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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support all administrative tasks in the heart surgery department.
- Arbeitgeber: Join the UKE, a leading university hospital focused on health and research.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy attractive pay, job security, and extensive training programs.
- Warum dieser Job: Be part of a future-oriented team making a real impact in healthcare.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed vocational training in administration or similar fields required.
- Andere Informationen: Position is temporary until December 31, 2025.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Abteilung/Aufgabengebiet
Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.400 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.
Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.
Mitarbeiter:in (all genders) im Sekretariat – Institut für Psychotherapie
Unser Institut für Psychotherapie (IfP) des Universitätsklinikums Hamburg-Eppendorf (UKE) ist für die Ausbildung von Psychologischen Psychotherapeut:innen und für die psychotherapeutische Weiterbildung von Ärzten:innen zuständig.
- Organisatorische und administrative Betreuung unserer Aus- und Weiterbildungskandidat:innen und Dozierenden
- Administrative Mitarbeit in unserer Ambulanz (Anmeldesprechstunde und Koordination der Patient:innenanmeldungen und -gespräche, Patient:innenverwaltung, Einlesen von Versichertenkarten, Schriftverkehr mit Behörden und Krankenkassen, Bearbeitung des Postfaches, Ablage)
- Unterstützung bei der Lehrorganisation
- Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und ggf. englischer Sprache
- Bewerbermanagement (Aus- und Weiterbildungskandidat:innen): (Beantwortung / Weiterleitung von Bewerberanfragen, Koordinierung der Auswahlgespräche)
Diese Position ist zunächst für zwei Jahre befristet und zum 01. Juni 2025 zu besetzen. Die Befristung ist durch den Übergang der bisherigen Ausbildung für Psycholog:innen zur zukünftigen Weiterbildung bedingt. Eine Verlängerung ist avisiert.
Profil/Qualifikationen
- Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
- Idealerweise Abrechnungs-, MS Office-, SAP-Kenntnisse
- Sehr gute Koordinations-, Kommunikations-, Team- und Organisationsfähigkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit
- Freude am Kontakt mit unseren Aus- und Weiterbildungskandidaten/innen, Dozierenden und Patienten/innen
- Erfahrungen im Kontakt mit Patient:innen, die wegen einer psychischen Erkrankung behandelt werden
- Idealerweise Erfahrung mit einer Tätigkeit in einer (psychotherapeutischen) Ambulanz bzw. einem Aus- und Weiterbildungsinstitut oder im Bereich der öffentlichen Verwaltung (vorzugsweise Studien- und Prüfungsangelegenheiten)
Immunitätsstatus
Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.
Stellenangebot und Perspektiven
- Attraktive Bezahlung nachTVöD/VKA
- Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
- Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
- Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
- Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
- Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
- Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
- Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände
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Mitarbeiter:in Sekretariat (all genders) Arbeitgeber: Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE)
Kontaktperson:
Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter:in Sekretariat (all genders)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Abläufe und Strukturen im Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf. Ein gutes Verständnis der internen Prozesse kann dir helfen, während des Vorstellungsgesprächs gezielte Fragen zu stellen und dein Interesse an der Position zu zeigen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Wenn du jemanden kennst, der bereits im UKE arbeitet oder dort gearbeitet hat, frage nach ihren Erfahrungen und Tipps. Insiderwissen kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten konkret zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahrst und effektiv arbeitest.
✨Tip Nummer 4
Zeige dein Engagement für die Gesundheitsversorgung und die Werte des UKE. Informiere dich über aktuelle Projekte und Initiativen des Klinikums und bringe diese in das Gespräch ein, um zu zeigen, dass du dich mit der Mission des Unternehmens identifizierst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter:in Sekretariat (all genders)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE). Besuche die offizielle Website, um mehr über die Werte, die Kultur und die aktuellen Entwicklungen im UKE zu erfahren.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position im Sekretariat wichtig sind. Achte darauf, deine Kenntnisse in MS-Office und deine Kommunikationsfähigkeiten klar darzustellen.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Qualifikationen und Erfahrungen zum Erfolg des UKE beitragen können.
Bewerbung einreichen: Reiche deine vollständige Bewerbung über unsere Website ein. Stelle sicher, dass alle Dokumente korrekt formatiert und vollständig sind, bevor du auf 'Absenden' klickst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen administrativen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel schriftliche und telefonische Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise kommunizieren. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und Fragen direkt zu beantworten.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Das UKE legt großen Wert auf Teamarbeit. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit anderen zeigen, und betone, wie du in der Vergangenheit zum Erfolg deines Teams beigetragen hast.
✨Sei bereit für Fragen zu MS-Office
Da gute Kenntnisse in MS-Office gefordert sind, sei darauf vorbereitet, Fragen zu deinen Erfahrungen mit diesen Programmen zu beantworten. Du könntest auch nach konkreten Beispielen gefragt werden, wie du diese Tools in deiner Arbeit eingesetzt hast.
