-Mail in einer Datei bis 5 MB Größe) bis zum 18.04.2025 unter Angabe der Stellenanzeigen-Nr. ST-19031 an: Dr. Bernhard Steinweg Geschäftsführer Studiendekanat Universitätsklinikum Bonn Venusberg-Campus 1 53127 Bonn E-Mail: geschaeftsstelle.studiendekanat(AT)ukbonn.de
Job in Deutschland (Bonn): Sekretärin der Geschäftsführung (m/w/d) im Studiendekanat der Medizinischen Fakultät Arbeitgeber: Universitätsklinikum Bonn
Kontaktperson:
Universitätsklinikum Bonn HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Job in Deutschland (Bonn): Sekretärin der Geschäftsführung (m/w/d) im Studiendekanat der Medizinischen Fakultät
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Struktur und Hierarchien im Universitätsklinikum Bonn. Ein gutes Verständnis der internen Abläufe und der verschiedenen Abteilungen kann dir helfen, während des Vorstellungsgesprächs gezielte Fragen zu stellen und dein Interesse an der Position zu zeigen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Wenn du jemanden kennst, der bereits im UKB oder in einer ähnlichen Position arbeitet, frage nach Insider-Informationen über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Sekretärin der Geschäftsführung. Solche Informationen können dir einen Vorteil verschaffen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Sekretariatsposition gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Serviceorientierung unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Einsatzbereitschaft. In einem dynamischen Umfeld wie dem Studiendekanat ist es wichtig, dass du bereit bist, auch in Hochphasen zusätzliche Verantwortung zu übernehmen. Bereite dich darauf vor, dies im Gespräch zu betonen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Job in Deutschland (Bonn): Sekretärin der Geschäftsführung (m/w/d) im Studiendekanat der Medizinischen Fakultät
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Berufserfahrung im Bereich Büromanagement und deine Kenntnisse in der Hochschulverwaltung.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten zur Unterstützung der Geschäftsführung beitragen können. Zeige deine Begeisterung für die Arbeit im Studiendekanat.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies sie sorgfältig durch oder lasse sie von jemand anderem Korrektur lesen. Achte besonders auf Rechtschreibung und Grammatik, da sehr gute Deutschkenntnisse gefordert sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsklinikum Bonn vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben der Sekretärin der Geschäftsführung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in der Hochschulverwaltung und im Büromanagement dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Kenntnisse über das Unternehmen
Mache dich mit dem Universitätsklinikum Bonn und dessen Struktur vertraut. Verstehe die Rolle des Studiendekanats und wie es zur Gesamtorganisation beiträgt. Dies zeigt dein Interesse und Engagement während des Interviews.
✨Präsentation deiner Soft Skills
Betone deine organisatorischen Fähigkeiten, Flexibilität und Belastbarkeit. Diese Eigenschaften sind besonders wichtig für die Position, da du in einem dynamischen Umfeld arbeiten wirst, in dem du oft mehrere Aufgaben gleichzeitig jonglieren musst.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Dies könnte sich auf die Teamdynamik, Weiterbildungsmöglichkeiten oder die Unternehmenskultur beziehen. Zeige damit, dass du an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert bist.
