Sachbearbeiter*in (m/w/d)

Wir bieten Ihnen:

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im Team
• ein modern ausgestattetes Arbeitsumfeld
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit der Telearbeit
• weitere Leistungen, wie z.B. ergänzende Altersvorsorge, Zuschuss zum Jobticket
• angezielte Eingruppierung TV-L 9

Einblick in Ihre Aufgaben:

• Sie organisieren das Sekretariat der Geschäftsstelle eigenverantwortlich und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
• Sie bearbeiten den allgemeinen E-Mail- und Telefonverkehr und übernehmen die selbstständige Korrespondenz zu organisatorischen und administrativen Anliegen.
• Sie pflegen kontinuierlich verschiedene Datenbanken sowie den Internetauftritt der Ethik-Kommission.
• Sie planen und begleiten Vollversammlungen, Fortbildungsveranstaltungen und weitere Termine organisatorisch.
• Sie koordinieren Termine und übernehmen die Vor- und Nachbereitung der Kommissionssitzungen.
• Sie unterstützen das Gebührenmanagement und die Rechnungsstellung, unter anderem mit SAP und ethikPool.
• Nach entsprechender Einarbeitung übernehmen Sie zudem Aufgaben in der Studienbearbeitung, insbesondere:
• Vorprüfung von Forschungsanträgen auf Vollständigkeit im elektronischen Antragssystem ethikPool.
• formale Beratung der Antragsteller*innen vor der Einreichung und während des Begutachtungsprozesses.
• Prüfung der eingereichten Antragsunterlagen, auch in englischer Sprache.
• strukturierte Vorbereitung der Antragsunterlagen für die Geschäftsführung und die Mitglieder der Ethik-Kommission.
• Begleitung von Antragstellenden während des gesamten Verfahrens und direkte Ansprechperson für die Antragsteller*innen.

Persönlich überzeugen Sie durch:

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich, ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Geschäftsstellenbereich.
• einen sicheren Umgang mit moderner Bürokommunikation und die Bereitschaft zur Einarbeitung in elektronische Antragssysteme.
• eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache, insbesondere für die eigenständige Erstellung professioneller Korrespondenz und Schriftsätze.
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und ein verbindliches Auftreten.
• die Fähigkeit, auch bei vielfältigen und parallel anfallenden Aufgaben den Überblick zu behalten und selbstständig Entscheidungen zu treffen.
• eine sorgfältige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.
• Flexibilität sowie ein hohes Maß an Engagement und Verlässlichkeit.
• Freude an der Zusammenarbeit im Team und eine ausgeprägte Teamorientierung.

Die Stelle ist zunächst in Teilzeit (mind. 50%) zu besetzen.

Allgemeiner Hinweis: Die Vergütung erfolgt nach Tarif. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Einstellungen erfolgen durch die Abteilung Personalbetreuung.