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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Direktorin im Sekretariat und organisiere spannende Forschungsprojekte.
- Arbeitgeber: Das UKE ist eine führende Universitätsklinik, die Gesundheit und Forschung vereint.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Bezahlung, flexible Arbeitszeiten und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Medizin mit und arbeite in einem wertschätzenden Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Gesundheitswesen oder Büromanagement sowie gute Englischkenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Die Stelle ist zunächst bis Ende 2025 befristet, mit Aussicht auf Verlängerung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.
In dieser Position unterstützen Sie, gemeinsam mit einer Kollegin, die Direktorin des Instituts für Infektionsforschung und Impfstoffentwicklung und ihr Team aus Ärzt:innen und Wissenschaftler:innen. Im Bereich der Forschung beschäftigen wir uns derzeit vor allem mit Fragestellungen im Themenbereich neu auftretende Viren. Dabei legen wir einen besonderen Fokus auf die frühe Impfstoffentwicklung gegen neue Erreger und die Pathogenese von Viruserkrankungen. Das Institut koordiniert zudem den Sonderforschungsbereich 1648 „Emerging Viruses: Pathogenesis, Structure, Immunity“.
Die Position ist aufgrund einer Krankheitsvertretung zunächst bis zum 31.12.2025 befristet. Eine Verlängerung ist anvisiert.
- Telefonische Kommunikation, Terminverwaltung, Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage
- Organisation von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen
- Literatur- und Internetrecherche
- Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint, Datenpflege und -erfassung
- Vorbereitung und Koordination von Sitzungen und Protokollführung
- Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und englischer Sprache
- Beschaffungsangelegenheiten
- Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen
- Abwesenheitsvertretung eine:r Kolleg:in im administrativen Bereich
Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau im Gesundheitswesen / für Büromanagement oder zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige Ausbildungen. Kenntnisse zur selbstständigen Organisation eines Sekretariats sowie gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache. MS Office Kenntnisse inklusive Outlook.
Zeitliche Flexibilität, Kommunikations- und Teamfähigkeit, Koordinations- und Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Selbstständigkeit, Kooperationsfähigkeit, serviceorientiertes Auftreten sowie lösungsorientiertes Handeln.
Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA. Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander. Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team. Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere. Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten. Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing. Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen. Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote. Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände.
Office Manager - Direktionsassistenz & Sekretariat / Forschungsinstitut, Universitätsklinikum (al... Arbeitgeber: Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE)
Kontaktperson:
Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager - Direktionsassistenz & Sekretariat / Forschungsinstitut, Universitätsklinikum (al...
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die im Gesundheitswesen oder in der Forschung tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Entwicklungen im Bereich der Infektionsforschung und Impfstoffentwicklung. Zeige in Gesprächen, dass du über die neuesten Trends und Herausforderungen informiert bist, um dein Interesse und Engagement zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Vorstellungsgespräche vor, indem du typische Fragen für die Position eines Office Managers recherchierst. Überlege dir auch, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Teamfähigkeit konkret unter Beweis stellen kannst.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Bereitschaft zur Weiterbildung. Das UKE bietet umfangreiche Fortbildungsprogramme an, also sei bereit, darüber zu sprechen, wie du dich weiterentwickeln möchtest und welche Fähigkeiten du einbringen kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager - Direktionsassistenz & Sekretariat / Forschungsinstitut, Universitätsklinikum (al...
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Darstellung deiner Motivation für die Position als Office Manager. Erkläre, warum du dich für das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf interessierst und was dich an der Arbeit im Bereich der Infektionsforschung fasziniert.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine relevanten Erfahrungen im Büro- und Gesundheitsmanagement. Zeige auf, wie deine bisherigen Tätigkeiten dich auf die spezifischen Anforderungen dieser Position vorbereitet haben, insbesondere in Bezug auf Organisation, Kommunikation und Teamarbeit.
Verwende klare und präzise Sprache: Achte darauf, dass deine Bewerbung in klarer und präziser Sprache verfasst ist. Vermeide Fachjargon, der möglicherweise nicht allgemein verständlich ist, und stelle sicher, dass deine Sätze gut strukturiert sind, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Schließe mit einem starken Abschluss: Beende dein Bewerbungsschreiben mit einem starken Abschluss, in dem du dein Interesse an einem persönlichen Gespräch bekundest. Bedanke dich für die Berücksichtigung deiner Bewerbung und drücke deine Vorfreude auf eine mögliche Zusammenarbeit aus.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) vorbereitest
✨Bereite dich auf die spezifischen Aufgaben vor
Informiere dich über die typischen Aufgaben eines Office Managers im Gesundheitswesen. Sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kenntnisse in MS Office betonen
Da gute MS Office Kenntnisse, insbesondere in Outlook und PowerPoint, gefordert sind, solltest du deine Fähigkeiten in diesen Programmen hervorheben. Bereite eventuell eine kurze Präsentation vor, um deine Kenntnisse zu demonstrieren.
✨Sprich über Teamarbeit und Kommunikation
Die Position erfordert Kommunikations- und Teamfähigkeit. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du effektiv im Team gearbeitet hast und wie du mit verschiedenen Stakeholdern kommunizierst, um Probleme zu lösen.
✨Zeige Flexibilität und Organisationstalent
Betone deine zeitliche Flexibilität und dein Organisationstalent. Du könntest darüber sprechen, wie du in der Vergangenheit mehrere Aufgaben gleichzeitig verwaltet hast und dabei stets den Überblick behalten hast.
