Sekretärin/Sekretär (m/w/d) Apotheke (ID: 157)

Das Universitätsklinikum des Saarlandes (UKS) nimmt mit 32 Kliniken, 8 klinischen Instituten, einem MVZ und zahlreichen weiteren spezialisierten Zentren weit über das Saarland hinaus eine führende Rolle in medizinischer Lehre, Forschung und Krankenversorgung wahr. Jährlich versorgen wir in 1466 Planbetten über 50.000 stationäre und mehr als 260.000 ambulante Patientinnen und Patienten – mit der Unterstützung von über 6.300 engagierten Mitarbeitenden aus den unterschiedlichsten Berufsgruppen.

Die Apotheke des Universitätsklinikums des Saarlandes stellt als zentrale Dienstleistungseinheit eine qualitativ hochwertige und wirtschaftliche Versorgung der Patienten im Klinikum mit Arzneimitteln, Blutderivaten und apothekenpflichtigen Medizinprodukten sicher.

Ihr Aufgabengebiet – Vielfältig und verantwortungsvoll

• Sekretariatsmanagement: Sie leiten und organisieren das Sekretariat des Apothekendirektors, koordinieren Termine souverän und führen die Korrespondenz eigenständig.
• Schnittstellenfunktion: Als erste Anlaufstelle repräsentieren Sie die Apotheke professionell intern gegenüber Kliniken und extern gegenüber Pharmafirmen, Behörden und Verbänden. Sie filtern Anfragen effizient und zielgerichtet.
• Personaladministration: Sie betreuen das Dienstplan- und Zeiterfassungssystem für das gesamte Team und unterstützen aktiv bei Personalangelegenheiten sowie im Bewerbermanagement.
• Fachspezifische Verwaltung: Sie übernehmen administrative Tätigkeiten im Bereich des Retax-Managements, überwachen Fristen und erledigen den damit verbundenen Schriftverkehr.

Ihr Profil – Qualifiziert und engagiert

• Qualifikation: Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung, idealerweise im Gesundheitswesen.
• Arbeitsweise: Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten eigenständig und bewahren auch bei hohem Arbeitsaufkommen einen kühlen Kopf. Diskretion und Loyalität sind für Sie in dieser Vertrauensstellung selbstverständlich.
• Sozial- und Kommunikationskompetenz: Sie besitzen ein sicheres, serviceorientiertes Auftreten und die Fähigkeit, souverän mit unterschiedlichsten Ansprechpartnern – von der Klinikleitung bis hin zu externen Behörden – zu kommunizieren. Ihre Teamfähigkeit und Ihr diplomatisches Geschick zeichnen Sie aus.
• Sprache & IT: Sie formulieren sicher in Wort und Schrift (Deutsch) und beherrschen die gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook) routiniert. Wenn Sie bereits Erfahrung mit SAP gesammelt haben, ist das ein Plus.
• Einsatzbereitschaft: Sie bringen die für den Klinikbetrieb notwendige Flexibilität und ein hohes Maß an Eigeninitiative mit.

Ihre Bereitschaft unser Leitbild und Schutzkonzept zu leben.

Attraktive Vergütung auf Basis des Tarifvertrages TV-L/E6 mit regelmäßigen Tarifhöhungen, 30 Tagen Urlaub und Jahressonderzahlung sowie einer zusätzlichen betrieblichen Altersvorsorge.

Interessante und abwechslungsreiche eigenverantwortliche Tätigkeit in freundlichem, aufgeschlossenem Team.

Beteiligung an den Kosten für ein Job-Ticket und Möglichkeit des JobRad-Leasings.

Wir bieten verschiedene Maßnahmen zur Gesundheitsförderung: von Stressmanagementmaßnahmen, Rückentraining, Ernährungstipps bis Lauftraining, wir haben einiges im Angebot.

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: Nähere Auskünfte bei fachlichen Fragen erhalten Sie von Dr. Haber 06841/16-22216 oder per E-Mail an bewerbung@uks.eu. Wenn Sie Interesse daran haben, Teil dieses Teams zu werden, dann freuen wir uns bis zum 31.05.2026 über den Erhalt Ihrer Bewerbungsunterlagen. Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung ausschließlich über unser Online-Bewerbermanagementsystem ein. Bewerbungen per E-Mail können leider nicht berücksichtigt werden.

Bewerber/innen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Das UKS fordert Frauen auf, sich zu bewerben, um nach Maßgabe des Gleichstellungsplanes den Anteil an Frauen in diesem Aufgabenbereich zu erhöhen.